Viele Unternehmen betrachten die EU-Entgelttransparenzrichtlinie vor allem als kommunikative Herausforderung: Gehaltsspannen veröffentlichen, Stellenanzeigen anpassen und Antworten auf kritische Fragen von Mitarbeitenden vorbereiten.
Doch das ist zu kurz gedacht.
Die Richtlinie verlangt nicht nur mehr Transparenz. Künftig muss jede Gehaltsentscheidung nachvollziehbar, konsistent und begründbar sein. Darüber hinaus müssen sie auf objektiven und geschlechtsneutralen Kriterien basieren, bei Bedarf überprüfbar sind und auch einer direkten Anfechtung durch betroffene Mitarbeitende standhalten. Das ist kein Kommunikationsproblem. Das ist eine Herausforderung im Umgang mit Mitarbeiterdaten.
Kurz vor Ablauf der Umsetzungsfrist im Juni 2026 geben lediglich 9 % der europäischen Arbeitgeber an, dass ihre Strategie zur EU-Entgelttransparenz bereits vollständig umgesetzt ist (Mercer, 2025). Und nur 18 % der Personalvorstände sind der Ansicht, dass ihr Unternehmen Datenanalysen konsequent nutzt, um fundiertere Personalentscheidungen zu treffen (Korn Ferry, 2025). Diese beiden Zahlen hängen unmittelbar zusammen. Die eigentliche Herausforderung liegt nicht in der Umsetzung der neuen Vorschrift. Sie besteht darin, auf eine vertrauenswürdige und konsistente Datengrundlage zurückgreifen zu können, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
Viele Unternehmen sind der Meinung, für ein gut funktionierendes Vergütungsmodell bräuchte es nicht mehr als eine Excel-Tabelle mit Gehaltsstufen. Was dabei oft übersehen wird, ist, dass diese Tabelle zwar ursprünglich gut durchdacht war, aber die Realität im Unternehmen nicht mehr widerspiegelt. Eine Person wird direkt in einer höheren Gehaltsstufe eingestellt als im Vergütungsmodell vorgesehen. Eine andere erhält aufgrund eines Budgetstopps keine Gehaltserhöhung. Eine dritte Person erhält eine ungeplante Gehaltserhöhung, um eine Kündigung zu verhindern.
Jede dieser Entscheidungen ist für sich genommen nachvollziehbar. Zusammengenommen sorgen sie jedoch dafür, dass die tatsächliche Vergütungsstruktur nicht mehr dem entspricht, was ursprünglich festgelegt wurde.
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie macht diese Diskrepanz sichtbar, denn: Unternehmen müssen künftig nicht nur offenlegen, was Mitarbeitende verdienen, sondern auch warum und wie sich dies im Vergleich zu Kolleg*innen begründet. Das Problem: Die meisten HR-Systeme wurden nicht dafür entwickelt, Entscheidungsprozesse festzuhalten. Sie dokumentieren lediglich Ergebnisse.
Wenn Unternehmen eine Equal-Pay-Analyse durchführen, analysieren sie daher kein System – sie rekonstruieren nachträglich vergangene Entscheidungen.
Erschwerend kommt hinzu, dass 68 % der Unternehmen sechs oder mehr HR-Systeme parallel nutzen (Sapient Insights, 2025-2026). Die Informationen, die Gehaltsentscheidungen beeinflussen – Leistungsbewertungen, Einstellungsdaten, Karriereentwicklung oder Betriebszugehörigkeit – sind häufig auf verschiedene Systeme verteilt. Wenn diese nicht in eine einheitliche, verlässliche Datengrundlage zusammenlaufen, werden Entscheidungen aus dem Bauch heraus getroffen. Mit der EU-Entgelttransparenzrichtlinie werden genau diese Entscheidungen hinterfragt, und Intuition wird einer Prüfung nicht standhalten.
Viele HR-Teams fokussieren sich auf Systeme und Prozesse – dabei liegt das größte Risiko woanders: im Gespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden. Denn genau dort wird sich zeigen, wie die neue Richtlinie in der Praxis erlebt wird.
Mitarbeitende haben künftig das Recht zu erfahren, wie ihr Gehalt innerhalb der Gehaltsspanne positioniert ist und warum. Mit dieser Frage werden sie sich nicht an die Personalabteilung wenden. Sie wird im Einzelgespräch mit der Führungskraft oder im Rahmen einer Leistungsbeurteilung gestellt werden. Fehlen der Führungskraft die nötigen Informationen oder kann sie diese Frage nicht überzeugend beantworten, leidet das Vertrauen der Mitarbeitenden.
Das birgt ein doppeltes Risiko. Zu viel Vertrauen in das eigene Bauchgefühl kann dazu führen, dass gewachsene Vergütungsstrukturen als fair angesehen werden, obwohl sich unter Umständen über Jahre hinweg Ungleichheiten verfestigt haben. Führungskräfte, die Vergütungsmodellen generell misstrauen, verlassen sich stattdessen oft auf persönliche Eindrücke: Diejenigen, zu denen sie ein besseres Verhältnis haben, bekommen ein höheres Gehalt. Einzelne Entscheidungen fallen dabei kaum auf, das Muster dahinter jedoch schon.
Bei einer guten Vergütungsstrategie geht es nicht darum, menschliches Urteilsvermögen außer Kraft zu setzen. Es geht darum, eine solide Datengrundlage für Entscheidungen zu schaffen. Mitarbeitende, die ihr Gehalt als fair wahrnehmen, sind um 85 % engagierter und fühlen sich ihrem Unternehmen um 60 % stärker verbunden (Mercer, 2025). Ob sie ihr Gehalt als fair empfinden, das entscheidet sich im Gespräch mit der Führungskraft.
Geschlechtsspezifische Gehaltsunterschiede entstehen nicht durch einzelne Entscheidungen. Sie sind das Ergebnis vieler Entscheidungen entlang des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus: bei der Einstellung, bei Leistungsbewertungen, bei Prämien oder Beförderungen. Den Führungskräften, die diese Entscheidungen treffen, ist das wiederkehrende Muster selten bewusst.
Trotz jahrelanger Berichterstattung zur Entgeltgleichheit ist der Gender Pay Gap in der EU zwischen 2011 und 2024 lediglich von 16,2 % auf 11,1 % gesunken (EU Council, 2026). Das Problem ist nicht der Mangel an Daten. Das Problem ist die mangelhafte Entscheidungsqualität.
Gehaltsunterschiede verschwinden nicht, nur weil Unternehmen Gehaltsspannen veröffentlichen. Entscheidend ist, dass Unternehmen die richtigen Voraussetzungen schaffen: klare Verantwortlichkeiten, die erforderliche Dateninfrastruktur und Führungskräfte, die Gehaltsentscheidungen konsequent auf objektive und nachvollziehbare Kriterien stützen – und dabei den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus im Blick haben.
Kann ein Gehaltsunterschied von mehr als 5 % nicht durch objektive Kriterien erklärt werden, verpflichtet die Richtlinie Unternehmen zu Korrekturmaßnahmen. Dafür müssen Vergütungsentscheidungen über Teams, Hierarchiestufen, Standorte und Länder hinweg nachvollziehbar dokumentiert sein. Mit fragmentierten Daten lässt sich dieser Nachweis kaum erbringen.
Die Ausgangslage in Europa ist dabei unterschiedlich. Französische Unternehmen nutzen den Index de l'Égalité Professionnelle, deutsche das Entgelttransparenzgesetz. Die Niederlande stehen den Zielen der Richtlinie kulturell nahe, haben bei der Compliance-Infrastruktur jedoch noch Aufholbedarf. Das grundlegende Problem ist in allen drei Ländern dasselbe: Zu viele Entscheidungen basieren auf Bauchgefühl statt auf einer verlässlichen Datengrundlage.
Wer die Entgelttransparenzrichtlinie erfolgreich umsetzen will, muss mehr tun, als Gehaltsspannen offenzulegen. Unternehmen müssen ihre Daten kritisch hinterfragen, bestehende Ungleichheiten erkennen, Führungskräfte auf anstehende Gespräche vorbereiten und nachvollziehbare Entscheidungsprozesse etablieren.
Zwar nutzen 80 % der HR-Fachkräfte KI-Tools im Arbeitsalltag, doch nur 31 % haben KI bislang fest in ihre HR-Prozesse integriert (HR.com, 2025). People Analytics und KI können dabei helfen, Ungleichbehandlung systematisch aufzudecken – allerdings nur, wenn die zugrunde liegenden Daten verlässlich sind. KI sollte als Orientierungshilfe dienen, nicht als Entscheidungsinstanz. KI kann Inkonsistenzen in der Vergütungsstruktur nicht beheben. Im Gegenteil: Schlechte Daten werden durch KI nur in größerem Maßstab reproduziert. Der erste Schritt ist eine vernetzte und belastbare Datengrundlage, die Informationen aus verschiedenen Systemen zusammenführt. Erst dann können datenbasierte Erkenntnisse das Bauchgefühl ersetzen.
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie verpflichtet Unternehmen zu mehr Konsistenz bei Gehaltsentscheidungen. Diese Verpflichtung endet jedoch nicht mit dem Stichtag im Juni 2026. Sie wird zum neuen Standard. Unternehmen, die jetzt die richtigen Grundlagen schaffen, können aus einer Compliance-Anforderung einen langfristigen Wettbewerbsvorteil bei der Mitarbeitergewinnung und -bindung machen – und damit allen aktuellen und zukünftigen Mitarbeitenden signalisieren, dass sie ihre Belegschaft wertschätzen.
Die Zeit drängt. Wer eine tragfähige Grundlage schaffen will, sollte jetzt damit beginnen.
Sie möchten wissen, wie gut Ihr Unternehmen auf die Entgelttransparenzrichtlinie vorbereitet ist, sowohl hinsichtlich Daten und Führungskräften als auch möglicher Gehaltsunterschiede? Dann kommen Sie gerne mit uns ins Gespräch.
Tellent unterstützt mehr als 7.000 Unternehmen in Europa dabei, genau diese Herausforderungen zu meistern. Unsere Plattform vernetzt den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus – von Recruiting und Onboarding über Performance und Entwicklung bis hin zur Vergütung – in einem zentralen, nachvollziehbaren System. So schaffen wir die Grundlage für konsistente, transparente und begründbare Personalentscheidungen. HR-Teams, Führungskräfte und das Management erhalten die nötigen Informationen, um belastbare Entscheidungen zu treffen. Der erste Schritt zu einer solchen Grundlage ist eine ehrliche Bestandsaufnahme. Dabei unterstützen wir Sie gerne.