Die richtige Person ist gefunden, der Vertrag unterschrieben. Dann läuft in den ersten zwei Wochen alles anders als geplant: Der Laptop wurde nicht bestellt, in der Lohnbuchhaltung sind falsche Daten hinterlegt und der Ablauf für den ersten Arbeitstag muss kurzfristig geändert werden, weil jemand im Urlaub ist.
Die neue Kollegin oder der neue Kollege kann dafür nichts. Die Probleme entstehen im Onboarding-Prozess und bei der Abstimmung zwischen den beteiligten Teams.
Besonders ärgerlich ist das, wenn Einstellungen viel Zeit und Geld kosten und Stellen lange unbesetzt bleiben. Verlässt eine gute Fachkraft das Unternehmen schon im ersten Monat, beginnt die aufwendige Suche von vorn.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, was zu einem guten Onboarding-Prozess gehört und wer welche Aufgaben übernehmen sollte. Außerdem zeigen wir, wo typische Probleme entstehen, wie Sie den Erfolg messen und den Ablauf so gestalten, dass neue Mitarbeitende schneller produktiv werden.
Das Onboarding beginnt mit der Zusage und endet erst, wenn neue Mitarbeitende ihre Aufgaben sicher und selbstständig erledigen. Der erste Arbeitstag ist nur ein kleiner Teil.
Beteiligt sind Personalabteilung, Führungskräfte, IT, Lohn- und Finanzbuchhaltung. Eine Person sollte den Gesamtprozess koordinieren und den Zeitplan im Blick behalten.
Die meisten Probleme entstehen bei der Übergabe von einem Team zum nächsten.
Korrekte Mitarbeiterdaten sind die Grundlage. Fehler am Anfang wirken sich auf Lohnabrechnung, Benefits, IT-Zugänge und rechtliche Unterlagen aus.
Klären Sie zuerst die Zuständigkeiten und die maßgebliche Datenquelle, dokumentieren Sie dann den Ablauf und automatisieren Sie ihn erst danach.
Messen Sie nicht nur, ob alle Aufgaben erledigt wurden, sondern auch, wie gut neue Mitarbeitende ihre Rolle verstehen und im Team ankommen. Eine Checkliste allein sagt wenig darüber aus, ob das Onboarding erfolgreich war.
Hinter dem im HR so gern verwendeten englischen Begriff „Onboarding“ steckt eigentlich etwas ganz Einfaches: die Einarbeitung neuer Mitarbeitender. Der Prozess beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag und kann sich über das gesamte erste Jahr erstrecken.
Die intensivste Phase der Einarbeitung fällt oft in die ersten 90 Tage. Manche Unternehmen führen strukturierte Onboarding-Gespräche jedoch bis zum Ende des ersten Halbjahres oder sogar des ersten Jahres fort. Wenn Sie eine Probezeit vereinbart haben, bietet sich deren Ende als guter Zeitpunkt für ein Zwischenfazit an.
Onboarding und Orientierung werden gern gleichgesetzt, meinen aber Unterschiedliches. Die Orientierung ist die Einführung rund um den ersten Arbeitstag: Unterlagen, Begrüßung und erste Termine. Das Onboarding geht darüber hinaus und begleitet neue Mitarbeitende so lange, bis sie sich in ihrer Rolle und im Unternehmen zurechtfinden.
Einen guten Maßstab für ein erfolgreiches Onboarding nennt Joanna Augustyn, People Operations Specialist bei Tellent:
Muss jemand in der ersten Woche die eigenen Stammdaten korrigieren oder tagelang auf einen Login warten? Dann läuft im Onboarding-Prozess bereits einiges schief.
Ein strukturierter Onboarding-Prozess entlastet gerade kleine HR-Teams. Neue Mitarbeitende verstehen, was zu ihrer Rolle gehört, gewinnen Sicherheit, lernen erste Kolleg*innen kennen und erhalten die Unterstützung, die sie brauchen. So finden sie sich schneller zurecht und können schneller einen produktiven Beitrag leisten.
Auch für das Unternehmen bringt ein klarer Ablauf Vorteile. Neue Mitarbeitende haben einen verlässlichen Start, egal wer gerade im Urlaub oder anderweitig beschäftigt ist. Führungskräfte wissen, was sie übernehmen müssen, HR behält den Überblick und neue Mitarbeitende müssen nicht selbst hinter fehlenden Zugängen oder Unterlagen herlaufen.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Compliance. Bereits im Preboarding sammeln Sie die Angaben und Unterlagen, die Sie für die Lohnabrechnung, die Personalverwaltung und gesetzliche Vorgaben benötigen. Dazu gehören beispielsweise die Steuer-ID, die Sozialversicherungsnummer und Angaben zur Krankenkasse.
Für diese Daten gelten die Grundsätze der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Erheben Sie nur die personenbezogenen Daten, die Sie für den konkreten Zweck benötigen. Informieren Sie Mitarbeitende darüber, wofür Sie die Daten verwenden, und legen Sie fest, wer darauf zugreifen darf. Wenn diese Punkte vor dem ersten Arbeitstag geklärt sind, vermeiden Sie kurzfristige Rückfragen und unnötige Datenerhebungen.
Gerade in den ersten Wochen zeigt sich, wie gut ein Unternehmen organisiert ist. Neue Mitarbeitende bekommen direkt mit, ob Absprachen eingehalten werden, ob Zugänge funktionieren und ob klar ist, wer wofür zuständig ist. Wenn es hier schon hakt, leidet das Vertrauen und das lässt sich später nur schwer wieder ausgleichen.
Wie viele Phasen ein Onboarding-Prozess umfasst, ist nicht einheitlich festgelegt. In der Praxis bewährt hat sich eine Einteilung in 5 Phasen: Preboarding, erster Arbeitstag, erste Woche, erste 90 Tage und langfristige Einarbeitung.
Entscheidend ist weniger die Anzahl der Phasen als die klare Aufgabenverteilung: Wer kümmert sich um was, wann beginnt die jeweilige Phase und wann ist sie abgeschlossen? Die folgende Übersicht zeigt, wer jeweils verantwortlich ist und was in den einzelnen Phasen erreicht werden soll. So können Sie Ihren eigenen Onboarding-Prozess damit vergleichen und mögliche Lücken identifizieren.
|
Phase |
Hauptverantwortung |
Ziel |
|---|---|---|
|
1. Preboarding |
Personalabteilung, gemeinsam mit IT und Führungskraft |
Mitarbeiterdaten und Unterlagen erfassen, Lohnabrechnung vorbereiten, Arbeitsmittel und Zugänge bereitstellen und den ersten Arbeitstag organisieren |
|
2. Erster Tag |
Führungskraft und Personalabteilung |
Für einen guten Start sorgen: Die neue Person lernt das Team kennen und weiß, an wen sie sich bei Fragen wenden kann |
|
3. Erste Woche |
Führungskraft |
Erste Kontakte knüpfen, Zusammenhänge verstehen und gemeinsame Prioritäten festlegen |
|
4. Erste 90 Tage |
Führungskraft |
Das Gelernte in die Praxis umsetzen und zunehmend selbstständig an den Zielen der eigenen Rolle arbeiten |
|
5. Langfristiges Onboarding |
Führungskraft und Personalabteilung |
Die Einarbeitung mit regelmäßigen Entwicklungs- und Mitarbeitergesprächen begleiten und Feedback zum Onboarding-Prozess einholen |
Verantwortlich: Personalabteilung; IT und Führungskraft kümmern sich um ihre jeweiligen Aufgaben
Auslöser: Die Kandidatin oder der Kandidat nimmt das Jobangebot an und wird als neue Mitarbeiterin oder neuer Mitarbeiter erfasst.
Abgeschlossen, wenn: der Vertrag unterschrieben ist und alle erforderlichen Daten und Unterlagen vorliegen. Lohnabrechnung und Benefits sind vorbereitet, die IT ist eingerichtet und die neue Person hat drei Tage vor Arbeitsbeginn eine E-Mail mit den wichtigsten Informationen und dem Ablaufplan erhalten.
Das Preboarding umfasst die gesamte Zeit zwischen der Zusage und dem ersten Arbeitstag. In dieser Phase bereiten Sie den Arbeitsvertrag vor, erfassen die Mitarbeiterdaten und sammeln alle Unterlagen, die für die jeweilige Rolle erforderlich sind. Außerdem kümmern Sie sich um Lohnabrechnung, Benefits und die technische Ausstattung.
Auch im Preboarding müssen Sie natürlich die DSGVO beachten. Erheben Sie nur Daten, die Sie für einen bestimmten Zweck benötigen, und stellen Sie sicher, dass nur berechtigte Personen darauf zugreifen können.
Selbst wenn das Recruiting reibungslos verlaufen ist, kann zwischen Vertragszusage und Arbeitsbeginn einiges schiefgehen. Marieke Drees, VP of People bei Tellent, empfiehlt deshalb, diese Zeit bewusst zu nutzen:
Tragen neue Mitarbeitende ihre Angaben selbst ein, entfallen Rätselraten und doppelte Dateneingaben. In diesem Schritt erfassen Sie auch die Informationen, die Sie brauchen, falls am ersten Tag etwas nicht nach Plan läuft.
Ein gutes Preboarding ermöglicht es neuen Mitarbeitenden, ihre Daten einzugeben und Dokumente hochzuladen, bevor sie überhaupt einen Firmen-Login haben. So müssen sie dieselben Angaben später nicht noch einmal machen.
Verantwortlich: die Führungskraft für den Teil im Team, die Personalabteilung für die organisatorischen Abläufe
Auslöser: der erste Arbeitstag
Abgeschlossen, wenn: Logins, Arbeitsmittel und Zugänge funktionieren, die neue Person das Team kennengelernt hat und ein Buddy oder eine feste Ansprechperson benannt ist.
Am ersten Tag geht es vor allem darum, dass sich neue Mitarbeitende willkommen fühlen und sich zurechtfinden. Begrüßen Sie die neue Person, gehen Sie gemeinsam den Tagesablauf durch und prüfen Sie, ob alle Logins, Arbeitsmittel und Zugänge funktionieren.
Stellen Sie Führungskraft und Team vor, zeigen Sie die Räumlichkeiten oder die digitalen Arbeitsumgebungen und erklären Sie die wichtigsten Abläufe im Unternehmen.
Die Führungskraft sollte den Teil des Tages, der das Team betrifft, selbst planen und gestalten. Benennen Sie außerdem einen Buddy oder eine feste Ansprechperson, an die sich neue Mitarbeitende mit ihren Fragen wenden können.
Verantwortlich: die Führungskraft, unterstützt vom Buddy
Auslöser: Abschluss des ersten Arbeitstags
Abgeschlossen, wenn: die neue Person das direkte Team und wichtige Ansprechpartner*innen kennt, erste Check-ins stattgefunden haben und die Prioritäten für die Woche klar sind.
In der ersten Woche geht es darum, Kontakte zu knüpfen, sich im Unternehmen zurechtzufinden und die eigene Arbeit besser kennenzulernen. Planen Sie kurze Gespräche mit dem direkten Team und wichtigen Schnittstellen ein. In regelmäßigen Check-ins kann die Führungskraft offene Fragen klären und gemeinsam mit der neuen Person die Prioritäten für die erste Woche festlegen.
Geben Sie neuen Mitarbeitenden ausreichend Zeit, sich mit den Tools und Abläufen vertraut zu machen, die sie im Arbeitsalltag benötigen. Nehmen Sie sie außerdem in die relevanten Meetings und Chat-Kanäle auf, über die das Team zusammenarbeitet.
Verantwortlich: die Führungskraft
Auslöser: das Ende der ersten Woche
Abgeschlossen, wenn: die*der neue Mitarbeitende zunehmend selbstständig an den Zielen ihrer Rolle arbeitet und der Fortschritt regelmäßig in Check-ins besprochen wird.
In den ersten 90 Tagen geht es darum, das Gelernte in die Praxis umzusetzen und Schritt für Schritt eigene Verantwortung zu übernehmen. Ein 30-60-90-Tage-Plan hilft dabei, die Einarbeitung zu strukturieren: Im ersten Monat lernt die neue Person ihre Rolle und die wichtigsten Tools kennen. Im zweiten Monat übernimmt sie zunehmend eigene Aufgaben, im dritten arbeitet sie bereits weitgehend selbstständig.
Ein solcher Plan gibt zwar die Richtung vor, ersetzt aber nicht die regelmäßigen Gespräche mit der Führungskraft. Richten Sie die Check-ins an konkreten Zielen und Aufgaben aus. So erkennen Sie frühzeitig, wo noch Unterstützung nötig ist.
Verantwortlich: die Führungskraft; die Personalabteilung begleitet den Übergang
Auslöser: das Ende der intensiven Einarbeitungsphase
Abgeschlossen, wenn: die neue Person ihre Rolle sicher ausfüllt, der bisherige Fortschritt besprochen wurde und das Onboarding in ein reguläres Performance-Management übergeht. Das Feedback zum Einarbeitungsprozess ist ebenfalls eingeholt.
Nach der intensiven Einarbeitungsphase geht das Onboarding schrittweise in die reguläre Personalentwicklung und das Performance Management über. Wenn Sie den Prozess über sechs oder zwölf Monate begleiten, können Sie in einem abschließenden Gespräch prüfen, ob die neue Person ihre Rolle sicher ausfüllt, welche Fortschritte sie gemacht hat und wo noch Entwicklungsbedarf besteht. Dabei zeigt sich auch, ob aus der Einarbeitung noch Fragen offen geblieben sind.
Jetzt ist auch der richtige Zeitpunkt, das neue Teammitglied zu fragen, was gut funktioniert hat und was nicht. Diese Rückmeldungen helfen Ihnen, das Onboarding für die nächste Neueinstellung zu verbessern.
Arbeitet die neue Person ganz oder teilweise remote, müssen Sie einige Dinge besonders früh organisieren. Die Arbeitsmittel sollten rechtzeitig vor dem ersten Arbeitstag zu Hause ankommen. Auch die Logins und Zugänge sollten vorher eingerichtet und getestet werden.
Zufällige Begegnungen im Büro fallen weg, daher sollten Sie Videotermine für das Kennenlernen im Team fest einplanen. Ein Buddy ist hier für schnelle Nachfragen besonders hilfreich. Klären Sie außerdem, über welchen Kanal neue Mitarbeitende Unterstützung bekommen und wie schnell sie mit einer Antwort rechnen können.
Damit das Onboarding reibungslos funktioniert, sollten sich alle Beteiligten eines bewusst machen: Onboarding ist ein gemeinsamer Prozess, der von HR koordiniert wird und an dem mehrere Teams mitwirken.
Meist organisiert die Personalabteilung den gesamten Onboarding-Prozess. Das bedeutet aber nicht, dass das Team jede Aufgabe selbst erledigt. Eine Person behält den gesamten Ablauf im Blick, sorgt für die richtigen Übergaben und achtet auf den Zeitplan. Die beteiligten Teams kümmern sich jeweils um ihre eigenen Aufgaben.
Damit das funktioniert, müssen die Zuständigkeiten klar geregelt sein.
Das gemeinsame Verständnis beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag. Marieke beschreibt den Ansatz bei Tellent so: Talent Acquisition, People Operations und HR Business Partner arbeiten zusammen daran, dass neue Mitarbeitende einen guten Start haben. Auch die zuständige Person aus dem Talent-Acquisition-Team bleibt nach der Vertragsunterschrift in Kontakt. Schließlich beginnt mit dem Einstieg eine längere gemeinsame Zeit im Unternehmen.
Darüber hinaus übernimmt jedes Team seinen eigenen Teil. Die folgende Übersicht zeigt eine mögliche Aufgabenverteilung. Wenn Lohnbuchhaltung und Finanzen bei Ihnen in einer Abteilung oder bei einem externen Steuerbüro liegen, können Sie die beiden Bereiche zusammenfassen.
|
Team |
Zuständigkeit |
|---|---|
|
HR |
Koordination des gesamten Prozesses, Zeitplanung, Einrichtung des Arbeitsverhältnisses und Verwaltung der Mitarbeiterdaten |
|
IT |
Bereitstellung von Arbeitsmitteln, Konten und Zugängen zu den benötigten Tools |
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Lohnbuchhaltung |
Vorbereitung der Lohnabrechnung und Verwaltung der dafür erforderlichen Unterlagen |
|
Finanzbuchhaltung |
Weitere gehalts- und finanzbezogene Aufgaben |
|
Führungskraft |
Einarbeitung im Team, Vorstellungsrunden, Planung der ersten Woche und Wissenstransfer |
Mit dieser Aufteilung behält die Personalabteilung den Überblick, und alle Beteiligten wissen genau, was sie wann erledigen müssen.
Wenn beim Onboarding etwas schiefgeht, liegt das häufig an einer Übergabe zwischen zwei Teams, die nicht rechtzeitig erfolgt ist. Dabei kann jedes Team seine eigenen Aufgaben durchaus korrekt erledigt haben.
Verzögerungen entstehen oft, weil wichtige Informationen oder Anfragen zu spät weitergegeben werden. Wie viel Vorlauf die einzelnen Schritte brauchen, hängt von Ihrem Unternehmen und den internen Abläufen ab.
Joanna nennt Verzögerungen als das größte Problem beim Onboarding. Bei Tellent gibt es deshalb feste Zeitvorgaben für einzelne Aufgaben. Die IT muss beispielsweise mindestens zwei Wochen vor dem Start einer neuen Person informiert werden. So bleibt genug Zeit, um die Geräte zu bestellen und den Laptop vorzubereiten.
Daneben gibt es zwei weitere typische Fehlerquellen. Die erste sind widersprüchliche Informationen. So kann es beispielsweise passieren, dass neue Mitarbeitende einen falschen Ablaufplan für den ersten Tag erhalten, weil die zuständige Person gerade nicht da ist.
Die zweite ist die Abhängigkeit von einzelnen Personen. Fällt jemand aus, kann der gesamte Prozess ins Stocken geraten. Dokumentieren Sie deshalb alle Abläufe und machen Sie sie für die beteiligten Teams zugänglich. So läuft das Onboarding auch dann weiter, wenn jemand im Urlaub oder krank ist.
Sobald Sie wissen, wo Ihr Onboarding hakt, können Sie gezielt gegensteuern. Wichtig ist dabei die richtige Reihenfolge: Klären Sie zuerst die Zuständigkeiten und Daten, dokumentieren Sie dann die Abläufe und standardisieren Sie wiederkehrende Aufgaben. Erst wenn alles funktioniert, sollten Sie den Prozess automatisieren.
Gehen Sie dabei Schritt für Schritt vor:
Zuständigkeiten und verbindliche Datenquellen festlegen
Ablauf und Übergaben dokumentieren
Wiederkehrende Aufgaben standardisieren
Den eingespielten Prozess automatisieren
Die Mitarbeiterdaten bilden das Fundament für alle weiteren Onboarding-Schritte. Deshalb lohnt es sich, von Anfang an auf vollständige und verlässliche Angaben zu achten.
Legen Sie fest, wo die jeweiligen Mitarbeiterdaten verbindlich gepflegt werden, damit alle beteiligten Teams darauf zugreifen. Die Stammdaten gehören beispielsweise in Ihre HR-Software (HRIS). Die Lohnbuchhaltung verwaltet ihre eigenen Abrechnungen und Unterlagen.
Wenn neue Mitarbeitende ihre Angaben bereits im Preboarding selbst eintragen, vermeiden Sie außerdem unnötige Rückfragen und Annahmen. Marieke erklärt den Vorteil so: Neue Mitarbeitende geben ihre Daten selbst ein und behalten damit die Kontrolle darüber. Das HR-Team muss nicht mehr raten oder ergänzen und kann an dieser Stelle auch keine Fehler machen.
Halten Sie den Ablauf schriftlich fest, damit er dem ganzen Team bekannt ist. Erstellen Sie daraus eine Checkliste oder Vorlage. Erst dann kommt die Automatisierung ins Spiel: automatische Erinnerungen, die Zuweisung von Aufgaben und Schnittstellen zwischen Bewerbermanagementsystem, HRIS und Lohnbuchhaltung. So müssen Daten nicht mehrfach eingegeben werden.
Warum diese Reihenfolge wichtig ist, erklärt Joanna:
Wenn der Ablauf klar definiert ist, kann die Automatisierung die richtigen Aufgaben zum passenden Zeitpunkt an die zuständigen Personen weitergeben. So hängt der Prozess nicht mehr davon ab, dass eine einzelne Person an jeden Schritt denkt.
Warten Sie nicht, bis das Onboarding im Tagesgeschäft zum Problem wird. Je mehr Mitarbeitende ein Unternehmen beschäftigt, desto aufwendiger wird es, alle Schritte manuell zu koordinieren.
Marieke beobachtet, dass sich dieser Engpass häufig bei Unternehmen mit etwa 20 bis 50 Mitarbeitenden bemerkbar macht, wenn HR womöglich noch von nur einer einzigen Person gewuppt wird. Diese Spanne ist nicht allgemeingültig, zeigt aber ein typisches Muster: Je mehr Einstellungen anstehen und je komplexer die Abläufe werden, desto mehr lohnt es sich, wiederkehrende Verwaltungsaufgaben zu automatisieren.
Wenn später weitere Führungskräfte hinzukommen, sorgen klare Zuständigkeiten und Self-Service-Angebote dafür, dass HR nicht zum Engpass für jede Onboarding-Entscheidung oder -Aufgabe wird.
Mit einer Onboarding-Checkliste können Sie sicherstellen, dass alle Aufgaben erledigt wurden. Ob neue Mitarbeitende sich gut eingearbeitet haben und in ihrer Rolle zurechtfinden, lässt sich daraus aber nicht ablesen. Messen Sie deshalb sowohl, wie gut der Prozess funktioniert, als auch, was er für die neuen Mitarbeitenden bewirkt.
Auf diese Punkte sollten Sie achten:
Erledigung der Aufgaben: Waren Arbeitsmittel, Konten, Lohnabrechnung, Unterlagen, Kennenlerntermine und alle weiteren Pflichtaufgaben rechtzeitig organisiert bzw. erledigt?
Feedback der neuen Mitarbeitenden: Hatten sie in jeder Phase die nötigen Informationen, Tools und Unterstützung?
Rollenklarheit: Wissen neue Mitarbeitende, wofür sie verantwortlich sind und woran ihre Leistung gemessen wird?
Fortschritt bei den ersten Zielen: Erreichen sie die vereinbarten Ziele für die ersten 30, 60 oder 90 Tage?
Zeit bis zur selbstständigen Arbeit: Wie lange dauert es, bis neue Mitarbeitende ihre Kernaufgaben eigenständig erledigen können?
Frühfluktuation: Gibt es auffällig viele Kündigungen während oder kurz nach der Probezeit? Das kann auf Probleme bei der Personalauswahl, den Erwartungen, der Führung oder dem Onboarding hindeuten.
Betrachten Sie die Ergebnisse immer im Zusammenhang und achten Sie auf wiederkehrende Muster. Kommt ein Laptop zu spät, ist das ein organisatorisches Problem. Sind sich neue Mitarbeitende dagegen regelmäßig nicht im Klaren über ihre Rolle, kann das an der Führung, einer unklaren Stellenbeschreibung oder fehlenden Schulungen liegen. Das Feedback der neuen Mitarbeitenden hilft Ihnen, die Ursachen zu erkennen und gezielt nachzubessern.
Im Onboarding erfassen Sie schon vor dem ersten Tag sensible Daten wie Verträge, persönliche Angaben und Dokumente. Alle beteiligten Teams müssen sorgfältig damit umgehen. Tellent HR wurde in Europa entwickelt, ISO-zertifiziert und für die DSGVO ausgelegt. Die Plattform bündelt Mitarbeiterdaten an einem zentralen Ort und verbindet die einzelnen Schritte rund um den Start neuer Mitarbeitender. So greifen HR, IT und Lohnbuchhaltung immer auf dieselben Daten zu.
Mit der Funktion Journeys wird aus Preboarding und Onboarding ein wiederholbarer Ablauf. Darüber werden bestimmte Aufgaben zugewiesen, sodass die richtige Person zur richtigen Zeit Bescheid weiß und nicht eine einzelne Person an alles denken muss.
Über die Integration mit dem Bewerbermanagementsystem Tellent Recruitee gelangen neue Mitarbeitende nahtlos vom Einstellungsprozess ins Preboarding. Daten und Dokumente, die sie selbst bereitstellen, legt Journeys automatisch im richtigen Verzeichnis ab.
Bevor Sie neue Tools einführen, schauen Sie sich Ihren aktuellen Onboarding-Prozess genau an. Halten Sie fest, wann Aufgaben von einem Team an ein anderes übergehen und wo es dabei hakt. Dort sollten Sie zuerst ansetzen.
Machen Sie anschließend einen kurzen Selbstcheck. Wer ist für die verschiedenen Phasen von der Zusage bis zum Ende des Onboardings verantwortlich? Wie viel Vorlauf bekommt die IT tatsächlich? Ist der gesamte Ablauf so dokumentiert, dass eine Kollegin oder ein Kollege ihn in Ihrer Abwesenheit übernehmen könnte?
Prüfen Sie danach den Prozess aus Sicht der neuen Mitarbeitenden. Wissen sie, was als Nächstes passiert und an wen sie sich bei Fragen wenden können? Ist klar, was in den ersten Wochen von ihnen erwartet wird und wann ihr Fortschritt besprochen wird? Auf dem Papier kann alles noch so gut organisiert sein – und trotzdem weiß das neue Teammitglied nicht wohin mit den Fragen.
Halten Sie die Schwachstellen, auf die Sie dabei stoßen, in einer eigenen Onboarding-Checkliste fest und ordnen Sie jeden Punkt einer Phase und einer verantwortlichen Person zu. Die Checkliste sollte mindestens Folgendes abdecken:
Vertrag, Mitarbeiterdaten und Unterlagen sind vor dem ersten Arbeitstag vollständig.
Die IT ist rechtzeitig informiert; Arbeitsmittel und Zugänge sind vorbereitet und getestet.
Der Ablaufplan für den ersten Tag ist verschickt und ein Buddy ist benannt.
Check-ins für die erste Woche und die ersten 90 Tage sind geplant.
Ein Gespräch zum Ende der Probezeit oder der intensiven Einarbeitung ist terminiert.
Das Feedback des neuen Teammitglieds zum Onboarding ist eingeholt.
Ein verlässlicher Onboarding-Prozess beruht auf wenigen Entscheidungen, die Sie in der richtigen Reihenfolge treffen. Danach läuft er quasi wie von selbst. Sind Zuständigkeiten geklärt, eine zentrale Datenquelle festgelegt und die Abläufe dokumentiert, muss der Prozess im Alltag bestehen. Zum Beispiel dann, wenn mehrere neue Mitarbeitende gleichzeitig anfangen, die zuständige Person im Urlaub ist oder das Unternehmen wächst und immer mehr Einstellungen anstehen.
Ein wiederholbarer Ablauf allein reicht aber nicht. Neue Mitarbeitende brauchen funktionierende Tools, klare Erwartungen, feste Ansprechpersonen und genügend Informationen, um sich in ihrer neuen Rolle zurechtzufinden. Ein gutes Onboarding muss beides leisten: dem Unternehmen einen verlässlichen Ablauf bieten und neuen Mitarbeitenden den Einstieg erleichtern.
Das eigentliche Ziel ist ein Prozess, den auch andere im Team problemlos übernehmen können und der neuen Mitarbeitenden einen guten Start ermöglicht.
Möchten Sie Mitarbeiterdaten zentral verwalten und die Onboarding-Abläufe dort abbilden? Dann sehen Sie sich an, wie Tellent HR das Onboarding vom Preboarding bis zum Übergang in die regulären Personalprozesse unterstützt. Buchen Sie eine Demo und sehen Sie sich an, wie sich die Plattform in Ihren bestehenden Onboarding-Prozess einfügt.