L’entretien de parcours professionnel est un rendez-vous clé pour prendre du recul sur le parcours d’un collaborateur, ses compétences, ses aspirations et ses perspectives d’évolution.
Au-delà de son caractère obligatoire, il permet surtout de faire émerger des actions concrètes : développement de nouvelles compétences, mobilité, évolution professionnelle ou encore formation.
Encore faut-il que les informations recueillies pendant l’entretien ne restent pas simplement consignées dans un compte rendu. Identifier un besoin est une première étape. Il faut ensuite pouvoir le formaliser, le transmettre et, lorsqu’une formation est nécessaire, le transformer en action.
Alors, comment organiser un entretien de parcours professionnel utile ? Quels sujets aborder ? Et comment passer des besoins identifiés pendant l’échange à leur mise en œuvre ?
L’entretien de parcours professionnel est un échange entre le salarié et son employeur consacré à son évolution professionnelle.
Il permet notamment de faire le point sur :
Contrairement à l’entretien annuel d’évaluation, son objectif n’est donc pas d’évaluer la performance du collaborateur sur l’année écoulée.
L’entretien de parcours professionnel regarde davantage vers l’avenir : quelles compétences développer ? Comment le métier évolue-t-il ? Quelles aspirations le collaborateur souhaite-t-il concrétiser ?
Pour aller plus loin sur la gestion des compétences dans l’entreprise, vous pouvez également consulter notre article consacré à la gestion des compétences.
Ces deux entretiens sont complémentaires, mais ils ne répondent pas au même objectif.
L’entretien annuel permet généralement de revenir sur la période écoulée : missions réalisées, résultats obtenus, objectifs atteints et axes d’amélioration.
L’entretien de parcours professionnel, lui, porte sur le développement du collaborateur à moyen et long terme : compétences, formation, aspirations professionnelles et perspectives d’évolution.
Il est donc important de ne pas transformer l’entretien de parcours professionnel en simple évaluation de performance.
Les entreprises peuvent toutefois croiser les informations issues de ces différents échanges pour mieux comprendre les besoins de leurs collaborateurs et leur progression.
Pour aller plus loin, découvrez également nos exemples d’objectifs professionnels pour vos entretiens annuels.
À l’occasion de son embauche, chaque salarié doit être informé qu’il bénéficiera d’un entretien de parcours professionnel.
Le premier entretien est organisé au cours de la première année suivant l’embauche.
L’objectif est précisément de créer régulièrement un espace consacré à ces sujets, sans attendre qu’un collaborateur sollicite lui-même une évolution ou une formation.
En principe, un salarié restant dans la même entreprise bénéficie d’un entretien de parcours professionnel tous les quatre ans.
Un accord collectif d’entreprise ou, à défaut, de branche peut prévoir une autre périodicité, à condition qu’elle ne dépasse pas quatre ans.
Tous les huit ans, un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié doit également être réalisé. Lorsqu’il s’agit du premier état des lieux suivant l’embauche, celui-ci peut, dans certaines conditions, intervenir sept ans après le premier entretien.
Un entretien est également organisé dans les deux mois suivant la visite médicale de mi-carrière. Par ailleurs, lors du premier entretien intervenant dans les deux années précédant le 60e anniversaire du salarié, les conditions de maintien dans l’emploi et les possibilités d’aménagement de fin de carrière doivent être abordées.
Pour les équipes RH, l’enjeu est donc autant de respecter la périodicité des entretiens que de pouvoir suivre dans le temps les informations et actions qui en découlent.
L’entretien doit permettre de prendre de la hauteur sur la situation actuelle du collaborateur et sur la suite de son parcours. À l’issue de l’entretien, un document récapitulatif est rédigé et une copie est remise au salarié.
Plusieurs grands sujets doivent être abordés.
Quelles compétences le collaborateur mobilise-t-il aujourd’hui ? Comment peuvent-elles évoluer face aux transformations de son métier ou de l’entreprise ?
À l’échelle de l’entreprise, ces échanges permettent également de mieux comprendre les compétences déjà présentes et celles à développer. La cartographie des compétences peut alors aider les équipes RH à structurer cette vision et à identifier plus facilement les besoins à venir.
L’entretien permet également de discuter des évolutions possibles au sein ou en dehors du poste actuel.
Cela peut concerner une évolution de responsabilités, une mobilité interne, une reconversion ou un projet professionnel plus large.
La formation fait désormais explicitement partie des sujets prévus dans le cadre légal de l’entretien de parcours professionnel.
Les besoins évoqués peuvent concerner :
L’objectif n’est pas nécessairement de décider immédiatement d’une formation, mais d’identifier suffisamment précisément le besoin pour pouvoir ensuite l’étudier et le traduire en action.
L’entretien est enfin l’occasion de donner au collaborateur un espace pour exprimer ses aspirations.
Il peut ouvrir la voie à une évolution interne, une mobilité, un bilan de compétences, une validation des acquis de l’expérience ou encore un projet de reconversion.
Ces échanges peuvent aussi nourrir une réflexion plus large sur l’évolution des métiers et des compétences au sein de l’entreprise. Ils s’inscrivent ainsi naturellement dans une démarche de GPEC, qui permet d’anticiper les besoins en compétences et d’accompagner les évolutions professionnelles dans la durée.
L’entretien permet également d’aborder l’activation du compte personnel de formation (CPF), les éventuels abondements que l’employeur peut financer ainsi que le recours au conseil en évolution professionnelle (CEP).
Un entretien utile se prépare des deux côtés.
Côté RH et manager, il est intéressant de réunir avant l’échange les informations permettant de comprendre le parcours du collaborateur : fonctions occupées, formations déjà suivies, compétences développées, précédents souhaits d’évolution ou actions décidées lors des derniers entretiens.
Le collaborateur peut de son côté réfléchir à :
Pendant l’entretien, mieux vaut privilégier des questions ouvertes plutôt qu’une succession de cases à remplir.
Par exemple :
Quelles compétences aimeriez-vous développer dans les prochaines années ?
Votre poste a-t-il évolué depuis notre dernier échange ?
Y a-t-il des missions ou responsabilités que vous aimeriez davantage explorer ?
De quel accompagnement auriez-vous besoin pour progresser ?
Une formation pourrait-elle vous aider à atteindre certains de vos objectifs ?
L’enjeu est d’obtenir des informations suffisamment concrètes pour pouvoir ensuite déterminer les prochaines étapes.
L’entretien de parcours professionnel est un excellent point de départ pour faire émerger les besoins de développement des collaborateurs.
Mais inscrire « formation en management » ou « renforcer ses compétences en gestion de projet » dans un compte rendu ne suffit pas toujours à rendre le besoin exploitable.
Pour pouvoir agir, il est utile de préciser :
Prenons l’exemple d’un collaborateur souhaitant évoluer vers un premier poste de management.
Plutôt que d’enregistrer uniquement un « besoin de formation management », l’entretien peut permettre d’identifier plus précisément les compétences à travailler : conduite d’entretiens individuels, feedback, délégation, gestion des priorités ou animation d’équipe.
Le besoin devient alors beaucoup plus facilement exploitable par les équipes RH.
Centraliser les informations issues des entretiens permet de mieux suivre l’évolution des compétences et des besoins de développement dans le temps. Avec Tellent HR Grow, ces éléments peuvent être regroupés au même endroit afin de conserver une continuité entre les différents échanges et de faciliter leur suivi.
Un entretien donne une photographie des compétences et des besoins à un instant donné. Or, ceux-ci évoluent au fil des nouvelles missions, des formations suivies, des changements de poste et des transformations de l’entreprise.
Adopter une démarche plus continue permet notamment de :
Cette analyse aide également à déterminer la réponse la plus adaptée à chaque besoin : développement des compétences en interne, mobilité, formation ou, lorsque les compétences recherchées ne sont pas disponibles, recrutement externe.
Sur ce dernier point, découvrez également comment évaluer un besoin en recrutement.
On crée ainsi une continuité entre développement interne et recrutement externe, plutôt que de traiter ces sujets de manière totalement séparée.
Une fois les entretiens réalisés, les équipes RH disposent potentiellement de nombreux besoins individuels.
La prochaine étape consiste à les analyser, les consolider et déterminer les actions les plus adaptées pour y répondre.
On quitte alors progressivement le périmètre de l’entretien de parcours professionnel pour entrer dans celui du plan de développement des compétences.
Il s’agit notamment de rapprocher :
Une fois les besoins identifiés et priorisés, l’enjeu consiste à les transformer en actions concrètes. Cela peut passer par différents leviers de développement, dont la formation lorsqu’elle répond au besoin identifié.
Commence alors une nouvelle étape : organiser, suivre et gérer ces actions de formation dans le temps.
Une fois qu’un besoin de formation a été validé, commence une nouvelle phase : sa mise en œuvre.
Il faut alors pouvoir rechercher ou sélectionner une formation, gérer les demandes et validations, organiser les inscriptions et les sessions, centraliser les documents associés ou encore suivre les formations effectivement réalisées.
Lorsque les volumes augmentent, ces différentes étapes peuvent rapidement devenir difficiles à suivre avec des fichiers et processus dispersés.
C’est là qu’un logiciel de gestion de la formation, aussi appelé TMS (Training Management System), peut compléter les outils utilisés en amont du parcours collaborateur.
Des outils spécialisés comme Training Square peuvent ensuite accompagner la gestion opérationnelle de la formation, du recueil des besoins jusqu’au suivi des actions mises en place. Ils permettent notamment de regrouper les demandes, les validations, les inscriptions, les organismes de formation et les documents associés au même endroit.
L’intérêt est de créer une continuité entre les différentes étapes :
Faire émerger un besoin lors de l’entretien → le formaliser → décider de l’action à mettre en œuvre → organiser et suivre la formation.
L’entretien ne devient ainsi plus une simple obligation périodique, mais le point de départ d’actions concrètes de développement.
L’entretien de parcours professionnel ne se limite pas à une obligation à respecter. Bien préparé, il permet de mieux comprendre les compétences, les aspirations et les besoins de développement des collaborateurs.
L’enjeu est ensuite de donner une suite concrète aux informations recueillies : faire évoluer certaines compétences, accompagner une mobilité, mettre en place une formation ou identifier d’autres actions adaptées.
En structurant ces échanges dans le temps et en facilitant le passage du besoin identifié à l’action, les équipes RH peuvent faire de l’entretien un véritable point de départ pour accompagner les parcours professionnels.