Entretien professionnel fonction publique : guide complet

L’entretien professionnel dans la fonction publique est une étape clé dans la carrière des agents publics. Que vous soyez fonctionnaire ou manager, comprendre ses enjeux et ses objectifs est essentiel. Découvrez dans cet article comment aborder cet exercice avec sérénité et efficacité.

Qu’est-ce que l’entretien professionnel dans la fonction publique ?

Il s’agit d’un moment d’échange entre l’agent et son supérieur hiérarchique. Mis en place par la réforme de 2010, il remplace la traditionnelle notation et s’inscrit dans une démarche d’évaluation plus qualitative.

Les objectifs de l’entretien professionnel dans la fonction publique

Cet entretien professionnel vise plusieurs objectifs :

• Évaluer les compétences et les résultats de l’agent.
• Fixer des objectifs clairs pour l’année à venir.
• Détecter les besoins en formation pour accompagner le développement professionnel.
• Aborder les perspectives de carrière dans un cadre structuré.

Qui est concerné par cet entretien ?

Tous les agents publics sont concernés, qu’ils soient fonctionnaires d’État, territoriaux ou hospitaliers. Les contractuels peuvent également en bénéficier, selon les modalités définies par leur employeur.

Comment se déroule l’entretien professionnel dans la fonction publique ?

Comme pour tout entretien professionnel, il doit se reposer sur une méthodologie précise. Voici les grandes étapes.

Étape 1 : Préparation en amont

Avant l’entretien, chaque partie doit se préparer :

• L’agent : il peut remplir une fiche de préparation pour synthétiser ses réalisations, ses besoins et ses attentes.
• Le manager : il analyse les résultats de l’année passée et prépare des propositions d’objectifs. La bonne réalisation de ces nouveaux objectifs sera facilitée par la suite, en effectuant un pilotage par objectif.

Étape 2 : Le déroulement de l’entretien

L’entretien se déroule généralement en trois phases :

1. Un bilan de l’année écoulée : les réussites et les points d’amélioration sont discutés de manière constructive.
2. La fixation des objectifs : ils doivent être précis, mesurables et réalistes.
3. La formation et l’évolution professionnelle : les besoins en compétences et les souhaits d’évolution sont abordés.

Étape 3 : La formalisation des échanges

À la fin de l’entretien, un compte-rendu est rédigé. Des logiciels comme Tellent HR Grow permettent de rédiger ce type de compte rendu. Cela permet entre autre, une centralisation des données. Ce document reprend les points discutés et les engagements pris de part et d’autre. L’agent peut y ajouter des observations avant de le signer.

Les enjeux de l’entretien professionnel dans la fonction publique

• Pour l’agent :

Cet entretien est une opportunité unique pour faire reconnaître ses efforts, exprimer ses attentes et construire son avenir professionnel. C’est aussi un moment pour clarifier des incompréhensions ou des difficultés rencontrées.

• Pour l’employeur : 

Côté manager, l’entretien permet de mieux comprendre les besoins des équipes, d’anticiper les départs ou les mobilités, et de renforcer la motivation des agents. Une gestion proactive des talents est un levier de performance pour toute organisation.

Les bonnes pratiques pour réussir son entretien 

Préparer l’entretien avec soin

La préparation est la clé d’un entretien réussi. Voici quelques conseils :

• Faites le point sur vos réalisations
• Identifiez vos besoins en formation
• Réfléchissez à vos aspirations professionnelles

Adopter une attitude constructive

Comme pour chaque entretien, l’entretien professionnel dans la fonction publique est un dialogue. Soyez à l’écoute des retours de votre supérieur et restez ouvert aux propositions. Si vous avez des points à améliorer, considérez-les comme des opportunités de développement.

Utiliser le compte-rendu comme un outil de suivi

Le compte-rendu n’est pas qu’un simple document administratif. Il doit servir de base pour suivre les objectifs fixés et planifier les formations nécessaires. 

Les erreurs à éviter

• Négliger la préparation

Venir sans avoir réfléchi à vos réalisations ou vos attentes peut nuire à la qualité de l’échange.

• Adopter une posture défensive

L’entretien n’est pas un tribunal. Une attitude ouverte et constructive est essentielle pour en tirer le meilleur parti.

• Ignorer le suivi après l’entretien

Un entretien professionnel, qu’il soit dans la fonction publique ou non, n’a d’intérêt que si les objectifs fixés sont suivis dans le temps. Assurez-vous que les engagements pris sont respectés.

Le rôle des outils numériques dans l’entretien professionnel

Les outils numériques facilitent aujourd’hui la gestion des entretiens professionnels. 

Ces outils permettent entre autres :

• La préparation et le suivi des objectifs
• La planification des formations grâce à un logiciel de gestion des formations est idéal pour gérer et planifier les formations dont vous aurez besoin pour vos salariés.
• Une analyse globale des besoins des équipes

Les outils numériques simplifient le processus pour les agents comme pour les managers, tout en renforçant la transparence. Un logiciel de gestion des entretiens professionnels permet lui aussi de simplifier les processus liés aux entretiens professionnels.

Différence entre l’entretien professionnel dans la fonction publique et le secteur privé

L’entretien professionnel dans la fonction publique et celui en entreprise privée diffèrent sur plusieurs points essentiels. Dans la fonction publique, cet entretien s’inscrit dans un cadre légal strict, avec des objectifs orientés vers le service public et l’intérêt général. À l’inverse, dans le privé, l’entretien professionnel vise principalement la performance individuelle et les objectifs de rentabilité.

En outre, le suivi de carrière dans la fonction publique est étroitement lié aux règles statutaires (avancements d’échelon, mobilité interne, etc.), tandis que dans le privé, il dépend davantage des négociations entre l’employé et l’employeur. 

Différence entre entretien professionnel et entretien annuel

Bien qu’ils soient parfois confondus, nous pensons qu’il est important de rappeler que l’entretien professionnel et l’entretien annuel répondent à des finalités différentes :

• L’entretien professionnel : Il se concentre sur le développement de carrière de l’agent ou du salarié, ses besoins en formation, et ses aspirations à moyen ou long terme. Cet entretien a une vocation stratégique et s’inscrit dans une perspective évolutive, avec des rendez-vous fixés tous les deux ans (selon la législation).
• L’entretien annuel : Cet entretien est avant tout un bilan des performances sur l’année écoulée. Il se focalise sur l’atteinte des objectifs fixés et les résultats obtenus. Contrairement à l’entretien professionnel, il a un caractère opérationnel et à court terme.

Conclusion

L’entretien professionnel dans la fonction publique est un levier essentiel pour le développement des agents et l’efficacité des services. En le préparant avec soin et en adoptant une attitude constructive, vous pouvez transformer cet exercice en une réelle opportunité. Managers et agents doivent travailler ensemble pour faire de ce moment un succès partagé.

FAQ : L’entretien professionnel dans la fonction publique

Comment mener un entretien professionnel dans la fonction publique ?

Pour mener un entretien professionnel dans la fonction publique, il est important de suivre une démarche structurée :

• Préparez-vous en amont en consultant les dossiers et évaluations des années précédentes.
• Expliquez les objectifs de l’entretien : évaluer les compétences, fixer des objectifs, discuter des besoins en formation.
• Favorisez un dialogue constructif avec l’agent, en posant des questions ouvertes pour recueillir ses impressions et attentes.
• Documentez l’entretien dans un compte rendu écrit et partagez-le avec l’agent concerné pour signature.

Comment préparer son entretien professionnel ?

La préparation est essentielle pour réussir votre entretien professionnel :

• Faites un bilan de vos réalisations et des objectifs atteints au cours de l’année.
• Identifiez vos forces et vos axes d’amélioration.
• Listez les formations ou les outils dont vous pourriez avoir besoin pour progresser.
• Préparez des questions sur votre évolution de carrière, vos missions et les perspectives d’avenir.

Quelle sanction en cas d’absence d’entretien professionnel dans la fonction publique ?

L’absence d’entretien professionnel est une infraction au cadre réglementaire. Elle peut avoir plusieurs conséquences :

• Pour l’administration : elle peut être sanctionnée en cas de contrôle ou d’audit, car l’entretien est une obligation légale.
• Pour l’agent : l’absence d’entretien peut limiter l’évolution de carrière (promotion, avancement) ou les opportunités de formation.
  Il est donc crucial pour l’employeur et l’agent de s’assurer que cet entretien ait bien lieu.

Quel est le contenu de l’entretien professionnel ?

L’entretien professionnel se compose généralement de plusieurs points clés :

• Évaluation des compétences professionnelles : analyse des réalisations, respect des objectifs fixés.
• Fixation des objectifs futurs : définir des priorités pour l’année à venir.
• Recueil des besoins en formation : identifier les formations nécessaires pour accompagner l’évolution des missions.
• Perspectives d’évolution de carrière : évoquer les possibilités d’avancement ou de changement de poste.
  Un compte rendu détaillé est établi à la fin de l’entretien pour officialiser les échanges.