Wat is een HRIS? Uitleg voor groeiende organisaties

Als je op zoek gaat naar HR-software, kom je al snel termen tegen als HRIS, HRMS, HCM, ‘people platform’ en ‘HR-platform’. Die begrippen overlappen elkaar behoorlijk, waardoor het niet altijd duidelijk is wat je precies koopt. Wil je je HR-administratie voor het eerst centraal organiseren? Dan is het handig om te beginnen bij de basis: wat is een HRIS?

Een HR-informatiesysteem (HRIS) is software waarmee je personeelsgegevens op één centrale plek beheert. Daarnaast helpt het systeem je om HR-processen te automatiseren, zoals het beheren van contracten, verlofsaldi, urenregistratie en rapportages. Zo vormt het HRIS de centrale gegevensbron voor je personeelsadministratie en andere HR-processen.

In dit artikel lees je wat een HRIS precies doet, wanneer je er een nodig hebt en hoe het verschilt van een Human Resource Management System (HRMS) en Human Capital Management (HCM). Zo kun je beter bepalen welk type HR-software bij jouw organisatie past.

De belangrijkste punten over een HRIS

• Een HRIS brengt personeelsgegevens samen op één plek en automatiseert de HR-basisadministratie, zoals verlofregistratie, personeelsdossiers en rapportages.

• Het grootste voordeel is dat je voor elke medewerker één actueel personeelsdossier hebt, met gegevens die je ook kunt gebruiken voor de salarisadministratie en HR-rapportages.

• Veelvoorkomende functies zijn een werknemersdatabase, verlof- en tijdregistratie, documentopslag, HR-rapportages en selfservice voor medewerkers.

• Een HRIS helpt je om aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) te voldoen, bijvoorbeeld door toegangsrechten en bewaartermijnen centraal te beheren en wijzigingen te kunnen controleren.

• HRIS, HRMS en HCM zijn begrippen die elkaar deels overlappen. Een HRIS richt zich meestal op personeelsgegevens en administratie, terwijl HRMS en HCM vaak ook bredere HR-processen ondersteunen.

Wat is een HRIS?

Je kunt het zien als één centrale plek voor alle informatie over je medewerkers, zoals contracten, adresgegevens en verlofsaldi.

Dat is meteen het belangrijkste voordeel van een HRIS. Als je dezelfde gegevens in vijf verschillende bestanden bewaart, ontstaan er vroeg of laat verschillen. In een HRIS heeft elke medewerker daarom één actueel personeelsdossier, dat HR en de medewerker samen kunnen bijhouden.

Een veelvoorkomend misverstand is dat een HRIS alleen bedoeld is voor de salarisadministratie of simpelweg een database is. Maar een HRIS helpt je ook om HR-processen te automatiseren en medewerkers zelf gegevens te laten beheren. Juist daarmee bespaar je veel tijd.

Wat doet een HRIS? De belangrijkste functies

De meeste HRIS-systemen hebben een aantal functies gemeen. Denk aan een centrale werknemersdatabase, verlof- en verzuimregistratie, documentopslag, HR-rapportages en selfservice voor medewerkers.

Veel systemen automatiseren daarnaast ook kleinere, terugkerende taken. Zo kunnen ze bijvoorbeeld verlofuren voor parttimers naar rato berekenen of je eraan herinneren wanneer een tijdelijk contract afloopt, zodat je de aanzegtermijn niet mist.

Hieronder lees je wat de belangrijkste functies van een HRIS precies doen.

Vooral in groeiende teams kan selfservice HR veel werk uit handen nemen. Als medewerkers zelf verlof kunnen aanvragen, hun verlofsaldo kunnen bekijken of hun adres kunnen wijzigen, hoeft HR zich minder bezig te houden met terugkerende vragen en administratieve taken.

De werknemersdatabase en selfservice

De basis is één centraal personeelsdossier per medewerker. Medewerkers kunnen hun eigen gegevens bijwerken, zodat de informatie actueel blijft zonder dat HR overal achteraan hoeft.

Met actuele personeelsgegevens worden ook je salarisadministratie en HR-rapportages betrouwbaarder.

Verlof, tijdregistratie en rapportages

Een HRIS kan verlofsaldi en vakantiedagen automatisch berekenen. Zo hoef je niet meer handmatig te rekenen of eerst een Excel-bestand te controleren voordat je een verlofaanvraag goedkeurt. Ook gewerkte uren kun je in het systeem registreren.

Doordat alle gegevens op één plek staan, kun je makkelijker betrouwbare rapportages maken over bijvoorbeeld je personeelsbestand en personeelsverloop. Je hoeft niet eerst verschillende versies van hetzelfde overzicht met elkaar te vergelijken.

Hoe koppel je een HRIS aan andere systemen?

Een HRIS staat zelden op zichzelf. Groeit je bedrijf, dan wil je het systeem meestal koppelen aan andere software die personeelsgegevens gebruikt, zoals je salarisadministratie en financiële administratie.

Veel Nederlandse bedrijven gebruiken aparte software voor hun salarisadministratie of besteden die uit aan een externe salarisverwerker of accountant. Een goede koppeling met je HRIS is dan belangrijk. Zonder zo'n koppeling moet iemand wijzigingen elke maand handmatig overnemen of per e-mail doorgeven.

Afhankelijk van je situatie kun je een HRIS ook koppelen aan recruitmentsoftware, systemen voor het beheren van accounts en toegangsrechten (identity and access management) of aanbieders van secundaire arbeidsvoorwaarden. Ook andere tools die je dagelijks gebruikt, kunnen gegevens uit het HRIS halen.

Het doel is om gegevens zo min mogelijk dubbel in te voeren. Verandert bijvoorbeeld de functie, het salaris of het adres van een medewerker? Dan kunnen gekoppelde systemen die wijziging automatisch overnemen, afhankelijk van hoe de koppeling is ingericht. Zo voorkom je onnodig handwerk en verklein je de kans op fouten.

Waarom een HRIS belangrijk is: de voordelen

Een HRIS biedt vooral praktische voordelen. Je bent minder tijd kwijt aan administratie, verkleint de kans op fouten en kunt makkelijker betrouwbare rapportages maken over bijvoorbeeld je personeelsbestand en personeelsverloop. Zo houd je meer tijd over voor HR-taken die persoonlijke aandacht vragen.

Zonder HRIS staan personeelsgegevens vaak verspreid over verschillende bestanden. Daardoor kost het meer tijd om informatie terug te vinden en actueel te houden.

Een goed HRIS bespaart HR tijd en zorgt voor betrouwbaardere gegevens, omdat je wijzigingen maar één keer hoeft door te voeren. Medewerkers kunnen via selfservice zelf zaken regelen, zoals verlof aanvragen of hun adres wijzigen. Ook rapporteren wordt makkelijker, omdat gegevens over bijvoorbeeld je personeelsbestand en verzuim uit hetzelfde systeem komen.

Voor een groeiend team vallen de belangrijkste voordelen meestal in deze drie groepen:

• Betrouwbaardere personeelsgegevens: met één actueel personeelsdossier voorkom je dubbele informatie en verschillende versies van dezelfde gegevens.

• Betere rapportages: HR en de directie gebruiken dezelfde cijfers om inzicht te krijgen in personeelsverloop, verzuim en andere ontwikkelingen.

• Meer grip op gevoelige gegevens: je bepaalt wie toegang heeft tot welke informatie en kunt, afhankelijk van het systeem, wijzigingen bijhouden en bewaartermijnen bewaken.

Het probleem met rapportages wordt vaak onderschat. We zien regelmatig dat kleinere bedrijven sturen op cijfers over personeelsverloop en personeelsbestand, terwijl de onderliggende gegevens niet altijd betrouwbaar zijn.

Zonder HR-systeem betekent groei vaak ook meer administratief werk. Hoe meer medewerkers je hebt, hoe meer papierwerk er is en hoe meer tijd HR daaraan kwijt is.

Neem een bedrijf met 40 medewerkers. De personeelsdossiers staan in een gedeelde map op Google Drive en medewerkers vragen verlof aan per e-mail of via een gedeeld Excel-bestand. Elke nieuwe medewerker, adreswijziging of verlofaanvraag betekent dat iemand twee of drie bestanden moet aanpassen.

Aan het einde van het jaar kost het dagen om een overzicht te maken van hoeveel medewerkers er zijn vertrokken en bijgekomen. Niemand weet namelijk zeker welk bestand de meest actuele gegevens bevat.

Met één centraal personeelsdossier per medewerker en selfservice blijven de gegevens makkelijker up-to-date. Daardoor kost het bijwerken van personeelsgegevens minder tijd en kun je sneller een betrouwbaar overzicht van het personeelsverloop maken.

HRIS en compliance: personeelsgegevens veilig beheren

Net als andere organisaties in de EU moeten Nederlandse organisaties voldoen aan de AVG. Een HRIS kan dat makkelijker maken. Personeelsgegevens zijn namelijk persoonsgegevens. Bewaar je die in mailboxen en gedeelde mappen waar iedereen toegang toe heeft, dan brengt dat juridische risico's en beveiligingsrisico's met zich mee.

Een goed systeem helpt je die risico's op drie manieren te beperken:

• Toegangsrechten per rol: managers zien alleen de gegevens die ze voor hun werk nodig hebben, terwijl andere gevoelige persoonsgegevens afgeschermd blijven.

• Een auditlog: je kunt zien wie welke gegevens wanneer heeft gewijzigd. Zo hoef je niet achteraf in allerlei mappen te zoeken wie iets heeft aangepast.

• Bewaartermijnen: je kunt centraal beheren hoelang je gegevens bewaart. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) mag je personeelsgegevens niet langer bewaren dan nodig is.

Voor personeelsgegevens zonder wettelijke bewaartermijn geldt volgens de AP als algemene richtlijn dat je ze maximaal twee jaar na het vertrek van een medewerker bewaart.

Met alleen een HRIS voldoet je organisatie nog niet automatisch aan de AVG. Daarvoor heb je ook duidelijk beleid, een geldige grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens, goede afspraken en toezicht nodig.

Een HRIS helpt je wel om toegangsrechten en bewaartermijnen goed te beheren. Met een auditlog kun je bovendien makkelijker controleren wie welke gegevens heeft aangepast.

HRIS, HRMS en HCM: wat is het verschil?

Leveranciers gebruiken de termen HRIS, HRMS en HCM vaak door elkaar. Hun websites maken het verschil er niet altijd duidelijker op.

Er bestaan geen vaste definities voor deze termen en elke leverancier geeft er een eigen invulling aan. In Nederland kom je ook vaak ‘HRM-software’ of ‘HRM-systeem’ tegen. Die termen worden ongeveer net zo breed gebruikt als HRMS.

Als vuistregel draait een HRIS meestal om personeelsgegevens en HR-basisadministratie. Een HRMS breidt dat vaak uit met operationele HR- en talentprocessen. HCM staat meestal voor de breedste aanpak, van werving en onboarding tot ontwikkeling en vertrek.

De grenzen tussen HRIS, HRMS en HCM zijn dus niet altijd duidelijk. Kijk daarom vooral welke functies jouw organisatie op dit moment nodig heeft.

Kijk ook naar wat een product niet bevat. De term HRIS vertelt je wat voor soort systeem het is, maar welke functies het precies biedt, verschilt per product.

Personeelsdossiers, verlofregistratie, documentbeheer, rapportages en selfservice zijn meestal inbegrepen. Bij functies zoals salarisverwerking, werving, prestatiemanagement, opleidingen, beloning en personeelsplanning zijn de verschillen groter. Soms zijn deze functies standaard inbegrepen, soms zijn ze beschikbaar als losse module of via een koppeling. En soms ontbreken ze helemaal.

Twee producten die allebei HRIS worden genoemd, kunnen dus heel verschillende HR-processen ondersteunen.

Kijk bij het vergelijken van systemen daarom verder dan de naam en controleer welke functies en koppelingen daadwerkelijk beschikbaar zijn.

Wanneer is het tijd voor een HRIS?

Er is geen vast aantal medewerkers waarbij je als bedrijf een HRIS nodig hebt. Een betere graadmeter is hoe ingewikkeld je HR-administratie wordt.

Kijk op hoeveel verschillende plekken je personeelsgegevens bewaart en hoeveel werk HR nog handmatig doet. Ga ook na of managers zelf de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben, zonder steeds HR te moeten inschakelen.

Wat je van een HRIS nodig hebt, verandert naarmate je groeit. In het begin wil je vooral je personeelsgegevens op orde hebben. Daarna wordt het belangrijker om dagelijkse HR-taken, zoals verlofregistratie en onboarding, te automatiseren. En als HR niet meer elke aanvraag zelf kan afhandelen, wordt ook selfservice voor managers steeds waardevoller.

Onze HR-experts zien een aantal fases terugkomen naarmate bedrijven groeien. De aantallen medewerkers hieronder zijn een indicatie en laten zien hoe de uitdagingen voor HR meestal veranderen:

In de praktijk is het aannemen van je twintigste of vijftigste medewerker zelden de directe aanleiding. Het wordt tijd voor een HRIS als je handmatige werkwijze leidt tot dubbel werk, onbetrouwbare gegevens, vergeten stappen of als medewerkers en managers te afhankelijk worden van HR.

Wil je overstappen van Excel en losse bestanden naar een HRIS? Vergelijk de verschillende opties dan zorgvuldig. Let daarbij vooral op deze punten, in plaats van alleen naar lange lijsten met functies te kijken:

• Het systeem is makkelijk te gebruiken voor alle medewerkers.

• Je kunt het systeem koppelen aan je salarisadministratie en financiële administratie, zodat je gegevens niet dubbel hoeft in te voeren.

• Het systeem kan meegroeien met je organisatie.

Hoe Tellent HR hierbij helpt

Bij personeelsgegevens is het belangrijk dat je weet waar ze worden opgeslagen en wie er toegang toe heeft. Tellent HR Manage, de module voor HR-basisadministratie binnen Tellent HR, is ontwikkeld met Europese privacy- en compliance-eisen als uitgangspunt. De gegevens worden opgeslagen op infrastructuur binnen de EU.

Je bepaalt per rol wie toegang heeft tot welke gegevens. Ook wordt elke wijziging in een personeelsdossier vastgelegd in een auditlog. Deze basismaatregelen voor de AVG zitten standaard in het systeem.

Rondom het personeelsdossier kun je de HR-processen automatiseren die je de meeste tijd besparen. Medewerkers kunnen hun eigen gegevens bijhouden in de werknemersdatabase.

Met absentiemanagement worden verlofaanvragen en verlofsaldo's automatisch verwerkt. Gegevens over gewerkte uren en aanwezigheid worden direct meegenomen in rapportages waar je team verder mee kan.

Onboarding en offboarding regel je met Journeys. Pre-onboarding, onboarding en offboarding zijn standaard beschikbaar. Daarnaast kun je zelf journeys maken voor bijvoorbeeld promoties, overplaatsingen of andere terugkerende HR-processen. Zo heeft elk proces een vaste reeks taken en hoeft niemand zelf bij te houden wat de volgende stap is.

Zo bepaal je of een HRIS iets voor jouw organisatie is

Breng eerst in kaart waar je personeelsgegevens nu staan en op hoeveel plekken je dezelfde wijziging moet doorvoeren. Zo ontdek je welk werk een HRIS je uit handen kan nemen.

Kijk daarna naar de processen rond die gegevens. Waar werk je nog met herinneringen per e-mail, Excel-bestanden of dubbele invoer? En bij welke processen moet een HR-collega zelf onthouden wat de volgende stap is? Juist daar kan een HRIS je veel tijd besparen.

Wil je je verder oriënteren, lees dan onze gids over software voor personeelsbeheer in Nederland. Je kunt ook vrijblijvendeen korte demo aanvragen.

Conclusie: wat een HRIS je oplevert

Een HRIS brengt verspreide personeelsgegevens samen in één actueel personeelsdossier per medewerker. Daarnaast neemt het systeem HR veel terugkerende administratieve taken uit handen. Welke functies je het meest gebruikt, verandert naarmate je organisatie groeit. Maar betrouwbare gegevens en minder handmatig werk blijven de belangrijkste voordelen.

Je hoeft niet te wachten tot je een bepaald aantal medewerkers hebt. Moet je personeelsgegevens op meerdere plekken bijwerken, ben je veel tijd kwijt aan terugkerende verzoeken of twijfel je aan de betrouwbaarheid van je rapportages? Dan kan het al zinvol zijn om je personeelsgegevens centraal te beheren.