Een medewerker vertelt haar leidinggevende dat ze wil doorgroeien naar een functie met meer verantwoordelijkheid. De leidinggevende zegt: "Laten we een leiderschapstraining voor je zoeken" en noteert dit in een formulier. Maar niemand boekt de training, niemand vraagt wat de medewerker daarna wil bereiken en het onderwerp komt maandenlang niet meer ter sprake.
De medewerker heeft op deze manier geen concreet ontwikkelplan waarmee ze aan de slag kan. En de organisatie reserveert opleidingsbudget zonder dat duidelijk is hoe dit bijdraagt aan de ontwikkeldoelen van medewerkers.
Een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) helpt dit te voorkomen. Het plan brengt in kaart waar iemand nu staat en waar diegene naartoe wil. Ook legt het vast welke stappen daarvoor nodig zijn, wie waarvoor verantwoordelijk is en wanneer de doelen bereikt moeten zijn. In deze gids lees je hoe je een persoonlijk ontwikkelingsplan maakt, wat erin moet staan en wanneer je hiervoor een standaardtemplate kunt gebruiken.
Beperk elk POP tot één tot drie ontwikkeldoelen en leg per doel vast welke activiteiten nodig zijn, wie verantwoordelijk is en wanneer het doel bereikt moet zijn.
Volgens het 70-20-10-model leren medewerkers vooral door praktijkervaring en van anderen. Ook met een beperkt opleidingsbudget kun je dus een effectief POP opstellen.
HR moet controleren of de ontwikkelplannen in alle teams realistisch zijn. Een afrondingspercentage van 100% betekent namelijk niet automatisch dat medewerkers ook daadwerkelijk met hun plannen aan de slag zijn gegaan.
Een POP-template in een gedeeld document werkt prima, zolang het aantal plannen voor één HR-medewerker overzichtelijk blijft.
Een persoonlijk ontwikkelingsplan wordt ook wel een 'persoonlijk ontwikkelplan' of kortweg 'ontwikkelplan' genoemd. Een POP bevat één tot drie ontwikkeldoelen, de activiteiten waarmee de medewerker aan deze doelen werkt, de ondersteuning die daarbij nodig is en de momenten waarop de voortgang wordt besproken.
Een goed POP geeft antwoord op vier vragen. Als een van deze vragen na het ontwikkelgesprek onbeantwoord blijft, is het plan nog niet compleet:
Welke vaardigheden en ervaring zijn daarvoor nodig?
Hoe ontwikkelt de medewerker zich op deze gebieden, bijvoorbeeld door praktijkervaring op te doen, van anderen te leren of cursussen te volgen?
Wie is verantwoordelijk voor elke stap en wanneer wordt de voortgang besproken?
Een POP is gericht op de toekomst en kan op elk moment van het jaar worden opgesteld. Bijvoorbeeld na een promotie, wanneer iemand het onboardingproces heeft afgerond, als een team met een nieuwe tool gaat werken of wanneer een medewerker zelf aangeeft zich verder te willen ontwikkelen.
Stel je het POP op na het jaarlijkse beoordelingsgesprek? Dan kan de feedback uit dat gesprek waardevolle input zijn. De wensen en ambities van de medewerker vormen echter het uitgangspunt. Je hoeft bovendien niet tot het volgende beoordelingsgesprek te wachten om een POP op te stellen.
Een verbeterplan of verbetertraject (in het Engels: performance improvement plan, PIP) is iets anders. Dit richt zich op het verbeteren van specifieke prestaties binnen een afgesproken periode. Als de medewerker onvoldoende verbetering laat zien, kan dat gevolgen hebben voor het dienstverband. Gebruik daarom duidelijk verschillende benamingen en formulieren voor een verbeterplan en een POP, zodat medewerkers een ontwikkelplan niet als een waarschuwing zien.
Maak in het POP onderscheid tussen prestatiedoelen en ontwikkeldoelen. Een prestatiedoel beschrijft welk resultaat iemand moet behalen, bijvoorbeeld 90% van de klantvragen binnen 24 uur beantwoorden. Een ontwikkeldoel richt zich op een vaardigheid die iemand wil ontwikkelen, zoals zelfstandig een teamoverleg leiden.
Voorkom dat ontwikkeldoelen te vaag blijven. Met een doel als 'beter communiceren' weet een medewerker nog steeds niet wat diegene concreet moet doen om zich te verbeteren.
Een POP blijft vaak liggen als niemand verantwoordelijk is voor de volgende stap. Het formulier wordt ingeleverd en door HR afgevinkt, maar daarna kijkt niemand meer naar de gemaakte afspraken. De doelen zijn te vaag om mee aan de slag te gaan, er staat geen vervolgafspraak in de agenda en het plan maakt geen deel uit van de dagelijkse werkzaamheden.
Stel je voor: een leidinggevende vindt een dag voor een loopbaangesprek het POP van vorig jaar terug op een gedeelde schijf. Er is niets van het plan uitgevoerd en niemand weet of de doelen nog relevant zijn. Gemiste kans!
Aan opleidingsmogelijkheden ontbreekt het bij de meeste EU-bedrijven met 10 of meer medewerkers niet. Volgens de cijfers van Eurostat over voortgezette beroepsopleiding bood in 2020 67,4% van deze bedrijven hun medewerkers een vorm van opleiding aan.
Deze cijfers gaan over het aantal bedrijven dat opleidingen aanbiedt en hebben betrekking op 2020, een jaar waarin de coronapandemie invloed had op de opleidingsmogelijkheden.
Bij kleine bedrijven (10-49 medewerkers) bood 63,5% opleidingen aan, tegenover 82,5% van de middelgrote bedrijven (50-249 medewerkers).
Nederland behoorde tot de landen waar 90% of meer van de bedrijven die opleidingen aanboden, ook andere leervormen dan cursussen gebruikten. Denk aan begeleiding en leren op de werkplek.
Voor kleinere teams zijn formele trainingen niet altijd haalbaar. Praktijkopdrachten en coaching kunnen dan een belangrijke rol spelen in het POP. Ongeacht de grootte van de organisatie is het vooral belangrijk dat de gekozen ontwikkelactiviteiten aansluiten bij de persoonlijke doelen van de medewerker.
Deze zes stappen kun je doorlopen zodra er een ontwikkelgesprek op de planning staat. HR zorgt voor een geschikt format en biedt waar nodig ondersteuning. De medewerker bereidt het gesprek voor en voert de afgesproken acties uit. De leidinggevende stelt vragen, beoordeelt of de doelen haalbaar zijn en zorgt dat de medewerker voldoende tijd en ruimte krijgt om zich te ontwikkelen.
Bij het opstellen van het POP kunnen de medewerker en leidinggevende gebruikmaken van aantekeningen uit eerdere één-op-één-gesprekken, beoordelingsgesprekken en ontwikkelafspraken. Zo bouwen ze voort op wat al eerder is besproken en hoeven ze niet helemaal opnieuw te beginnen.
Begin bij de wensen van de medewerker zelf. Vraag waar hij of zij over één tot drie jaar wil staan, welke werkzaamheden de meeste energie geven en wat de medewerker graag zou willen leren.
Kijk daarna naar de verwachtingen voor de huidige functie en eventueel een toekomstige functie die de medewerker op het oog heeft. Door de wensen van de medewerker te vergelijken met de functie-eisen, wordt duidelijk welke ontwikkeldoelen belangrijk zijn. Als leidinggevende kun je ook een paar aantekeningen uit recente één-op-één-gesprekken meenemen. Wat ging er goed en wat wil de medewerker als volgende stap proberen?
Voorafgaand aan het gesprek maakt de medewerker een korte zelfanalyse met de eigen sterke punten en vaardigheden die hij of zij wil ontwikkelen. De leidinggevende maakt vanuit het eigen perspectief dezelfde twee lijstjes. Zodra beide lijstjes klaar zijn, vergelijken jullie de uitkomsten. Zo voorkom je dat jullie elkaars antwoorden beïnvloeden en krijg je een completer beeld van de sterke punten en ontwikkelpunten van de medewerker.
Soms heeft een leidinggevende nog weinig zicht op het functioneren van een medewerker, bijvoorbeeld omdat diegene pas drie maanden leidinggeeft aan het team. Met 360-gradenfeedback kun je dan op een gestructureerde manier feedback van collega's verzamelen. Heeft er onlangs een beoordelingsgesprek plaatsgevonden? Neem de feedback uit dat gesprek dan ook mee. Het ontwikkelplan zelf stellen de medewerker en leidinggevende samen op.
Spreek op basis van het gesprek één tot drie ontwikkeldoelen af. Formuleer elk doel SMART: specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdgebonden.
Een vaag doel is bijvoorbeeld 'presentatievaardigheden verbeteren'. Een SMART-doel is concreter: 'Vóór eind juni twee keer het maandelijkse klantrapport presenteren aan het managementteam.' Zo weten de medewerker en leidinggevende precies wat er moet gebeuren en wanneer.
Vraag de medewerker per doel welke ondersteuning diegene nodig heeft en leg dit vast in het plan. Koppel elk doel vervolgens aan de verwachtingen voor de huidige functie of de functie waarnaar de medewerker wil doorgroeien. Zo draagt het POP ook bij aan de loopbaanontwikkeling van de medewerker. Controleer tot slot of de doelen aansluiten bij de behoeften van de organisatie en de bredere HR-strategie.
Zodra de doelen vastliggen, bepaal je met welke activiteiten de medewerker de benodigde vaardigheden kan ontwikkelen. De 70-20-10-richtlijn van het Center for Creative Leadership is gebaseerd op het Lessons of Experience-onderzoek van deze organisatie naar hoe ervaren leidinggevenden leren.
Volgens deze richtlijn leren mensen voor 70% door uitdagende ervaringen en opdrachten, voor 20% door interactie met anderen en voor 10% via cursussen en trainingen.
Omdat het oorspronkelijke onderzoek zich richtte op ervaren leidinggevenden, kun je de verdeling bij andere functies het beste als vuistregel gebruiken. Je hoeft de percentages dus niet precies aan te houden. Bestaat het ontwikkelplan alleen uit cursussen? Voeg dan bijvoorbeeld een uitdagende praktijkopdracht toe of laat de medewerker leren van een ervaren collega.
Een praktijkopdracht kan bijvoorbeeld zijn om het volgende evaluatiegesprek met het team te leiden of een kwartaal lang verantwoordelijk te zijn voor het contact met een leverancier. Leren van anderen kan door maandelijkse coaching van een ervaren collega of door mee te lopen tijdens gesprekken. Een cursus kan nuttig zijn als de medewerker een specifieke vaardigheid of methode wil leren.
Leg bij elke activiteit in het POP vast wie verantwoordelijk is en wanneer de activiteit moet plaatsvinden. De medewerker is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de afgesproken acties, terwijl de leidinggevende zorgt voor voldoende tijd en mogelijkheden om zich te ontwikkelen. HR bewaakt het proces en beslist over het opleidingsbudget.
Nishma Kamdar, Global HR Business Partner (HRBP) bij Tellent, legt uit hoe het HR-team leidinggevenden hierbij ondersteunt:
Nishma vertelt ook over een leiderschapsprogramma dat eerst voor het senior managementteam is georganiseerd en later ook aan andere leidinggevenden wordt aangeboden. Een onderdeel van dit programma richt zich op de ontwikkeling van leidinggevenden naar een meer coachende rol, zodat ze hun medewerkers beter kunnen ondersteunen bij hun ontwikkeling.
Leg bij elke activiteit ook vast wie verantwoordelijk is voor zaken die de medewerker niet zelf kan regelen, zoals het boeken van een workshop of het organiseren van begeleiding door een mentor uit een ander team. Laat de medewerker en leidinggevende het POP vervolgens allebei goedkeuren of ondertekenen. Zo is voor beiden duidelijk welke afspraken er zijn gemaakt, ook over de benodigde ondersteuning.
Zet het POP op de agenda van elk één-op-één-gesprek, ook als je er maar vijf minuten aan besteedt. Plan daarnaast om de paar maanden een uitgebreider voortgangsgesprek waarin je de ontwikkeling van de medewerker bespreekt en terugblikt op de gemaakte afspraken. Zorg dat eventuele feedback niet als een verrassing komt, maar al tijdens eerdere gesprekken aan bod is gekomen.
Regelmatige feedback van leidinggevenden is belangrijk voor de betrokkenheid van medewerkers. Uit onderzoek van Gallup naar de frequentie van feedback onder Amerikaanse werknemers bleek dat 48% van de medewerkers die minstens wekelijks feedback van hun leidinggevende kregen, zich betrokken voelde bij hun werk en organisatie. Bij medewerkers die één keer per jaar of minder feedback kregen, was dit slechts 5%.
Pas het POP aan als de functie van de medewerker verandert of een project eerder stopt dan gepland. Loopt de afgesproken periode af? Stel dan samen een nieuw ontwikkelplan op.
Met een standaardtemplate werken alle leidinggevenden op dezelfde manier en kan HR de ontwikkelplannen eenvoudig met elkaar vergelijken. Volgens Nishma kan HR templates beschikbaar stellen aan leidinggevenden, zodat iedereen dezelfde informatie vastlegt. Deze templates kunnen ook worden opgenomen in het document dat leidinggevenden gebruiken voor hun één-op-één-gesprekken.
Houd het POP-template beperkt tot één pagina, zodat het eenvoudig in te vullen is. De medewerker en leidinggevende vullen het template samen in tijdens of na het ontwikkelgesprek. Kopieer hiervoor de onderstaande tabel naar een document of spreadsheet.
|
Veld |
Toelichting |
Vul in |
|---|---|---|
|
Medewerker |
Volledige naam |
|
|
Functie |
Functietitel en team |
|
|
Leidinggevende |
Naam van de leidinggevende die samen met de medewerker verantwoordelijk is voor het plan |
|
|
Planperiode |
Begin- en einddatum |
|
|
Loopbaanwens |
Waar de medewerker over één tot drie jaar wil staan |
|
|
Sterke punten |
Twee of drie sterke punten, met voorbeelden uit recent werk |
|
|
Ontwikkeldoelen (1-3) |
Eén tot drie SMART-geformuleerde ontwikkeldoelen |
|
|
Bijbehorende functie-eisen |
De eisen of verwachtingen van de huidige of toekomstige functie waarop elk doel aansluit |
|
|
Activiteiten |
Praktijkopdrachten, leren van anderen en eventueel een cursus of training |
|
|
Benodigde ondersteuning |
Welke ondersteuning de medewerker nodig heeft van de leidinggevende of HR |
|
|
Verantwoordelijke |
Naam van de persoon die verantwoordelijk is voor elke activiteit |
|
|
Streefdatum |
Een streefdatum per activiteit en per doel |
|
|
Voortgang meten |
Hoe je kunt vaststellen of het doel is bereikt |
|
|
Voortgangsgesprekken |
De geplande één-op-één-gesprekken waarin de voortgang wordt besproken |
|
|
Notities |
Afspraken en wijzigingen die tijdens de voortgangsgesprekken worden vastgelegd |
Gebruik voor elke nieuwe planperiode hetzelfde template. Zo houd je de ontwikkelplannen overzichtelijk en kun je de voortgang over meerdere jaren vergelijken.
Dit fictieve voorbeeld laat zien hoe je de zes stappen toepast in een persoonlijk ontwikkelingsplan. Sofia werkt bij een softwarebedrijf met 120 medewerkers in Rotterdam. Ze is onlangs gepromoveerd van klantenservicemedewerker naar teamleider van vijf supportmedewerkers.
In haar eerste maand als teamleider plande haar leidinggevende, Daan, een ontwikkelgesprek met haar in. Sofia vertelde dat ze beter wilde worden in het voeren van één-op-één-gesprekken en op de langere termijn wilde doorgroeien naar een functie binnen supportoperations. Uit Daans aantekeningen van eerdere gesprekken bleek dat Sofia complexe klantvragen snel oploste en nieuwe collega's uit zichzelf inwerkte, maar moeite had met het geven van corrigerende feedback.
Voorafgaand aan het ontwikkelgesprek brachten Sofia en Daan ieder voor zich haar sterke punten en ontwikkelpunten in kaart. Sofia gaf aan dat ze ondersteuning nodig had bij het voeren van één-op-één-gesprekken. Daan vond dat ze vooral moest oefenen met het voeren van lastige gesprekken en het opstellen van rapportages.
Tijdens het gesprek spraken ze twee ontwikkeldoelen af en kozen ze verschillende activiteiten om daaraan te werken. Het ingevulde template hieronder laat zien welke afspraken ze maakten.
|
Veld |
POP van Sofia |
|---|---|
|
Medewerker |
Sofia |
|
Functie |
Teamleider klantenservice (vijf supportmedewerkers) |
|
Leidinggevende |
Daan, hoofd klantenservice |
|
Planperiode |
Zes maanden, vanaf november |
|
Loopbaanwens |
Binnen twee jaar doorgroeien naar een functie binnen supportoperations |
|
Sterke punten |
Lost complexe klantvragen snel op en werkt nieuwe collega's uit zichzelf in |
|
Ontwikkeldoelen (1-3) |
1. Binnen acht weken wekelijks een één-op-één-gesprek voeren met alle vijf medewerkers, inclusief het geven van corrigerende feedback waar nodig. 2. Vóór het einde van het kwartaal zelfstandig verantwoordelijk zijn voor het wekelijkse escalatierapport. |
|
Bijbehorende functie-eisen |
Als teamleider één-op-één-gesprekken voeren en rapporteren over escalaties |
|
Activiteiten |
Praktijkopdrachten: één-op-één-gesprekken voeren en het escalatierapport opstellen. Leren van anderen: maandelijkse coaching door een teamleider in Antwerpen. Training: een tweedaagse workshop over feedback geven. |
|
Benodigde ondersteuning |
Daan ondersteunt Sofia bij haar eerste twee lastige gesprekken en zorgt dat ze toegang krijgt tot het rapportagedashboard |
|
Verantwoordelijke |
Sofia voor het uitvoeren van haar ontwikkelactiviteiten, Daan voor de begeleiding en toegang tot het dashboard en HR voor het regelen van de workshop |
|
Streefdatum |
Doel 1: week 8. Doel 2: week 12. |
|
Voortgang meten |
Aantekeningen van de gesprekken met alle vijf medewerkers en vier opeenvolgende escalatierapporten die Sofia zonder aanpassingen van Daan heeft verstuurd |
|
Voortgangsgesprekken |
Week 6 en week 12 |
|
Notities |
Worden na elk voortgangsgesprek aangevuld |
Tijdens het voortgangsgesprek in week 6 bleek dat Sofia met alle vijf medewerkers een één-op-één-gesprek had gevoerd, maar één lastig gesprek waarin ze corrigerende feedback moest geven, had uitgesteld. Daan sloot de week daarop bij dit gesprek aan. Tijdens de daaropvolgende coachingsessies bespraken ze hoe het gesprek was verlopen en wat Sofia ervan kon leren.
Bij het voortgangsgesprek in week 12 had Sofia het escalatierapport vier weken achter elkaar zelfstandig opgesteld en verstuurd. Toen Daan vroeg hoe het team de veranderingen ervoer, gaven twee medewerkers aan dat ze de wekelijkse gesprekken waardeerden.
Daan en Sofia besloten dat het tweede ontwikkeldoel was behaald. Het eerste doel lieten ze nog een kwartaal doorlopen, zodat Sofia verder kon oefenen met het geven van corrigerende feedback. Daarnaast voegden ze een nieuw doel toe: het escalatierapport één keer per maand presenteren aan de directeur klantenservice.
Een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) kan verschillende doelen hebben, van beter worden in de huidige functie tot doorgroeien naar een leidinggevende rol. Afhankelijk van het doel kunnen de looptijd en verantwoordelijkheden verschillen. Bepaal daarom eerst welk type ontwikkelplan het beste past bij de situatie van de medewerker.
In de onderstaande tabel vind je de meest voorkomende soorten ontwikkelplannen, met een richtlijn voor de looptijd en wie waarvoor verantwoordelijk is.
|
Type plan |
Wanneer gebruik je het? |
Voorgestelde looptijd |
Wie is verantwoordelijk? |
|---|---|---|---|
|
Ontwikkelplan voor de huidige functie |
De medewerker wil beter worden in het huidige werk |
6-12 maanden |
Medewerker, met ondersteuning van de leidinggevende |
|
Loopbaan- of promotieplan |
De medewerker wil doorgroeien naar een hogere functie of overstappen naar een andere functie binnen de organisatie |
12-24 maanden |
Medewerker en leidinggevende, met ondersteuning van HR |
|
Leiderschapsontwikkelplan |
De medewerker gaat voor het eerst leidinggeven aan een team |
6-12 maanden |
Leidinggevende, met ondersteuning van HR |
|
Ontwikkelplan voor een nieuwe functie |
De medewerker heeft de onboarding afgerond of is onlangs van functie veranderd |
3-6 maanden |
Leidinggevende |
|
Vaardigheidsontwikkelplan |
De functie-eisen veranderen, bijvoorbeeld door de invoering van nieuwe software |
3-6 maanden |
Leidinggevende, met ondersteuning van HR bij trainingen |
|
Verbeterplan (PIP) |
Een medewerker moet specifieke prestatieproblemen verbeteren. Dit is geen persoonlijk ontwikkelingsplan |
Volgens het bedrijfsbeleid |
Leidinggevende en HR |
Stel, op een afdeling worden alle POP's op dezelfde middag als afgerond gemarkeerd. Het afrondingspercentage van dat team is dan 100%, maar dat zegt nog niets over wat medewerkers daadwerkelijk hebben geleerd.
Door elk kwartaal een aantal cijfers te bekijken, krijgt HR een beter beeld van de effectiviteit van de ontwikkelplannen. Vergelijk hiervoor de volgende gegevens tussen afdelingen en bekijk ze in samenhang:
Controleer bij welk percentage van de ontwikkelplannen in het afgelopen kwartaal minstens één voortgangsgesprek heeft plaatsgevonden.
Kijk hoeveel afgeronde ontwikkeldoelen zijn onderbouwd met concrete resultaten of voorbeelden.
Bekijk hoeveel medewerkers met een POP intern zijn doorgestroomd naar een andere of hogere functie.
Vergelijk het percentage afgeronde doelen en de kwaliteit van de ontwikkeldoelen per afdeling. Onderzoek waarom deze cijfers bij sommige afdelingen opvallend hoog of laag zijn.
Alleen de gegevens over ontwikkelplannen laten niet zien waarom sommige plannen blijven liggen. Door deze te combineren met andere HR-gegevens, zoals de resultaten van medewerkerstevredenheidsonderzoeken, verzuimcijfers en exitgesprekken, kan HR mogelijke oorzaken achterhalen.
Als de betrokkenheidsscore van een team met goed presterende medewerkers daalt, terwijl er sinds het voorjaar nauwelijks voortgangsgesprekken over de POP's zijn gevoerd, is dat een reden om op korte termijn in gesprek te gaan. Zodra leidinggevenden hun medewerkers actiever begeleiden en coachen, kan een korte enquête (pulse survey) laten zien of medewerkers verschil merken.
Een gedeeld document of spreadsheet werkt prima zolang één HR-medewerker alle ontwikkelplannen kan beoordelen en leidinggevenden hun aantekeningen op één centrale plek bijhouden. Voor een bedrijf met een klein aantal leidinggevenden is dat vaak voldoende. Software aanschaffen terwijl dat nog niet nodig is, zorgt vooral voor extra administratie.
Dat verandert wanneer een HR-manager bijvoorbeeld een week lang 40 leidinggevenden per e-mail moet herinneren om hun POP's bij te werken. De volgende signalen laten zien dat een gedeeld template niet meer goed werkt:
Ontwikkelplannen staan verspreid over persoonlijke mappen en inboxen.
Het is onduidelijk welke ontwikkelplannen dit kwartaal tijdens een voortgangsgesprek zijn besproken.
Aanvragen voor trainingen komen per e-mail binnen en raken zoek.
HR heeft geen overzicht van de vaardigheden die binnen de verschillende teams aanwezig zijn.
Aantekeningen van voortgangsgesprekken, waarin persoonsgegevens staan, worden opgeslagen in bestanden zonder goede toegangsbeveiliging.
Breng voordat je een softwaredemo aanvraagt in kaart wat je nodig hebt om het ontwikkelproces goed te organiseren. Kies niet alleen op basis van een lijst met functies, want dan loop je het risico dat leidinggevenden de software uiteindelijk niet gebruiken. Vraag leveranciers daarom om tijdens een demo met voorbeeldgegevens te laten zien hoe hun software de volgende taken ondersteunt:
|
Eis |
Waarom is dit belangrijk? |
Wat je test je tijdens de demo? |
|---|---|---|
|
Ontwikkelplannen gekoppeld aan voortgangsgesprekken |
Leidinggevenden kunnen de plannen bijwerken tijdens de gesprekken die sowieso al voeren. |
Maak een ontwikkelplan aan na een ontwikkelgesprek en plan het eerste voortgangsgesprek in. |
|
Templates per team of functie |
Ontwikkelplannen blijven vergelijkbaar, maar kunnen worden aangepast aan de behoeften van elk team. |
Pas een veld aan in het template van één team en controleer of de templates van andere teams ongewijzigd blijven. |
|
Trainingsaanvragen op één plek |
HR houdt overzicht over de aanvragen en kan beoordelen of ze binnen het opleidingsbudget passen. |
Dien als medewerker een trainingsaanvraag in en laat zien hoe HR deze kan beoordelen en goedkeuren. |
|
Rapportage per team |
HR kan zien welke ontwikkelplannen niet worden opgevolgd. |
Filter de ontwikkelplannen op afdeling en exporteer het overzicht. |
|
Toegangsbeheer voor notities |
Alleen medewerkers die daarvoor bevoegd zijn, hebben toegang tot de persoonsgegevens en gespreksnotities. |
Log in als leidinggevende en controleer welke notities je wel en niet kunt bekijken. |
Laat tijdens de demo niet alleen zien hoe de software werkt in een ideale situatie, maar ook hoe deze omgaat met uitzonderingen. Stel bijvoorbeeld de volgende vragen en vraag de leverancier om de antwoorden direct in de software te laten zien:
Hoe maakt een leidinggevende een POP voor een medewerker aan en koppelt diegene de ontwikkeldoelen aan de functie-eisen?
Hoe krijg je een overzicht van alle ontwikkelplannen waarvoor in de afgelopen 90 dagen geen voortgangsgesprek heeft plaatsgevonden?
Wat gebeurt er met een lopend ontwikkelplan als een medewerker tijdens de planperiode een andere leidinggevende krijgt?
Zodra POP's een gedeeld document ontgroeien, heb je één plek nodig voor doelen, check-ins en Zodra een gedeeld document niet meer voldoende is om alle POP's bij te houden, heb je één centrale plek nodig voor ontwikkeldoelen, voortgangsgesprekken en trainingsaanvragen. Tellent HR Grow, de module voor prestatiebeheer en medewerkersontwikkeling binnen Tellent HR, brengt deze onderdelen samen.
Met Tellent HR Grow kunnen medewerkers en leidinggevenden persoonlijke ontwikkelingsplannen opstellen en vastleggen wat er van medewerkers in hun functie wordt verwacht. HR kan daarnaast een centrale database met soft skills en hard skills opzetten, zowel voor de hele organisatie als per team. Daarbij kun je een eigen beoordelingsschaal gebruiken.
Ook opleidingsbehoeften en trainingsaanvragen worden op één plek verzameld. HR kan de aanvragen beoordelen en prioriteren op basis van de behoeften en het beschikbare budget. Daarnaast kun je een overzicht van alle aanvragen exporteren. Zodra een aanvraag met één klik wordt goedgekeurd of afgewezen, ontvangt de medewerker automatisch een bericht.
HR Grow ondersteunt ook voortgangsgesprekken en beoordelingscycli. Denk aan gesprekken over opleiding en ontwikkeling, één-op-één-feedbackgesprekken en jaarlijkse beoordelingsgesprekken. HR kan templates per team of functie maken en automatische e-mailherinneringen instellen, zodat medewerkers weten wanneer er een gesprek gepland moet worden.
Gespreksnotities kunnen digitaal worden ondertekend en opgeslagen. Daarnaast kun je dashboards filteren op medewerkersgroep en rapportages exporteren. HR krijgt aparte overzichten van de vaardigheden en competenties van medewerkers en de gevolgde trainingen. Met de medewerkerstevredenheidsonderzoeken in HR Grow kan HR bovendien regelmatig korte enquêtes met geanonimiseerde antwoorden uitzetten. Zo kun je bijvoorbeeld onderzoeken of medewerkers zich na extra begeleiding beter ondersteund voelen in hun ontwikkeling.
De medewerker en leidinggevende blijven samen verantwoordelijk voor de inhoud van het POP. HR Grow helpt vooral om het ontwikkelproces te organiseren en alle afspraken en voortgang op één plek vast te leggen. Voor een organisatie met slechts enkele ontwikkelplannen kan een gedeeld document nog steeds voldoende zijn. Wil je vooral cursussen en ander lesmateriaal aanbieden? Dan is een leerplatform waarschijnlijk een betere keuze.
Ontwikkelplannen werken het beste als ze een vast onderdeel zijn van de dagelijkse werkzaamheden. Leidinggevenden bespreken de loopbaanwensen van medewerkers, spreken een aantal concrete ontwikkeldoelen af en leggen per doel vast wie verantwoordelijk is en wanneer het doel bereikt moet zijn. Vervolgens bespreken ze de voortgang tijdens de vaste één-op-één-gesprekken. HR controleert of de plannen binnen alle teams realistisch en haalbaar zijn.
Stap over op software zodra het aantal ontwikkelplannen te groot wordt om handmatig bij te houden. Wil je aan de slag met POP's binnen jouw organisatie? Vraag dan deze week drie leidinggevenden om het template tijdens hun volgende ontwikkelgesprek te testen. Bespreek daarna welke velden ze hebben overgeslagen en waarom.
Wil je zien hoe je met Tellent HR ontwikkeldoelen vastlegt en de voortgang bijhoudt? Plan dan een demo van Tellent HR. Neem een bestaand ontwikkelplan mee, zodat je direct kunt zien hoe dit in de software werkt.