Hoe voer je een goed beoordelingsgesprek? Een stappenplan voor managers

De deadline voor het beoordelingsgesprek komt eraan en het tekstvak op je scherm is nog leeg. Je wilt een heel jaar werk van iemand in een paar eerlijke zinnen samenvatten, maar het enige wat in je opkomt, is wat er afgelopen maand allemaal is gebeurd.

Een goed performancegesprek begint lang voordat je het beoordelingsformulier opent. Het bestaat uit aantekeningen die je het hele jaar door hebt gemaakt, concrete voorbeelden die je hebt bijgehouden en verwachtingen waarvan de medewerker al op de hoogte is. Het enige wat het je met het formulier doet, is die gegevens bundelen. In dit artikel lees je hoe je de basis legt voor een beoordeling, hoe je de beoordeling in zes stappen schrijft en hoe je het beoordelingsgesprek voert.

De belangrijkste punten

• Maak het hele jaar door korte aantekeningen, zodat het voorbereiden van de beoordeling niet alleen op de laatste weken aankomt.

• Beoordeel prestaties en gedrag samen: wat de medewerker heeft opgeleverd en hoe die daartoe is komen.

• Onderbouw elke score met een concreet voorbeeld.

• Laat de medewerker ook een beoordeling invullen voordat jullie beide beoordelingen vergelijken.

• Vraag als manager feedback van collega's of 360-gradenfeedback als je op een deel van het werk  geen zicht hebt.

• Een beoordelingsgesprek bevat geen nieuwe punten: de belangrijkste feedback is in de loop van het jaar al besproken.

• De beoordeling weegt mee in beslissingen over ontwikkeling, salaris en promotie. Het verhaal moet dus standhouden als iemand vraagt naar redenen.

Wat is een performancereview?

Een performancereview is een formeel gesprek tussen een manager en een medewerker. Je kijkt terug op de prestaties over een vaste periode en legt vast wat de volgende stappen zijn. In Nederland spreek je ook van een beoordelingsgesprek.

Een formeel beoordelingsgesprek houd je één of twee keer per jaar. Vaak gaat er een zelfevaluatie aan vooraf en krijgt iemand zowel een beoordeling van de leidinggevende als feedback van collega’s. Nishma Kamdar, Global HR Business Partner (HRBP) bij Tellent, vat de kern van het gesprek zo samen:

Performancereview, beoordelingsgesprek of functioneringsgesprek?

Naast performancereview hoor je in Nederlandse organisaties nog twee termen voorbij komen: beoordelingsgesprek en functioneringsgesprek.

In een functioneringsgesprek bespreken manager en medewerker als gelijkwaardige partners wat goed gaat, wat beter kan en wat de medewerker daarvoor nodig heeft. In de praktijk zitten aan dat gesprek geen directe gevolgen voor salaris of functie.

In een beoordelingsgesprek geeft de manager een onderbouwd oordeel over de afgelopen periode. Dat oordeel kan wel gevolgen hebben, bijvoorbeeld voor een salarisverhoging, een promotie of een andere rol. 

In dit artikel gaan we in op het beoordelingsgesprek en de geschreven beoordeling die eraan voorafgaat. De functioneringsgesprekken en 1-op-1-gesprekken die je het hele jaar door voert, leveren het materiaal waarop je die beoordeling baseert.

Waarom het beoordelingsgesprek belangrijk is

Een beoordeling geeft managers een vast moment om het werk van een medewerker te erkennen en met elkaar af te spreken wat de volgende stappen zijn. De medewerker hoort hoe zijn of haar werk wordt gezien; wat gaat er goed en waar kan er beter?

Het zijn de details die in zo’n gesprek het verschil maken. Uit de European Working Conditions Survey 2024 van Eurofound blijkt dat iets meer dan twee derde van de werknemers in de EU vindt dat ze voor hun werk de erkenning krijgen die ze verdienen. Een beoordelingsgesprek is een goed moment om in detail stil te staan bij iemands werk: wat heeft deze persoon allemaal gedaan en wat is daardoor veranderd?

Het gesprek eindigt met een beslissing, zoals een ontwikkelpunt, nieuwe verantwoordelijkheden of input voor een gesprek over salaris of promotie. Hoe sterker de onderbouwing van de beoordeling, hoe beter de beslissingen die daarop volgen. Een goede voorbereiding maakt dus echt het verschil.

Dit bereid je voor voordat je gaat schrijven

De beste beoordelingen bevatten weinig verrassingen voor de medewerker, omdat de belangrijkste feedback al aan bod is gekomen in 1-op-1-gesprekken, projectoverleggen en tussentijdse check-ins. Het beoordelingsgesprek brengt die losse momenten samen.

Maak daarom het hele jaar door aantekeningen. Noteer successen, gemiste verwachtingen, bruikbare feedback en voorbeelden terwijl ze nog vers in je geheugen zitten. Zo’n notitie maken na de afronding van een project of na een 1-op-1-gesprek kost je één minuut, en later hoef je niet meer te bedenken hoe het ook alweer zat. Schrijf op wat er gebeurde, wanneer en waarom dat ertoe deed:

De aantekeningen die je door het jaar heen maakt, beschermen je tegen het recency-effect: de neiging om de laatste weken zwaarder te laten wegen dan het werk van eerder in het jaar.

Leg ook de verwachtingen vast. Beschrijf wat goed presteren in deze functie betekent. Deel dat aan het begin van de beoordelingsperiode en zorg dat de medewerker weet waarop hij of zij wordt beoordeeld. Veranderen de verwachtingen in de loop van het jaar? Leg dan de wijziging en de reden vast.

Heb je geen aantekeningen bijgehouden?

Begin je zonder aantekeningen aan het formulier? Kijk dan eerst wat er gedurende het jaar wel is vastgelegd en baseer daar je beoordeling op:

• Loop maand voor maand je agenda door en check eventuele notities van je 1-op-1’s.

• Bekijk projectplanningen, gedeelde documenten en updates over doelen om zicht te krijgen op data, projecten en resultaten.

• Zoek in chatberichten en e-mail naar feedback, bedankjes of momenten waarop het misging.

• Vraag twee of drie directe collega's om concrete voorbeelden.

• Vraag de medewerker om zelf de belangrijkste successen en uitdagingen op een rij te zetten voordat je zelf begint met schrijven.

Door maandelijks alles bij te houden, voorkom je dat het laatste kwartaal het hele beeld bepaalt. Vind je ergens geen bewijs? Zeg dat dan eerlijk in de beoordeling. Vul het gat niet op met een vaag idee of gevoel. Begin vanaf nu ook meteen met het maken van aantekeningen, zodat je volgend jaar niet opnieuw met lege handen staat als je het formulier moet invullen.

Zo schrijf je een performancereview in zes stappen

Met je aantekeningen en de afgesproken verwachtingen bij de hand kun je beginnen met schrijven. De zes stappen hieronder helpen je om je notities om te zetten in een heldere, eerlijke beoordeling waar de medewerker écht mee verder kan.

1. Verzamel je notities en voorbeelden

Begin met je aantekeningen, de opgestelde doelen van de medewerker en andere relevante informatie over het presteren, zoals projectresultaten, cijfers en feedback van collega's.

Zoek dan bij elk punt dat je opschrijft een voorbeeld. Geef je de score 'boven verwachting'? Noem dan de projecten waarin de medewerker meer deed dan gevraagd en wat dat opleverde. Heeft iemand niet aan de verwachtingen voldaan? Geef dan aan waar het tekort zichtbaar werd en wanneer je dat hebt besproken.

Een paar sterke voorbeelden die een patroon laten zien, zeggen meer dan een lange lijst met vage indrukken.

2. Kijk samen naar resultaten en gedrag 

Begin bij de doelen: wat heeft de medewerker concreet waargemaakt? Kijk daarna hoe hij of zij daar is gekomen. 

Resultaten laten zien of iemand zijn of haar targets heeft gehaald. Gedrag laat zien of dat gebeurde op een manier die het team helpt of juist hindert. De ene accountmanager haalt misschien elk target, maar kan daarnaast rommelige overdrachten afleveren die collega's moeten corrigeren. De ander mist een target, maar leidt wel vlekkeloos een lastig project, helpt collega's en boekt gestaag vooruitgang. In beide gevallen vertelt één cijfer niet het hele verhaal.

Let dus op patronen in iemands manier van werken. Deelt de medewerker informatie op tijd en vraagt hij of zij om hulp als dat nodig is? Legt de medewerker het werk goed vast? En hoe pakt hij of zij de draad weer op na een tegenslag?

3. Pas de beoordelingscriteria toe

Een score werkt alleen als managers en medewerkers weten wat die score betekent. Meestal staat in de beoordelingsschaal van je organisatie wat elke score inhoudt. Is dat niet zo? Vraag het dan eerst aan HR voordat je iemand een score geeft. Bestaat er niets, schrijf dan zelf een omschrijving per score en deel ze met de medewerker.

Een 3 kan bijvoorbeeld betekenen dat iemand consequent aan de verwachtingen voldoet. Maar dan moet ook duidelijk zijn wat iemand extra moet doen voor een 4. Moet iemand alleen zijn doelen overtreffen of ook samenwerken, initiatief tonen en doorzetten bij tegenslag? 

Als een score onduidelijk is, is iemand geneigd daar zelf een invulling aan te geven. Voor HR is het daarom belangrijk om de schaal aan het begin van de beoordelingsperiode te delen, zodat medewerkers er direct op kunnen inspelen.

Organiseert HR een kalibratiesessie, een sessie waarin managers de beoordelingen en scores van verschillende teams naast elkaar leggen? Neem dan de onderbouwing bij elke score mee de sessie in. Deze vormen het startpunt van het gesprek en zijn met name belangrijk als de beoordeling van medewerkers meeweegt in een salarisverhoging, bonus of promotie.

4. Vul los van elkaar de beoordelingsformulieren in

Vraag de medewerker eerst een eigen beoordeling in te vullen voordat hij of zij die van jou ziet. En doe zelf hetzelfde. Nishma vertelt dat Tellent de eigen performancereviews zo organiseert: medewerkers en managers dienen hun beoordeling los van elkaar in, en niemand ziet de versie van de ander voordat de eigen versie is ingediend.

De twee versies komen bijna nooit precies overeen, maar dat is niet erg. Die verschillen vormen juist het startpunt van het gesprek. Zo brengt een medewerker misschien een project in dat jij over het hoofd zag, of geeft hij of zij context die je niet had. Andersom heb jij misschien een patroon opgemerkt dat de medewerker zelf nog niet zag.

Dat jullie beoordelingen verschillen, is dus normaal. Ze geven nieuwe inzichten en het is zelfs de reden dat ook om een zelfbeoordeling wordt gevraagd. Je hoeft de verschillen dus niet op te lossen of weg te moffelen. In het gesprek vergelijk je de onderbouwing van de scores, toets je aannames en kom je samen tot een eerlijker beeld dan ieder van jullie alleen had gekregen.

5. Vraag feedback van collega's of 360-gradenfeedback als dat helpt

Een manager ziet slechts een deel van iemands werk. Collega's zien misschien beter hoe iemand communiceert, samenwerkt, met druk omgaat of informatie deelt. Feedback van collega's of 360-gradenfeedback kan die blinde vlekken vullen, vooral als een medewerker voor meerdere teams werkt of net een nieuwe manager heeft.

Vraag mensen die nauw met de medewerker samenwerken en iets kunnen zeggen over specifieke projecten of zijn of haar gedrag of manier van werken. Stel gerichte vragen. "Hoe communiceert deze persoon?" werkt beter dan "Wat vind je van deze persoon?" Vertel collega’s vooraf hoe je hun feedback gebruikt en met wie je die deelt.

6. Geef feedback waar de medewerker iets mee kan

Beschrijf de situatie, wat er gebeurde en welke actie je voortaan verwacht. Vage feedback kan op meerdere manieren worden ingevuld, waardoor het voor de medewerker gissen blijft wat iemand precies bedoelt. In de tabel hieronder zie je hoe je een algemene opmerking omzet in feedback waar iemand mee aan de slag kan:

Benoem bij een probleem ook de gevolgen: "Je hebt drie sprintdeadlines gemist. Daardoor schoof de lancering op en moest het designteam wachten."

En niet te vergeten: maak ook je complimenten concreet. Met een specifiek voorbeeld weet de medewerker beter wat hij of zij goed doet (en dus moet blijven doen) én laat je zien dat je iemand echt ziet. 

Hoe voorkom je beoordelingsfouten in een performancereview?

Iedere manager heeft blinde vlekken. Hoeveel aantekeningen je ook maakt, je ontkomt er niet aan dat iets aan je aandacht ontglipt. Hieronder staan vijf bekende beoordelingsfouten of biases om je bewust van te zijn vóórdat je een beoordeling of score definitief maakt. Per fout of bias zie je hoe die eruitziet en hoe je deze voorkomt.

Je kunt vooroordelen nooit helemaal voorkomen. Mensen maken nu eenmaal fouten en zijn gevoelig voor biases. Maar deze check helpt je wel om ze te spotten voordat je een score definitief maakt.

Wat hoort er in een beoordelingsformulier?

Als je het beoordelingsformulier gaat invullen, geef dan eerst antwoord op de volgende vier vragen. Samen geven ze inzicht in wat een medewerker heeft gepresteerd (resultaten), hoe iemand dat heeft gerealiseerd (gedrag) en de afspraken voor de volgende periode.

Kijkende naar de beoordelingsperiode…

1. Wat heeft deze medewerker bereikt? Kijk naar iemands doelen, projecten en prestaties. Noteer de belangrijkste resultaten en of de verwachtingen zijn waargemaakt, overtroffen of niet gehaald.

2. Wat was het gedrag van de medewerker? Kijk naar wat iemand doet om die resultaten te behalen: hoe hij of zij communiceert, samenwerkt en met tegenslagen omgaat.

3. Wat moet de medewerker blijven doen? Benoem de sterke punten, vaardigheden of werkwijzen die het herhalen waard zijn.

4. Hoe kan de medewerker zich ontwikkelen? Spreek samen een ontwikkelpunt af waaraan de medewerker in de volgende periode werkt, denk aan het veranderen van bepaald gedrag of het verbeteren van een vaardigheid (zoals het geven van feedback of presenteren voor een groep).

Hoe maak je van de geschreven beoordeling een goed gesprek?

De geschreven beoordeling is de voorbereiding op het beoordelingsgesprek. Neem de tijd om jullie perspectieven te vergelijken, voorbeelden te bespreken en vervolgstappen te bedenken.

Vraag de medewerker eerst wat hij of zij van jouw beoordeling vindt, en geef de ruimte om het oneens te zijn of context toe te voegen. Wijkt de zelfbeoordeling af van die van jou? Vraag dan hoe de medewerker tot dat oordeel kwam. Als manager zie je niet alles en in het verschil schuilt misschien iets wat jij hebt gemist.

Loop daarna de voorbeelden bij jouw beoordeling door. Geef je iemand een compliment? Leg uit wanneer en waarom iemands sterke kanten het verschil maakten. Werp je een aandachtspunt of probleem op? Benoem dan ook wat de gevolgen daarvan waren en wat er moet veranderen.

Leg de afgesproken acties vast en noteer, waar dat zinvol is, wie daar verantwoordelijk voor is en wat de deadline is. Maak elke actie toetsbaar, bijvoorbeeld: "Uiterlijk eind Q2 de training ‘Communicatie met stakeholders’ afronden". 

Na het gesprek moet voor iedereen duidelijk zijn hoe iemand zich kan ontwikkelen of wat er moet veranderen: een nieuwe verantwoordelijkheid, een vaardigheid die de medewerker gaat ontwikkelen of gedrag dat hij of zij bijstuurt.

Werk de afspraken uit in een gespreksverslag. Laat de medewerker het verslag controleren en tekenen en bewaar het in het personeelsdossier. Zo kun je er in de volgende beoordelingsronde op terugvallen.

Wat doe je als het gesprek moeilijk wordt?

Sommige beoordelingsgesprekken zijn moeilijker dan andere. Bijvoorbeeld omdat de score lager uitvalt dan de medewerker verwachtte of de medewerker het niet eens is met je voorbeelden. Wat kun je in zulke gevallen doen?

• De medewerker is het niet met je eens. Vraag welke onderbouwing hij of zij wil toevoegen, voordat je jouw onderbouwing verdedigt. Pas een score alleen aan als de nieuwe onderbouwing dat rechtvaardigt, en noteer ook waarom je tot dit besluit bent gekomen. Zijn jullie het nog steeds oneens? Noteer dan waarover, neem ook het standpunt van de medewerker in het verslag op en spreek af wat jullie beide gaan onderzoeken.

• De score is lager dan verwacht. Ga terug naar de verwachtingen die je aan het begin van de periode hebt gedeeld en naar de voorbeelden die je hebt genoteerd. Is de feedback nieuw voor de medewerker? Zie dat dan als signaal om die vanaf nu eerder te geven.

• Het probleem is ernstig of blijft terugkomen. Benoem waar het schort, wat de gevolgen daarvan zijn en welke verbeteringen je wilt zien (en per wanneer). Betrek HR al voor het gesprek als je denkt dat de situatie kan uitmonden in een formeel verbetertraject of een conflict.

• De medewerker raakt van streek. Erken de emotie, neem gas terug en stel voor om pauze te nemen of het gesprek later voort te zetten.

Hoe weet je of de beoordeling heeft gewerkt?

Een ingevuld beoordelingsformulier is één ding, vervolgens wil je ook nagaan of het gesprek daadwerkelijk zijn vruchten afwerpt. Check bij de medewerker of de beoordeling nuttig was. Stel na het gesprek deze vragen:

• Was de feedback concreet genoeg om ermee aan de slag te gaan?

• Weet je waar je je nu op gaat richten?

• Voelde je je gehoord?

Is het antwoord op een van de vragen nee? Pas dan je aanpak aan voor de volgende periode. Zit het beoordelingsformulier zelf in de weg, bijvoorbeeld omdat vragen elkaar herhalen of het invullen te lang duurt? Meld dat bij HR. HR kan het formulier eventueel aanpassen.

Beoordelen in Nederland (en Europa): wat moet je als manager weten?

Een beoordeling legt informatie over mensen vast. In Nederland, en andere Europese landen, gelden regels voor hoe je met die gegevens omgaat. Dat ligt grotendeels bij HR of een bedrijfsjurist, maar met deze drie punten kun je wel te maken krijgen: 

• Medewerkers kunnen opvragen wat je hebt geschreven. Op grond van artikel 15 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) kan een medewerker de gegevens opvragen die een werkgever over hem of haar bewaart. En beoordelingen vallen hier doorgaans ook onder. Schrijf je feedback dus alsof de medewerker over je schouder met je meeleest en houd opmerkingen over andere mensen buiten iemands beoordeling.

• De ondernemingsraad heeft een stem in het beoordelingssysteem. Heeft je organisatie een ondernemingsraad (OR)? Dan heeft de OR volgens artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden instemmingsrecht bij regelingen over personeelsbeoordeling en over de verwerking van personeelsgegevens. Wil je het formulier, de beoordelingsschaal of de tools veranderen? Overleg dan met HR. Leid je ook teams in Duitsland of Frankrijk? Vraag HR dan welke regels voor medezeggenschap daar gelden.

• In Frankrijk moeten medewerkers vooraf weten hoe ze worden beoordeeld. Volgens artikel L1222-3 van de Franse Code du travail moet een medewerker vooraf uitdrukkelijk worden geïnformeerd over de beoordelingsmethoden die worden gebruikt, en zijn de resultaten vertrouwelijk.

Een beoordeling met een duidelijk verslag kan later ook een rol spelen in een verbetertraject of een arbeidsconflict. Schrijf daarom alleen opmerkingen op die je concreet kunt onderbouwen.

Hoe helpt Tellent HR Grow managers bij beoordelingsgesprekken?

Op basis van een beoordeling wordt bepaald hoe iemand zich verder kan ontwikkelen, of een salarisverhoging of promotie op zijn plaats is en of iemand dreigt te vertrekken. Die beslissingen neem je makkelijker als je naast de score ook de context ziet: de doelen, eerdere feedback, de visie van de medewerker zelf en eerdere beoordelingen. De manager is verantwoordelijk voor het oordeel, maar software zorgt ervoor dat al die informatie op één plek staat.

Met Tellent HR Grow maak je beoordelingstemplates per team of functie, volg je de beoordelingscycli in de hele organisatie en krijgen medewerkers automatisch een herinnering als het tijd is voor hun gesprek. Met de optie voor 360-gradenfeedback verzamelen medewerkers gemakkelijk de input van andere collega's, en in een ontwikkelplan wordt vastgelegd hoe een medewerker verder groeit. Enquêtes over betrokkenheid geven managers tussen twee beoordelingsrondes extra context over het wel en wee in het team. En gebruik je ook Tellent HR Manage (de HRIS-module van Tellent HR), dan beheer je alle personeelsgegevens op één centrale plek.

Wat ga je nu anders doen?

Terug naar dat lege formulier op je scherm. Je vult het een stuk makkelijker in als je een jaar aan aantekeningen naast je hebt liggen, de beoordelingsschaal voor iedereen hetzelfde betekent en je weet dat er straks twee ingevulde beoordelingen zijn die je met elkaar kunt vergelijken. Het beoordelingsgesprek helpt je dan om goed te onderbouwen waarom iemand een salarisverhoging of promotie wel of niet krijgt, en wat diegene nodig heeft om verder te groeien.

Wil je jouw beoordelingsgesprekken verbeteren? Gooi je huidige aanpak niet in één keer helemaal om. Kies datgene wat bij jou nu het meest op gevoel gaat of waar je je het minst zeker over voelt. Denk aan het maken van aantekeningen na elke 1-op-1, begrijpen wat de beoordelingsschaal inhoudt of het inkorten van het beoordelingsformulier. Pas dit toe in de volgende beoordelingsperiode. Een betere performancereview begint bij een manager die na elk gesprek óók bedenkt hoe het de volgende keer beter kan.