HR & Talentmanagement Blog | Tellent

Onboardingproces: nieuwe medewerkers stap voor stap inwerken

Geschreven door Debbie Vlaar | 28 okt 2026, 14:02:24

Yes, je hebt de juiste kandidaat gevonden en het contract is getekend! Toch lopen de eerste weken anders dan gepland. De laptop is niet besteld, de salarisadministratie blijkt de verkeerde persoonsgegevens te hebben opgeslagen en de eerste inwerkdag loopt in de soep, omdat er iemand op vakantie is.

De nieuwe medewerker begint vol enthousiasme, maar doordat het onboardingproces niet op orde is, maak je toch niet de eerste indruk die je als bedrijf zou willen maken. Tijd om het onboardingproces te verbeteren, zodat je team precies weet wie wat oppakt en collega's bij afwezigheid ook onboardingtaken aan elkaar kunnen overdragen.

Als werven duur is en vacatures lang openstaan, is een goed onboardingproces extra belangrijk. Een vervanger vinden kost dan veel tijd en geld. Vertrekt een nieuwe collega al in de eerste maand, dan moet je weer van voren af aan beginnen. Zonde!

In deze gids lees je wat het onboardingproces inhoudt, wie waarvoor verantwoordelijk is en waar het vaak misgaat. Je ontdekt ook hoe je meet of je aanpak werkt en hoe je het proces herhaalbaar maakt als je organisatie groeit.

Belangrijkste inzichten

  • De onboarding begint op het moment dat iemand het aanbod accepteert en loopt door tot die persoon zelfstandig en met vertrouwen kan werken. De onboardingperiode is dus veel langer dan alleen de eerste werkdag.

  • Het HR-team, managers, IT, de salarisadministratie en finance zijn samen verantwoordelijk voor de onboarding. Iedereen is erbij nodig, maar er is wel één eindverantwoordelijke die de planning van begin tot eind bewaakt.

  • Bij de onboarding gaat het vaak mis in de afstemming en overdracht tussen teams.

  • Correcte personeelsgegevens vormen de basis voor een soepel onboardingproces. Een fout aan het begin werkt door in de salarisadministratie, secundaire arbeidsvoorwaarden, IT-systemen en juridische documenten.

  • Leg eerst vast wie eindverantwoordelijk is en welke gegevensbron je als uitgangspunt gebruikt. Beschrijf daarna de workflow en automatiseer pas als laatste.

  • Meet zowel of de taken zijn afgerond als hoe het met de nieuwe medewerker gaat. Een volledig afgevinkte checklist betekent nog niet dat iemand weet wat er van hem of haar wordt verwacht of zijn of haar draai al heeft gevonden binnen het team en de organisatie.

Wat is het onboardingproces?

Onboarding begint dus al vóór de eerste werkdag en loopt vaak door tot het einde van het eerste jaar.

Het meeste inwerken gebeurt meestal in de eerste 90 dagen. Sommige organisaties houden daarna nog gestructureerde check-ins tot zes maanden na de start of tot het einde van het eerste jaar.

Onboarding en inwerken worden vaak door elkaar gebruikt, maar betekenen niet precies hetzelfde. Inwerken draait vooral om het leren uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden. Onboarding is het bredere traject daaromheen, waarin een nieuwe medewerker ook kennismaakt met de organisatie, collega's en bedrijfscultuur en zich steeds meer thuis gaat voelen.

In Nederlandse artikelen over onboarding kom je ook vaak het model van de 4 C's tegen: compliance (contracten, administratie en werkmiddelen), clarification (duidelijkheid over taken en verwachtingen), culture (de manier van werken binnen de organisatie) en connection (contact met collega's). De fasen die verderop in dit artikel aan bod komen, dekken alle vier de C's. Per fase is ook duidelijk wie daarvoor verantwoordelijk is.

Joanna Augustyn, People Operations Specialist bij Tellent, geeft een handige manier om te beoordelen of de onboarding succesvol is:

Onboarding is geslaagd als een nieuwe medewerker zich kan richten op het werk in de nieuwe functie, in plaats van administratieve problemen op te lossen of fouten te herstellen.
Joanna Augustyn
People Operations Specialist, Tellent

Moet een nieuwe medewerker in de eerste week bijvoorbeeld zelf gegevens corrigeren of achter inloggegevens aan, dan komen er taken bij diegene terecht die eigenlijk vooraf geregeld hadden kunnen - en moeten - zijn.

Waarom een gestructureerd onboardingproces belangrijk is

Een gestructureerd onboardingproces levert al snel voordelen op, en dat merkt een klein HR-team vrijwel direct. Nieuwe medewerkers krijgen duidelijkheid over hun rol, bouwen vertrouwen op, leggen contacten en krijgen de praktische ondersteuning die ze nodig hebben om hun draai te vinden en een bijdrage te leveren.

Ook voor de organisatie heeft een goed onboardingproces voordelen. Het zorgt ervoor dat elke nieuwe medewerker op dezelfde manier wordt ingewerkt, ongeacht wie er die week beschikbaar is. Managers weten waarvoor ze verantwoordelijk zijn, HR heeft zicht op de voortgang en nieuwe medewerkers hoeven niet zelf uit te zoeken welke stappen nog ontbreken.

Daarnaast spelen wet- en regelgeving een rol. Tijdens de preboarding verzamel je vaak al de gegevens en documenten die nodig zijn voor de salarisadministratie, personeelsadministratie of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

In Nederland en de rest van de EU geldt daarbij de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Verzamel alleen de persoonsgegevens die je voor een specifiek doel nodig hebt, leg uit wat je ermee doet en bepaal wie er toegang toe heeft. Regel je dat goed vóór de eerste werkdag, dan voorkom je later problemen.

Gaat er iets in de onboarding mis, dan heeft dat meer gevolgen dan je denkt. In de eerste weken ervaart een nieuwe medewerker voor het eerst hoe de organisatie in de praktijk werkt. Als afspraken, toegang, verwachtingen of verantwoordelijkheden vanaf het begin onduidelijk zijn, laat dat een negatieve eerste indruk achter bij de nieuwe medewerker. Het zegt tenslotte iets over hoe de dingen geregeld zijn binnen het bedrijf. 

De stappen van het onboardingproces: van aanbod tot eerste jaar

Een onboardingproces bestaat niet uit een vast aantal fasen. Veel bedrijven hanteren wel een indeling in vijf fasen: preboarding, de eerste werkdag, de eerste week, de eerste 90 dagen en de overgang naar verdere ontwikkeling op de langere termijn.

Belangrijker dan het aantal fasen is dat voor elke fase duidelijk is wie verantwoordelijk is, wanneer de fase begint en wanneer deze is afgerond. In de tabel hieronder zie je per fase wie de hoofdverantwoordelijke is en wat het belangrijkste doel is.

Fase

Hoofdverantwoordelijke

Belangrijkste doel

1. Preboarding

HR-team, samen met IT en de manager

Personeelsgegevens, documenten, salarisadministratie, werkmiddelen, toegang en de praktische zaken voor de eerste dag regelen.

2. Eerste werkdag

Manager + HR-team

Zorgen dat de nieuwe medewerker soepel kan starten, het team leert kennen en weet waar hij of zij terechtkan met vragen.

3. Eerste week

Manager

Kennismaken met collega’s, uitleg geven over de organisatie en de eerste prioriteiten duidelijk maken.

4. Eerste 90 dagen

Manager

Toewerken naar zelfstandig werken aan de belangrijkste doelen van de functie.

5. Onboarding op de langere termijn

Manager + HR-team

Onboarding laten overgaan in de reguliere gesprekken over ontwikkeling en prestaties, en feedback verzamelen over het onboardingproces.

1. Vóór de eerste werkdag: preboarding

Verantwoordelijk: het HR-team (IT en de manager pakken hun eigen taken op).

Start: de kandidaat accepteert het aanbod en staat geregistreerd als nieuwe medewerker.

Klaar als: het contract is getekend, alle benodigde gegevens en documenten zijn ontvangen en de salarisadministratie, secundaire arbeidsvoorwaarden en IT zijn geregeld. De nieuwe medewerker heeft uiterlijk drie dagen voor de startdatum een e-mail met het programma (voor de eerste werkdag of werkweek) ontvangen.

Het HR-team is ook verantwoordelijk voor de communicatie met nieuwe medewerkers vóór hun eerste werkdag. Denk aan welke documenten ze moeten aanleveren en waarom, waar ze zich op hun eerste werkdag moeten melden, wat ze mee moeten nemen en bij wie ze terechtkunnen met vragen.
Joanna Augustyn
People Operations Specialist, Tellent

Preboarding omvat alles tussen het accepteren van het aanbod en de eerste werkdag. Denk aan het opstellen van het contract, het verzamelen van de personeelsgegevens en documenten die nodig zijn voor de functie en volgens de wetgeving van het betreffende land, het regelen van de salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden en het klaarzetten van IT-middelen.

Ook tijdens de preboarding geldt de AVG: verzamel alleen de persoonsgegevens die je voor een specifiek doel nodig hebt en geef alleen toegang aan medewerkers die deze gegevens nodig hebben voor hun werk.

Ook na een goed verlopen werving- en selectieproces kan er in deze periode ongemerkt iets misgaan.

Tussen het moment dat het contract wordt getekend en het moment dat iemand begint, kan nog behoorlijk wat tijd zitten. Zorg er daarom voor dat je ook in deze periode contact houdt met de nieuwe medewerker.
Marieke Drees
VP of People, Tellent

Tijdens de preboarding kun je nieuwe medewerkers alvast hun persoonsgegevens laten invullen en relevante documenten laten uploaden, ook als ze nog geen bedrijfsaccount hebben. Zo voorkom je dat HR gegevens handmatig moet overnemen of ontbrekende informatie zelf moet aanvullen.

Bovendien heb je voor de eerste werkdag alles gegevens al verzameld, zodat de nieuwe medewerker zich direct kan richten op wat er belangrijk is: het leren kennen van de nieuwe collega's en taken.

2. De eerste werkdag

Verantwoordelijk: de manager (voor het team) en het HR-team (voor de praktische zaken).

Start: de startdatum van de nieuwe medewerker.

Klaar als: alle inloggegevens, werkmiddelen en toegangsrechten werken, de nieuwe medewerker kennis heeft gemaakt met het team en er een buddy of vast aanspreekpunt is aangewezen.

Op de eerste werkdag draait het vooral om een warm welkom, niet om het overbrengen van zoveel mogelijk informatie. Heet de nieuwe medewerker welkom, neem het programma door en controleer of alle inloggegevens, werkmiddelen en toegangsrechten werken.

Laat de nieuwe medewerker kennismaken met de manager en het team, geef een rondleiding op kantoor (of een digitale rondleiding als iemand op afstand werkt) en leg uit hoe de belangrijkste praktische zaken zijn geregeld.

De manager is vanaf het begin verantwoordelijk voor het inwerkprogramma binnen het team. Wijs ook een buddy of vast aanspreekpunt aan, zodat de nieuwe medewerker weet bij wie diegene met vragen terechtkan.

3. De eerste werkweek

Verantwoordelijk: de manager, met ondersteuning van de buddy.

Start: het einde van de eerste werkdag.

Klaar als: de nieuwe medewerker kennis heeft gemaakt met directe collega's en belangrijke betrokkenen, regelmatig contact heeft gehad met de manager en weet wat de belangrijkste prioriteiten  zijn.

De eerste week draait om kennismaken, wegwijs worden en vertrouwd raken met het werk. Plan korte kennismakingsgesprekken met directe collega's en andere belangrijke betrokkenen. Zorg daarnaast voor regelmatige contactmomenten met de manager, zodat de nieuwe medewerker vragen kan stellen en jullie samen de prioriteiten kunnen bepalen.

Geef nieuwe medewerkers ook de tijd om vertrouwd te raken met de tools en werkwijzen die ze dagelijks nodig hebben. Betrek ze vanaf het begin bij de overleggen en communicatiekanalen waarin het team samenwerkt.

4. De eerste 90 dagen

Verantwoordelijk: de manager.

Start: het einde van de eerste werkweek.

Klaar als: de nieuwe medewerker steeds zelfstandiger werkt aan de belangrijkste doelen van de functie en de manager de voortgang regelmatig bespreekt.

In de eerste 90 dagen gaat een nieuwe medewerker steeds meer bijdragen aan het team. Veel organisaties gebruiken hiervoor een 30-60-90-dagenplan. In de eerste maand leert de medewerker de functie en de belangrijkste tools kennen, in de tweede maand krijgt diegene meer verantwoordelijkheden en in de derde maand werkt de medewerker steeds zelfstandiger.

Zo'n plan geeft richting, maar om te zien of iemand vooruitgang boekt, zijn regelmatige gesprekken met de manager belangrijk. Bespreek daarin de voortgang aan de hand van de doelen van de functie, bijvoorbeeld aan de hand van het functieprofiel. Zo kun je op tijd ondersteuning bieden en voorkomen dat iemand vastloopt.

Let op: deze 90 dagen zijn natuurlijk wel iets anders dan de proeftijd. Een proeftijd duurt in Nederland maximaal twee maanden en moet schriftelijk zijn vastgelegd, bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst (zie de uitleg van de Rijksoverheid over de duur van de proeftijd). Het 30-60-90-dagenplan is dus slechts een hulpmiddel om het inwerken te plannen en heeft geen juridische betekenis.

5. Het einde van het eerste jaar

Verantwoordelijk: de manager, met ondersteuning van het HR-team bij de overgang.

Start: het einde van de intensieve inwerkperiode.

Klaar als: de medewerker en manager de voortgang, verwachtingen en ontwikkelbehoeften hebben besproken, de onboarding overgaat in de reguliere ontwikkel- en beoordelingsgesprekken en de feedback van de nieuwe medewerker is vastgelegd.

In deze fase gaat onboarding geleidelijk over in de reguliere gesprekken over ontwikkeling en prestaties. Organisaties die hun onboardingtraject over zes of twaalf maanden verspreiden, kunnen een extra gesprek inplannen om te bespreken hoe het gaat, of de verwachtingen over de functie duidelijk zijn en waar de medewerker zich verder in wil ontwikkelen. Daarnaast kun je nagaan of er nog zaken uit de onboardingperiode openstaan.

Dit is ook een goed moment om de nieuwe medewerker te vragen wat goed ging tijdens de onboarding en wat beter kan. Met die feedback kun je het onboardingproces voor toekomstige medewerkers verbeteren.

Wie is verantwoordelijk voor het hele onboardingproces?

Een belangrijk uitgangspunt is dat onboarding een gezamenlijk proces is, dat HR coördineert en verschillende teams samen uitvoeren.

Meestal coördineert het HR-team dus het onboardingproces, maar dat betekent niet dat HR alle taken zelf uitvoert. Wijs binnen het HR-team één persoon aan die het overzicht, de planning en de voortgang van begin tot eind bewaakt. Daarnaast is elk betrokken team verantwoordelijk voor zijn eigen taken binnen het proces.

Bedrijven zien onboarding en offboarding vaak als HR-processen, terwijl het eigenlijk bedrijfsprocessen zijn waarbij meerdere teams betrokken zijn. HR kan de coördinatie op zich nemen, maar een goed resultaat vraagt om een duidelijk ingericht proces en goede samenwerking tussen de betrokken teams.
Joanna Augustyn
People Operations Specialist, Tellent

 

Voor een goede coördinatie is één duidelijk aanspreekpunt nodig. Deze persoon bewaakt de voortgang en planning van het hele proces, zonder alle taken zelf uit te voeren.

Er moet één duidelijke eindverantwoordelijke voor het hele proces zijn. In de meeste bedrijven is dat de People Operations Specialist, maar dat betekent niet dat HR elke taak zelf uitvoert.
Joanna Augustyn
People Operations Specialist, Tellent

Dat uitgangspunt geldt ook nadat een nieuwe medewerker is aangenomen. Marieke Drees, VP of People bij Tellent, legt uit: "We proberen de Talent Acquisition Specialist, de People Operations Specialist en de HR Business Partner samen te laten werken, zodat de hele onboarding een positieve ervaring blijft. De Talent Acquisition Specialist blijft ook na het tekenen van het contract betrokken, want het aannemen van een medewerker is pas het begin van diens loopbaan binnen de organisatie."

Elk team is vervolgens verantwoordelijk voor zijn eigen taken binnen het onboardingproces. In de tabel hieronder zie je een voorbeeld van hoe je de verantwoordelijkheden kunt verdelen. Gebruik dit als uitgangspunt en pas de verdeling aan op de inrichting van jouw organisatie.

Team

Verantwoordelijkheden

HR-team

Coördinatie en planning van het onboardingproces, vastleggen van het dienstverband en beheren van personeelsgegevens

IT

Klaarzetten van werkmiddelen, aanmaken van accounts en regelen van toegang tot systemen en tools

Salarisadministratie

Verwerken van salarisgegevens en verzorgen van de salarisadministratie

Finance

Regelen van overige financiële en beloningsgerelateerde zaken

Manager

Begeleiding binnen het team, kennismakingen, het inwerkprogramma en kennisoverdracht

Met deze verdeling houdt het HR-team de workflow gaande, terwijl alle andere betrokkenen precies weten welke taken bij hen horen.

Waar het onboardingproces vastloopt

Tijdens de onboarding voert elk team zijn eigen taken vaak prima uit. Waar het wel regelmatig misgaat, is bij de afstemming en overdracht tussen teams. Taken worden bijvoorbeeld niet op tijd overgedragen of het is onduidelijk wie de volgende stap moet zetten.

De grootste knelpunten ontstaan bij de overdracht tussen teams, bijvoorbeeld van recruitment naar HR, van HR naar de salarisadministratie of van HR naar IT. Vaak is niet duidelijk wie verantwoordelijk is voor het zetten van de volgende stap. Het probleem zit dus vooral in de samenwerking tussen teams, niet zozeer in de uitvoering van de afzonderlijke taken.
Joanna Augustyn
People Operations Specialist, Tellent

Vaak ontstaat er vertraging in het onboardingproces doordat iemand de volgende stap te laat in gang zet.

Hoeveel voorbereidingstijd een team nodig heeft, verschilt per organisatie. Volgens Joanna heeft IT bijvoorbeeld ongeveer twee weken nodig om werkmiddelen klaar te zetten: "Vertragingen komen vaak voor: dat is het grootste knelpunt. We hebben vaste termijnen waarbinnen dingen moeten gebeuren. IT moet bijvoorbeeld minstens twee weken voor de startdatum weten dat er iemand begint, zodat ze apparatuur kunnen bestellen en de laptop kunnen voorbereiden."

Daarnaast komen twee andere problemen regelmatig voor. Het eerste is onjuiste of verouderde informatie, bijvoorbeeld een programma voor de eerste werkdag dat niet is bijgewerkt omdat de verantwoordelijke collega afwezig is.

Het tweede is een te grote afhankelijkheid van één persoon, waardoor het proces stilvalt zodra diegene er niet is. Leg daarom de verschillende stappen en verantwoordelijkheden vast en zorg dat alle betrokkenen weten waar ze deze informatie kunnen vinden. Zo loopt het onboardingproces ook door als iemand afwezig is.

Als iemand op vakantie is, mag het proces niet stilvallen. Richt het juist zo in dat het werk gewoon doorgaat als iemand afwezig is. Leg de stappen en verantwoordelijkheden duidelijk vast op een centrale plek, zodat collega's het werk gemakkelijk kunnen overnemen.
Joanna Augustyn
People Operations Specialist, Tellent

Zo bouw je een herhaalbare onboardingworkflow

Nu je weet waar het onboardingproces kan vastlopen, kun je aan de slag met het verbeteren ervan. Daarbij is de volgorde belangrijk: breng eerst het proces en de gegevens op orde, zorg daarna voor een vaste werkwijze en ga pas dan automatiseren. Als je een proces automatiseert dat nog niet goed werkt, los je de onderliggende problemen namelijk niet op.

Pak het stap voor stap aan:

  1. Leg vast wie verantwoordelijk is en welke gegevensbron je als uitgangspunt gebruikt.

  2. Beschrijf de verschillende stappen en overdrachten tussen teams.

  3. Standaardiseer de taken die bij elke medewerker terugkomen.

  4. Automatiseer het proces zodra de werkwijze goed werkt stabiel is.

Zorg eerst dat gegevens en verantwoordelijkheden kloppen

Personeelsgegevens vormen de basis van het onboardingproces. Daarom is het belangrijk om deze gegevens vanaf het begin correct vast te leggen.

Personeelsgegevens zijn de basis. Als de gegevens aan het begin niet kloppen, werkt die fout door in de salarisadministratie, de secundaire arbeidsvoorwaarden, IT, juridische documenten en rapportages.
Joanna Augustyn
People Operations Specialist, Tellent

Bepaal voor elk onderdeel van de personeelsgegevens wat de centrale gegevensbron is, zodat teams verderop in het proces erop kunnen vertrouwen. Het HRIS (je HR-systeem) bevat meestal de basisgegevens van medewerkers, terwijl de salarisadministratie haar eigen berekeningen en administratie bijhoudt. Als nieuwe medewerkers tijdens de preboarding zelf hun gegevens invoeren, hoef je ook minder aannames te doen. Marieke zegt het zo: "Je ziet ook dat de medewerker echt zelf de regie heeft. Zo kunnen wij geen fouten maken of aannames doen."

Leg het proces vast, standaardiseer en automatiseer daarna

Beschrijf eerst de stappen van het onboardingproces, zodat alle betrokkenen weten wat er moet gebeuren en wie waarvoor verantwoordelijk is. Maak vervolgens een checklist of sjabloon van de taken die steeds terugkomen. Daarna kun je het proces automatiseren, bijvoorbeeld met automatische herinneringen, taaktoewijzingen en koppelingen tussen je Applicant Tracking System (ATS), HRIS en salarisadministratie. Zo voorkom je dat gegevens meerdere keren moeten worden ingevoerd.

Die volgorde is belangrijk. En daar is een goede reden voor:

Verbeter eerst het proces voordat je nieuwe technologie inzet. Zorg dat duidelijk is wie verantwoordelijk is voor de gegevens, welk systeem als centrale gegevensbron dient en wanneer informatie tussen teams wordt overgedragen. Als die afspraken ontbreken, lost een extra tool de problemen niet op. Met automatisering kun je een goed proces efficiënter maken, maar ook bestaande problemen in stand houden.
Joanna Augustyn
People Operations Specialist, Tellent

Als je een goed werkende workflow hebt, kun je met automatisering zorgen dat de juiste taken op het juiste moment bij de juiste personen terechtkomen. Zo ben je minder afhankelijk van één persoon die alles moet onthouden.

Richt het in op groei

Zorg voor een gestructureerd onboardingproces voordat je organisatie verder groeit. Naarmate je meer medewerkers aanneemt, kost het handmatig uitvoeren van alle onboardingtaken je HR-team steeds meer tijd. 

Naarmate je bedrijf groeit, neemt ook de hoeveelheid administratief werk toe. Je wilt voorkomen dat je steeds meer mensen nodig hebt om al het papierwerk bij te houden. Richt je daarom op processen die met je organisatie meegroeien, zodat je meer tijd overhoudt voor wat echt belangrijk is, zoals een goede onboarding van nieuwe medewerkers.
Marieke Drees
VP of People, Tellent

Volgens Marieke wordt de administratieve druk vooral merkbaar bij organisaties met ongeveer 20 tot 50 medewerkers, wanneer HR vaak nog uit één persoon bestaat. Dat verschilt natuurlijk per organisatie. Wel geldt: hoe meer medewerkers je aanneemt en hoe complexer het onboardingproces wordt, hoe meer voordeel je hebt van het automatiseren van terugkerende administratieve taken.

Als je organisatie verder groeit en er meer managers bijkomen, helpen selfservice en een duidelijke taakverdeling om te voorkomen dat alle beslissingen en taken rondom onboarding via HR moeten lopen. Twijfel of je al toe bent aan het investeren in HR-software? In dit artikel leggen we uit wanneer het een goed moment is om van Excel over te stappen naar HR-software.

Zo meet je of je onboardingproces werkt

Een volledig afgevinkte onboardingchecklist laat zien dat alle taken zijn uitgevoerd. Maar dat betekent nog niet dat de nieuwe medewerker zijn draai heeft gevonden binnen de functie en de organisatie. Kijk daarom niet alleen of het proces goed verloopt, maar ook hoe de nieuwe medewerker de onboarding ervaart en zich ontwikkelt.

Signalen om op te letten:

  • Afronding van het proces: Waren werkmiddelen, accounts, de salarisadministratie, documenten, kennismakingen en andere belangrijke taken op tijd geregeld?

  • Feedback van de nieuwe medewerker: Kreeg de medewerker in elke fase voldoende informatie, werkmiddelen en ondersteuning?

  • Duidelijkheid over de rol: Weet de nieuwe medewerker wat er van hem of haar wordt verwacht en hoe de prestaties worden beoordeeld?

  • Voortgang op de eerste doelen: Boekt de medewerker voldoende vooruitgang op de doelen voor de eerste 30, 60 en 90 dagen?

  • Tijd tot zelfstandig werken: Hoelang duurt het voordat de medewerker de belangrijkste taken zelfstandig kan uitvoeren, met de gebruikelijke ondersteuning?

  • Vroegtijdig vertrek: Zijn er patronen te herkennen in medewerkers die kort na hun start vertrekken? En wijzen die op problemen met de werving, verwachtingen, begeleiding of onboarding?

Kijk vooral naar patronen en trek geen conclusies op basis van één meetpunt. Een laptop die te laat wordt geleverd, wijst bijvoorbeeld op een probleem in het proces. Blijkt uit gesprekken dat nieuwe medewerkers vaak niet goed weten wat er van hen wordt verwacht? Dan kan dat liggen aan de begeleiding door de manager, onduidelijke functieafspraken of onvoldoende training. Door regelmatig feedback te verzamelen, ontdek je waar het misgaat en wat je kunt verbeteren.

Hoe Tellent het onboardingproces ondersteunt

Tijdens de onboarding verzamel je al vóór de eerste werkdag gevoelige gegevens, zoals contracten, persoonsgegevens en andere documenten. Het is belangrijk dat alle betrokken teams hier zorgvuldig mee omgaan.

Tellent HR is daarop ingericht en maakt gebruik van ISO-gecertificeerde infrastructuur die voldoet aan de AVG. Het platform brengt personeelsgegevens samen op één centrale plek en verbindt de verschillende stappen van het onboardingproces. Zo voorkom je dat gegevens meerdere keren moeten worden ingevoerd en verklein je de kans op fouten bij de overdracht tussen HR, IT en de salarisadministratie.

Met Journeys maak je van preboarding en onboarding herbruikbare workflows. Je koppelt taken aan verantwoordelijke medewerkers en stelt deadlines in. Zo is voor iedereen duidelijk wie wat moet doen en wanneer, zonder dat iemand alle stappen zelf hoeft te onthouden.

Wat ik prettig vind aan Journeys, is dat je van een persoonlijke checklist een vaste, herhaalbare workflow maakt. Niet één persoon hoeft alle stappen te onthouden: het proces zorgt ervoor dat de juiste taken op het juiste moment bij de juiste mensen terechtkomen.
Joanna Augustyn
People Operations Specialist, Tellent

Doordat de wervingsgegevens en HR-gegevens met elkaar verbonden zijn, hoeft een nieuwe medewerker zijn of haar gegevens maar één keer in te voeren. Vervolgens zijn die gegevens beschikbaar in de systemen waar ze nodig zijn, bijvoorbeeld voor prestatiemanagement, salarisadministratie en rapportages. Zo voorkom je dat gegevens handmatig moeten worden overgenomen.

Eerst moest ik de medewerker handmatig in ons HRIS aanmaken en daarna ook nog handmatig toevoegen aan de module voor beoordelingen. Dat is nu niet meer nodig en dat scheelt me heel veel uren.
Marieke Drees
VP of People, Tellent

Volgende stappen

Breng eerst je huidige onboardingproces in kaart voordat je aanpassingen doet aan je tools. Kijk vooral naar de momenten waarop teams taken aan elkaar overdragen. Daar valt namelijk vaak de meeste winst te behalen.

Doe daarna een korte zelfcheck. Wie is verantwoordelijk voor elke fase, vanaf het accepteren van het aanbod tot het einde van de onboarding? Krijgt IT voldoende tijd om alles voor te bereiden? En staat het hele proces ergens beschreven, zodat een collega taken kan overnemen als iemand afwezig is?

Bekijk het proces ook vanuit de nieuwe medewerker. Weet diegene wat de volgende stappen zijn, bij wie je met vragen terechtkunt, wat er in de eerste weken wordt verwacht en hoe de voortgang wordt besproken? Een workflow kan op papier perfect zijn ingericht, terwijl de nieuwe medewerker toch met vragen blijft zitten.

Om eventuele knelpunten aan te pakken, kun je deze gratis onboardingchecklist van Robert Half als uitgangspunt gebruiken en aanpassen aan jouw organisatie.

Een onboardingproces dat blijft werken

Een goed onboardingproces begint met een paar belangrijke keuzes. Zorg voor duidelijke verantwoordelijkheden, één centrale gegevensbron en een vastgelegde werkwijze. Zo blijft het proces ook goed verlopen in drukke wervingsperiodes, wanneer een verantwoordelijke collega afwezig is of als je organisatie groeit.

Maar een goed ingericht proces is niet genoeg. Uiteindelijk gaat het er ook om dat nieuwe medewerkers de juiste werkmiddelen, duidelijke verwachtingen, waardevolle contacten en voldoende begeleiding krijgen om hun draai te vinden. Een goed onboardingproces zorgt dus niet alleen voor een soepele samenwerking tussen teams, maar ook voor een prettige start voor de nieuwe medewerker.

Wil je personeelsgegevens en onboardingtaken op één plek beheren? Ontdek dan hoe Tellent HR je ondersteunt bij het hele onboardingproces, van preboarding tot de verdere ontwikkeling van medewerkers. Je kunt ook een demo aanvragen om te zien hoe het platform aansluit op de werkwijze van jouw organisatie.