HR-software vs Excel: wanneer stap je over?

De meeste HR-teams doen hun HR-administratie in Excel, lang voordat HR-software in beeld komt. Excel is gratis en werkt prima zolang je organisatie klein is. Maar naarmate je bedrijf groeit en er meer medewerkers bijkomen, neemt ook het aantal tabbladen en bestanden toe. Voor je het weet, ben je meer tijd kwijt aan het bijwerken van spreadsheets dan aan je medewerkers.

Hoe graag je ook overzicht wilt houden over personeelsdossiers, verlof en onboarding, het wordt steeds lastiger. Gegevens staan verspreid over verschillende bestanden, wijzigingen worden over het hoofd gezien en op een gegeven moment weet niemand meer zeker welke versie de juiste is. Daardoor kost het steeds meer moeite om eenvoudige vragen te beantwoorden en neemt het vertrouwen in de gegevens af.

In deze gids lees je wanneer het verstandig is om over te stappen van Excel naar HR-software. Je ontdekt aan welke signalen je herkent dat Excel niet meer voldoet en welke rol groei en de AVG daarbij spelen. Ook lees je hoe je de overstap maakt zonder dat je dagelijkse HR-werkzaamheden in de knel komen.

Belangrijkste punten

• Een HRIS brengt alle personeelsgegevens samen in één systeem. In Excel werk je met losse bestanden, waardoor gegevens al snel van elkaar kunnen verschillen.

• Je bent toe aan HR-software als personeelsdossiers verspreid staan, vragen blijven liggen, verlofaanvragen zoekraken en je niet meer volledig op je rapportages kunt vertrouwen.

• De knelpunten ontstaan vaak geleidelijk. Eerst raken gegevens verspreid over verschillende bestanden, daarna kost de administratie steeds meer tijd en uiteindelijk willen managers zelf toegang tot de informatie.

• Ook wet- en regelgeving, zoals de AVG, en de voorbereiding op audits kunnen belangrijke redenen zijn om over te stappen.

• Breng voordat je overstapt eerst je HR-processen in kaart en leg vast wie waarvoor verantwoordelijk is. HR-software automatiseert namelijk niet alleen goed ingerichte processen, maar ook processen die niet goed werken.

Wat is het verschil tussen HR-software en Excel?

In Excel staan personeelsgegevens vaak verspreid over verschillende bestanden die je handmatig moet bijwerken.

Een HR-informatiesysteem (HRIS) brengt al die gegevens samen op één centrale plek. Je beheert er onder andere personeelsdossiers, verlof, documenten en rapportages. De informatie blijft op elkaar afgestemd en je bepaalt per rol wie welke gegevens mag inzien of aanpassen.

Het grootste nadeel van Excel is de versnippering. Als gegevens verspreid staan over verschillende bestanden, wordt het steeds lastiger om het overzicht te bewaren. Welke versie is de juiste? Zijn alle wijzigingen verwerkt? En wie is verantwoordelijk voor het bijhouden van de gegevens?

Met een HRIS werk je vanuit één centrale gegevensbron, zodat iedereen met de juiste rechten toegang heeft tot dezelfde actuele informatie.

Joanna Augustyn, People Operations Specialist bij Tellent, noemt personeelsgegevens ‘het fundament’. Als die gegevens niet kloppen, werkt dat door in de salarisadministratie, secundaire arbeidsvoorwaarden en rapportages. Door alle gegevens van een medewerker in één centraal personeelsdossier bij te houden, voorkom je dat er verschillende versies ontstaan.

In de tabel hieronder zie je hoe Excel en een HRIS van elkaar verschillen bij veelvoorkomende HR-taken.

Signalen dat Excel niet meer volstaat voor je HR-administratie

Dat Excel tekortschiet, merk je meestal eerst in het dagelijkse werk. Je kunt niet direct zien wie er volgende week afwezig is, verlofaanvragen blijven dagenlang in mailboxen liggen en het aantal medewerkers in je Excel-overzicht blijkt niet helemaal te kloppen.

Ook de kwaliteit van je gegevens loopt risico. Fouten in Excel, zoals een verkeerde formule of een verouderd tabblad, vallen nauwelijks op en zijn lastig te achterhalen. Bij personeelsgegevens kan zelfs een kleine fout doorwerken in de salarisadministratie en rapportages.

Naarmate je organisatie groeit, neemt ook de druk op HR toe. Hoe groter die druk, hoe meer HR-software kan helpen. Daarbij zijn grofweg drie fases te onderscheiden, die we hieronder per teamgrootte beschrijven.

Van 0 tot 20 medewerkers: personeelsgegevens staan overal verspreid

In het begin staan personeelsgegevens vaak verspreid over verschillende plekken. Een deel staat op iemands persoonlijke Drive, een deel in e-mails en een deel in een formulier dat niemand meer bijhoudt.

Bij deze omvang is het vooral belangrijk om alle gegevens op één centrale plek samen te brengen, zodat recruitment, de salarisadministratie en managers met dezelfde informatie werken.

Van 20 tot 50 medewerkers: de administratie wordt te veel voor één persoon

In deze fase wordt het voor één HR-medewerker steeds lastiger om al het terugkerende administratieve werk bij te houden. Onboarding, verlofaanvragen en het beantwoorden van eenvoudige vragen nemen een groot deel van de werkdag in beslag. Door deze routinetaken te automatiseren en medewerkers via selfservice zelf hun gegevens te laten inzien en aanpassen, bespaar je veel tijd.

Marieke Drees, VP of People bij Tellent, heeft dat zelf meegemaakt:

Al die vragen kosten bij elkaar opgeteld veel tijd. Als medewerkers zelf hun verlofsaldo kunnen inzien, hoeven ze daarvoor niet meer bij HR aan te kloppen. Zo houd je meer tijd over voor andere HR-werkzaamheden.

Van 50 tot 100 medewerkers: managers hebben zelf toegang nodig

Vanaf ongeveer 50 medewerkers wordt het steeds belangrijker dat managers zelf toegang hebben tot de gegevens van hun team. Als elke wijziging via HR moet lopen, ontstaan er vertragingen en gaan managers op zoek naar eigen oplossingen. Door managers inzicht te geven in het verlof en de afwezigheid van hun team, kunnen ze zelf het overzicht houden zonder daarvoor aparte Excel-bestanden bij te houden.

Compliance en audits: het risico dat veel HR-teams onderschatten

Bij de keuze tussen Excel en HR-software geven wet- en regelgeving en audits vaak de doorslag. In Excel en gedeelde mappen is het lastig om bij te houden wie welke gegevens heeft gewijzigd. Bovendien kan iemand met toegang tot een map vaak alle bestanden daarin bekijken. Ook blijven oude personeelsdossiers soms langer bewaard dan nodig is.

In Nederland houdt de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) toezicht op de naleving van de AVG. De AP kan boetes opleggen aan organisaties die de privacyregels overtreden. Ook overtredingen rond personeelsgegevens kunnen tot sancties leiden. Onzorgvuldig omgaan met personeelsgegevens brengt dus een reëel financieel risico met zich mee.

Een HRIS helpt om deze risico's te verkleinen. Je kunt per rol instellen wie toegang heeft tot welke gegevens, auditlogs opvragen en herinneringen instellen voor bewaartermijnen en documenten die binnenkort verlopen.

Excel waarschuwt je bijvoorbeeld niet automatisch als de aanzegtermijn van een tijdelijk contract nadert. Bij tijdelijke contracten van zes maanden of langer moet je een medewerker in de regel uiterlijk een maand voor de einddatum schriftelijk laten weten of het contract wordt verlengd. Doe je dat niet of te laat, dan kan de medewerker recht hebben op een vergoeding van maximaal één maandsalaris.

Marieke noemt het handmatig bijhouden van gewerkte uren en geldige identiteitsbewijzen “een nachtmerrie bij elke audit”. Ook de beveiliging van personeelsgegevens speelt een belangrijke rol. Volgens Marieke bieden standaardtools zoals Google Drive daarvoor niet altijd voldoende bescherming.

Wat overstappen op HR-software je team oplevert

Het grootste voordeel van HR-software is de tijd die je ermee bespaart. Door herinneringen, verlofaanvragen, onboarding en terugkerende administratieve taken te automatiseren, houd je elke week uren over. Daardoor hoef je minder snel extra HR-medewerkers aan te nemen als je organisatie groeit.

Minstens zo belangrijk is waar je team de vrijgekomen tijd aan kan besteden.

Rapportages zijn daar een goed voorbeeld van. Als gegevens verspreid staan over verschillende bestanden, weet je nooit zeker of je met de juiste cijfers werkt. Bovendien kost het veel tijd om steeds opnieuw dezelfde rapportages in Excel samen te stellen.

Zoals Marieke zegt: “Als ik elke week een dag rapportages bouw op basis van Excel-bestanden, word ik daar niet blij van.”

Waar let je op bij het kiezen van je eerste HRIS?

Bij het kiezen van je eerste HRIS zijn vijf zaken belangrijk: gebruiksgemak, koppelingen met je salaris- en financiële administratie, ondersteuning bij het naleven van de AVG, implementatietijd en kosten.

Bepaal voordat je met leveranciers in gesprek gaat welke functies je echt nodig hebt en welke mooi meegenomen zijn. Zo voorkom je dat je je keuze laat bepalen door een lange lijst met functies die niet allemaal even belangrijk zijn.

Een paar praktische punten voordat je een shortlist maakt:

• Breng eerst je huidige tools in kaart. Kijk vooral naar je salaris- en financiële administratie. De koppelingen met deze systemen bepalen voor een groot deel of een HRIS je daadwerkelijk handmatig werk bespaart.

• Kies een systeem dat met je meegroeit. Houd niet alleen rekening met het huidige aantal medewerkers, maar ook met de groei die je de komende jaren verwacht.

• Betrek directie en IT of security op tijd. Zij willen vaak meebeslissen over systemen waarin persoonsgegevens worden verwerkt.

Kijk ook goed hoe het HRIS je helpt om aan de AVG te voldoen. Volgens de AVG ben je als werkgever vrijwel altijd verplicht om een verwerkingsregister bij te houden. Voor organisaties met minder dan 250 medewerkers bestaan uitzonderingen, maar die gelden onder meer niet als je structureel persoonsgegevens verwerkt. En dat is bij personeelsgegevens doorgaans het geval.

Vraag leveranciers daarom hoe hun systeem je helpt bij het bijhouden van een verwerkingsregister en het naleven van andere AVG-verplichtingen.

Wil je verschillende oplossingen vergelijken? Lees dan ook onze gids over software voor personeelsbeheer.

Zo stap je over van Excel naar HR-software

Bij de overstap naar HR-software is het vooral belangrijk om duidelijk af te spreken wie waarvoor verantwoordelijk is. Leg ook vast hoe gegevens worden uitgewisseld tussen recruitment, HR, de salarisadministratie, financiële administratie, IT en managers.

Het overzetten van personeelsdossiers is vaak het makkelijkste deel. De meeste problemen ontstaan bij de overdracht van informatie tussen teams. Breng daarom eerst je processen in kaart, nog voordat je een leverancier kiest.

Die volgorde is belangrijk. Joanna waarschuwt: “Je kunt een goed proces automatiseren, maar een slecht proces net zo makkelijk.”

In de praktijk kun je de overstap als volgt aanpakken:

1. Bepaal wie waarvoor verantwoordelijk is. Leg voor elk type personeelsgegeven vast wie het beheert en welk systeem de centrale gegevensbron is.

2. Breng je huidige administratie in kaart. Maak een overzicht van alle Excel-bestanden, formulieren en documenten die je voor je personeelsadministratie gebruikt.

3. Maak afspraken over de samenwerking. Leg vast hoe en wanneer informatie wordt overgedragen tussen recruitment, HR, de salarisadministratie, IT en managers.

4. Zet je personeelsgegevens over. Importeer de gegevens in het nieuwe HR-systeem.

5. Automatiseer terugkerende processen. Richt workflows in, zodat belangrijke stappen niet meer afhankelijk zijn van het geheugen van één persoon.

Houd er rekening mee dat Excel na de overstap niet meteen uit alle processen verdwijnt. Sommige teams zullen voorlopig nog gegevens exporteren of met spreadsheets werken. Marieke adviseert daarom om ervoor te zorgen dat “de migratie van gegevens eenvoudig is en je HRIS-leverancier een duidelijke planning geeft van wat je kunt verwachten”.

Hoe Tellent HR je helpt bij de overstap van Excel

Met Tellent HR beheer je personeelsdossiers, tijdregistratie, afwezigheid en rapportages in één beveiligd systeem. Het platform is ontwikkeld en wordt gehost in Europa, op ISO-gecertificeerde infrastructuur die voldoet aan de AVG.

In de werknemersdatabase heeft elke medewerker een eigen personeelsdossier. Dit dossier vormt de centrale gegevensbron voor andere HR-processen. Pas je gegevens aan, dan worden deze automatisch bijgewerkt op alle gekoppelde plekken binnen het systeem.

Tellent HR kun je koppelen met Tellent Recruitee, het Applicant Tracking System (ATS) van Tellent. Gebruik je beide systemen, dan kun je gegevens van nieuwe medewerkers rechtstreeks overdragen van recruitment naar onboarding. Zo voorkom je dat je na het ondertekenen van het contract dezelfde gegevens opnieuw moet invoeren. Juist bij die overdracht van recruitment naar HR gaat het met Excel vaak als eerste mis.

Ook het onboarden van nieuwe medewerkers wordt eenvoudiger. Met Journeys van Tellent HR richt je het onboardingproces één keer in. Vervolgens krijgen de nieuwe medewerker, HR, de manager en IT automatisch de juiste taken toegewezen. Zo hoef je niet bij elke nieuwe medewerker opnieuw een checklist op te stellen en handmatig bij te houden.

Voor compliance stel je per rol in welke velden iemand mag zien. Daarnaast stel je herinneringen in voor bewaartermijnen en exporteer je een auditlog wanneer dat nodig is.

Omdat verlof en afwezigheid op dezelfde plek staan als de personeelsdossiers, zien managers het verlof van hun team zonder een eigen Excel-bestand bij te houden.

Gebruik je Visma Nmbrs voor je salarisadministratie? Dan kun je dit systeem koppelen aan Tellent HR. Deze koppeling is momenteel beschikbaar als bèta. Hiermee synchroniseer je personeelsgegevens tussen beide systemen en kun je loonstroken rechtstreeks in Tellent HR bekijken.

Het juiste moment om over te stappen

Het perfecte moment om over te stappen bestaat eigenlijk niet. Maar weinig HR-teams die de overstap hebben gemaakt, hadden achteraf liever langer gewacht. Marieke kijkt er zo op terug:

Bekijk het Tellent HR-platform om te zien hoe je personeelsgegevens, verlof en onboarding beheert in één systeem dat met je organisatie meegroeit. Zo krijg je een beter beeld van de mogelijkheden en kun je bepalen of dit voor jouw organisatie het juiste moment is om over te stappen van Excel naar HR-software.

Veelgestelde vragen