Urenregistratie van personeel: wat is verplicht en hoe regel je het?

Als je bedrijf nog klein is, kun je gewerkte uren, pauzes, overuren en verlof meestal prima handmatig bijhouden. Maar naarmate je bedrijf groeit, wordt dat steeds lastiger. Verschillende Excel-bestanden, losse e-mails en informatie die op meerdere plekken staat: het overzicht raakt al snel zoek. Misschien lijkt alles nog goed te gaan, totdat een salarisstrook niet klopt, er een controle voor de deur staat of onduidelijk is wie er volgende week vrij is.

Om weer rust en overzicht te creëren, helpt het om werktijden en afwezigheid op één centrale plek bij te houden. Zo kun je vanuit één systeem de salarisadministratie, personeelsplanning en naleving van wet- en regelgeving regelen.

In deze gids lees je aan welke Europese en Nederlandse regels je moet voldoen, hoe je een registratiemethode kiest die past bij de manier waarop je medewerkers werken en waarom het verstandig is om een systeem eerst te testen met een echte salarisverwerking voordat je een contract afsluit.

Belangrijkste punten

• Urenregistratie helpt je om medewerkers correct uit te betalen en de personeelsplanning op orde te houden. Gebruik je het vooral om medewerkers te controleren, dan kan dat het vertrouwen schaden. In sommige landen is dit bovendien in strijd met de regels.

• Sinds een uitspraak van het Europees Hof van Justitie in 2019 moeten EU-lidstaten werkgevers verplichten om de dagelijkse arbeidstijd van medewerkers bij te houden. In Nederland verplicht de Arbeidstijdenwet werkgevers om arbeids- en rusttijden te registreren. Hoe ze dat doen, mogen ze zelf bepalen.

• Urenregistraties bevatten persoonsgegevens. Leg daarom alleen vast wat nodig is, houd bij wie gegevens wijzigt en wanneer en maak duidelijke afspraken over bewaartermijnen.

• Excel kan prima werken voor een kleine organisatie. Maar zodra gegevens verspreid raken over verschillende bestanden en rapportages niet meer betrouwbaar zijn, is het tijd om over te stappen op een apart systeem.

• Investeer vooral in functies die handmatig werk besparen, zoals automatische berekening van overuren, verlofregistratie, een mobiele app waarmee medewerkers zelf hun gegevens kunnen beheren en een koppeling met de salarisadministratie.

• Er bestaat geen systeem dat voor iedere organisatie de beste keuze is. Kies een oplossing die past bij de omvang en werkwijze van je organisatie en test deze eerst met gegevens uit een echte salaris- of verlofperiode.

Wat is urenregistratie van personeel?

Urenregistratie geldt voor alle medewerkers, of ze nu op kantoor werken, thuiswerken of in een productiehal staan. Een medewerker in ploegendienst klokt bijvoorbeeld in via een terminal bij de ingang, terwijl een kantoormedewerker via de laptop een vrije dag aanvraagt. Beide gegevens worden in hetzelfde systeem vastgelegd, zodat je altijd een actueel en volledig overzicht hebt.

Tijdschrijven, aanwezigheidsregistratie en personeelsmonitoring: wat is het verschil?

De begrippen tijdschrijven, aanwezigheidsregistratie en personeelsmonitoring worden vaak door elkaar gebruikt. Toch zijn er belangrijke verschillen. Elk heeft een ander doel en vraagt om andere software. Daarom is het belangrijk om te weten wat je precies nodig hebt voordat je systemen gaat vergelijken.

Voor HR is vooral aanwezigheidsregistratie belangrijk. Hiermee houd je de gewerkte uren en afwezigheid van medewerkers bij voor de salarisadministratie en personeelsplanning. Personeelsmonitoring gaat een stap verder, doordat je ook het digitale gedrag van medewerkers volgt. Dit vraagt om extra aandacht voor privacy en kan het vertrouwen van medewerkers schaden.

Waarom een nauwkeurige urenregistratie belangrijk is

Met een nauwkeurige urenregistratie zorg je ervoor dat medewerkers correct worden uitbetaald, overuren goed worden verwerkt en je een betrouwbare personeelsplanning kunt maken. Daarnaast krijg je inzicht in patronen die anders misschien onopgemerkt blijven. Denk aan regelmatig kort verzuim, verlofdagen die niet worden opgenomen of teams die structureel overwerken.

Deze signalen worden vooral waardevol als je ze combineert met andere HR-gegevens. Nishma Kamdar, Global HR Business Partner (HRBP) bij Tellent, benadrukt hoe belangrijk het is om deze gegevens bij te houden:

Volgens Eurostat werkte 3,4% van de werknemers in de EU in 2024 gewoonlijk 49 uur of meer per week, tegenover 27,5% van de zelfstandigen. Lange werkweken komen onder werknemers dus relatief weinig voor. Toch kunnen overuren binnen bepaalde teams of tijdens drukke periodes ongemerkt oplopen. Met een goede urenregistratie krijg je hier beter zicht op.

Urenregistratie helpt je dus niet alleen bij de salarisadministratie, maar ook bij het maken van een goede personeelsplanning. Met HR-rapportages en -analyses zet je geregistreerde uren om in overzichtelijke rapportages over bijvoorbeeld overuren, verzuim en personeelsbezetting. Zo kun je beter onderbouwde beslissingen nemen.

Is urenregistratie in de EU wettelijk verplicht?

Ja. Volgens het EU-recht moeten lidstaten ervoor zorgen dat werkgevers de dagelijkse arbeidstijd van hun medewerkers registreren. Hoe ze dit precies regelen, mogen de landen zelf bepalen.

Deze verplichting volgt uit een uitspraak van het Hof van Justitie van de EU van 14 mei 2019. Het Hof bepaalde dat werkgevers een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem moeten gebruiken om de dagelijkse arbeidstijd van medewerkers bij te houden. In een uitspraak van 19 december 2024 bevestigde het Hof deze verplichting opnieuw.

De Europese Arbeidstijdenrichtlijn schrijft zelf niet expliciet voor dat werkgevers werktijden moeten registreren. Wel stelt de richtlijn grenzen aan de arbeidstijd. Zo mogen medewerkers gemiddeld maximaal 48 uur per week werken, inclusief overuren, en hebben ze recht op minimale rusttijden.

Om te kunnen controleren of werkgevers zich aan deze regels houden, is een betrouwbare urenregistratie nodig. Daarom oordeelde het Hof in 2019 dat werkgevers de dagelijkse arbeidstijd moeten vastleggen. Zonder een goede registratie is het lastig om bij een controle of arbeidsconflict aan te tonen dat je aan de regels voldoet.

Zo werkt het in Nederland, Duitsland en Frankrijk

• Nederland. Volgens artikel 4:3 van de Arbeidstijdenwet moet je als werkgever een deugdelijke registratie van de arbeids- en rusttijden bijhouden. Zo kan worden gecontroleerd of je de wet naleeft. Je mag zelf bepalen hoe je de uren registreert. Een elektronisch systeem is niet verplicht.

• Duitsland. Het Bundesarbeitsgericht oordeelde in 2022 dat werkgevers op grond van de Duitse arbeidsomstandighedenwet (Arbeitsschutzgesetz) verplicht zijn om de gewerkte uren van medewerkers te registreren. Dit mag voorlopig ook handmatig. De Duitse regering werkt aan aanvullende wetgeving die elektronische urenregistratie verplicht moet stellen.

• Frankrijk. De Franse Code du travail bevat regels voor het bijhouden van gewerkte uren en rusttijden. Daarnaast stelt de Franse privacytoezichthouder CNIL eisen aan de manieren waarop werkgevers de aanwezigheid van medewerkers mogen controleren. Hierover lees je meer in de volgende sectie.

De regels verschillen per land en kunnen veranderen. Controleer daarom altijd welke verplichtingen gelden in de landen waar je organisatie actief is.

Zo voldoet je urenregistratie aan de AVG

Bij urenregistratie verwerk je persoonsgegevens van medewerkers. Daarom moet je rekening houden met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dat geldt voor digitale systemen, maar ook voor gestructureerde papieren registraties. Met deze drie maatregelen bescherm je de gegevens van je medewerkers:

1. Beperk de toegang. Registreer alleen de gegevens die je nodig hebt, bewaar ze veilig en zorg dat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben. Zo kunnen managers bijvoorbeeld wel werktijden en verlofgegevens inzien, maar geen gevoelige persoonsgegevens die ze niet nodig hebben.

2. Houd wijzigingen bij. Gebruik bij voorkeur een systeem dat vastlegt wie gegevens heeft aangepast, wat er is gewijzigd en wanneer. Zo kun je fouten makkelijker opsporen en wijzigingen achteraf controleren.

3. Hanteer duidelijke bewaartermijnen. Bewaar gegevens niet langer dan nodig en verwijder ze wanneer de bewaartermijn is verstreken. Stem de bewaartermijnen af met je functionaris gegevensbescherming (FG), als je die hebt, of met degene die binnen je organisatie verantwoordelijk is voor privacy. Houd daarbij rekening met wettelijke verplichtingen. 

Ook de manier waarop je werktijden registreert, verdient aandacht. Zo beschouwt de Franse privacytoezichthouder CNIL biometrisch inklokken of het standaard maken van een foto bij iedere klokregistratie als een te ingrijpende maatregel. Locatiebepaling om werktijden te controleren is in Frankrijk alleen toegestaan als er geen ander controlemiddel is, volgens een uitspraak van het Franse Hof van Cassatie uit 2018.

Soms moet je ook de ondernemingsraad betrekken voordat je een urenregistratiesysteem invoert. In Nederland heeft de ondernemingsraad volgens de Autoriteit Persoonsgegevens instemmingsrecht bij regelingen voor personeelsvolgsystemen. Hieronder vallen ook systemen waarmee je de aanwezgheid van medewerkers kunt controleren. 

In Duitsland heeft de Betriebsrat (de Duitse ondernemingsraad) medebeslissingsrecht bij werktijden en technische systemen waarmee je het gedrag of de prestaties van medewerkers kunt volgen. In Frankrijk moet je het CSE (de Franse ondernemingsraad) informeren en raadplegen voordat je systemen invoert waarmee je de activiteiten van medewerkers kunt controleren.

Signalen dat je urenregistratie in Excel niet meer werkt

Voor een klein team kan het prima werken om uren en verlof in Excel bij te houden. Maar naarmate je organisatie groeit en gegevens op steeds meer plekken staan, wordt het lastiger om het overzicht te bewaren. Herken je deze signalen?

• Uren en verlofgegevens staan verspreid over verschillende bestanden, gedeelde mappen en mailboxen.

• Bij een controle moet je geregistreerde uren en documenten handmatig verzamelen en controleren.

• Je durft niet volledig te vertrouwen op de cijfers over personeelsbezetting en verzuim.

• Kleine fouten komen steeds vaker voor naarmate je meer medewerkers in dienst neemt.

Met name bij een controle merk je hoe lastig het is als gegevens op verschillende plekken staan. Marieke Drees, VP of People bij Tellent, benadrukt dit:

Heb je een klein team en werkt je huidige werkwijze nog goed? Dan kan het voldoende zijn om je Excel-bestand overzichtelijker in te richten. Merk je dat het steeds lastiger wordt om alles bij te houden? Dan is het verstandig om over te stappen op een apart systeem. Hiermee voorkom je dat je later nog meer uitzonderingen en handmatige oplossingen moet overzetten.

Zo registreer je de werktijd van je medewerkers

Heb je besloten dat Excel niet meer voldoet? Dan is de volgende stap om te bepalen hoe je medewerkers hun uren gaan registreren. Welke methode het beste werkt, hangt af van waar en hoe ze werken. Kies daarom een oplossing die aansluit bij hun dagelijkse werkzaamheden.

Het is belangrijk om te voorkomen dat medewerkers voor elkaar kunnen inklokken. Dit kun je bijvoorbeeld tegengaan met een persoonlijke pincode of een controle op de locatie. Houd bij het gebruik van locatiegegevens wel rekening met de privacyregels uit de vorige sectie.

Stem de registratiemethode af op de verschillende groepen medewerkers binnen je organisatie. Zo kan een medewerker in de productiehal inklokken via een terminal, terwijl een kantoormedewerker een vooraf ingevulde urenstaat controleert en aanpast. Ze hoeven niet allemaal dezelfde methode te gebruiken, zolang de gegevens maar in één centraal systeem terechtkomen.

Waar let je op bij software voor urenregistratie?

Software voor urenregistratie kan allerlei functies hebben. Maar welke zijn nu echt belangrijk? Kijk vooral naar functies die handmatig werk besparen en ervoor zorgen dat je gegevens actueel en betrouwbaar blijven. Let in ieder geval op de volgende functionaliteiten:

• Automatische berekening van overuren en pauzes, zodat je gewerkte uren niet handmatig hoeft op te tellen.

• Verlofregistratie, inclusief de opbouw van verlof naar rato, regels voor het meenemen en vervallen van vakantiedagen en feestdagen per locatie.

• Selfservice voor medewerkers en managers, bij voorkeur via een mobiele app, zodat ze zelf bijvoorbeeld verlof kunnen aanvragen en goedkeuren.

• Wijzigingen in bulk doorvoeren, zodat je bij nieuw beleid niet ieder personeelsdossier afzonderlijk hoeft aan te passen.

• Rapportages en een koppeling met de salarisadministratie, zodat je gegevens niet steeds handmatig hoeft over te zetten.

Vooral selfservice kan HR veel terugkerend werk besparen. Medewerkers kunnen zelf hun gegevens bijwerken en aanvragen indienen, waardoor de administratie actueel blijft. Marieke Drees benadrukt daarbij het gemak van een mobiele app: "Selfservice voor medewerkers is handig, en dan vooral via een mobiele app. Zo kun je ook onderweg je vakantie aanvragen."

Urenregistratie levert nog meer tijdwinst op als je deze koppelt aan andere HR-processen. Met een koppeling naar verlof- en verzuimbeheer houd je gewerkte uren en afwezigheid op één plek bij. En door de registratie te koppelen aan de salarisadministratie, kun je goedgekeurde uren automatisch doorzetten voor de salarisverwerking. Uitgebreide dashboards en andere extra functies kun je altijd later nog toevoegen.

Zo kies je een aanpak die bij je team past

Er bestaat geen systeem dat voor iedere organisatie de beste keuze is. Wat bij je past, hangt af van hoe je medewerkers werken, de omvang van je organisatie en de processen die je wilt ondersteunen. Bovendien kunnen je behoeften veranderen naarmate je organisatie groeit. Houd daarom rekening met de volgende situaties:

• Kantoor- en hybride teams hebben vooral behoefte aan een eenvoudige manier om uren te registreren, urenstaten aan te passen en verlof aan te vragen, zonder onnodige administratie.

• Medewerkers in ploegendiensten of zonder vaste werkplek hebben baat bij een mobiele app of een gezamenlijke klokterminal waarmee ze eenvoudig kunnen in- en uitklokken.

• Organisaties met meerdere vestigingen moeten rekening houden met verschillende regels voor overuren, feestdagen en verlof. Dit is extra belangrijk als je ook medewerkers in bijvoorbeeld België of Duitsland hebt.

• Groeiende teams hebben behoefte aan meer zelfstandigheid. Managers moeten bijvoorbeeld zelf de gewerkte uren en het verlof van hun medewerkers kunnen inzien, zonder daarvoor steeds HR in te schakelen.

• Organisaties met complexe HR-processen profiteren vooral van selfservice en automatisering, zodat ze minder handmatig werk hoeven te doen en gegevens betrouwbaar blijven.

Vraag leveranciers voordat je een contract afsluit hoe hun systeem omgaat met overuren en cao-afspraken, feestdagen op verschillende locaties, koppelingen met de salarisadministratie en toegangsrechten. Vergelijk de systemen op je shortlist aan de hand van dezelfde criteria.

Test vervolgens hoe de systemen werken met gegevens uit een echte salaris- of verlofperiode. Neem daarbij ook situaties mee zoals te laat ingediende uren en correcties achteraf. Zo ontdek je welk systeem het beste aansluit bij de dagelijkse praktijk binnen je organisatie.

Zo ondersteunt Tellent HR je urenregistratie

Wil je je urenregistratie automatiseren en koppelen aan andere HR-processen? Dan is Tellent HR het overwegen waard. Met HR Manage, een van de modules van Tellent HR, beheer je niet alleen de urenregistratie, maar ook personeelsgegevens, verlof, verzuim en de voorbereiding van de salarisadministratie. Het platform is ontwikkeld met het oog op Europese wet- en regelgeving.

Medewerkers kunnen hun gewerkte uren eenvoudig registreren via een mobiele app. Overuren en pauzes worden automatisch berekend. Voor medewerkers in ploegendiensten of zonder vaste werkplek is er een klokterminal waarmee ze kunnen in- en uitklokken.

De urenregistratie is gekoppeld aan verlof- en verzuimbeheer en de voorbereiding van de salarisadministratie. Verlofaanvragen en goedkeuringen regel je op één plek en urenstaten kun je exporteren voor de salarisverwerking. Ook heb je inzicht in de geregistreerde uren en opgebouwde overuren.

Via het aanwezigheidsdashboard zie je welke medewerkers zijn ingeklokt, thuiswerken, afwezig zijn of een training volgen. Deze gegevens kun je ook gebruiken voor je HR-rapportages.

Doordat alle gegevens in één systeem samenkomen, voorkom je dubbel werk en houd je de administratie overzichtelijk.

Volgende stappen

Breng eerst je wensen en eisen in kaart voordat je demo's bij leveranciers inplant. Kijk hoe en waar je medewerkers werken, welke regels voor verlof en overuren gelden (vanuit de wet, cao of je eigen beleid) en welke rapportages je nodig hebt. Met deze informatie kun je verschillende systemen gericht vergelijken.

Controleer ook welke wettelijke verplichtingen gelden in de landen waar je organisatie actief is. Betrek waar nodig de ondernemingsraad voordat je een nieuw systeem invoert. Kijk bij het vergelijken van de kosten verder dan alleen de abonnementsprijs. Houd ook rekening met de inrichting van het systeem, het overzetten van gegevens, de training van medewerkers en de tijd die je maandelijks bespaart op administratieve taken.

Vergelijk vervolgens de prijzen en abonnementen en kies een oplossing die past bij de omvang en behoeften van je organisatie.

Eén urenregistratie waar je op kunt bouwen

Met een goede urenregistratie hoef je niet meer in verschillende Excel-bestanden en mailboxen te zoeken om te achterhalen wie er volgende week vrij is of hoeveel uren medewerkers vorige maand hebben gewerkt. Alle gegevens staan overzichtelijk op één plek. Daarvoor heb je wel een registratiemethode nodig die aansluit bij de dagelijkse praktijk, voldoet aan de geldende regels en goed samenwerkt met je salarisadministratie.

Een betrouwbare urenregistratie helpt je niet alleen om medewerkers correct uit te betalen. Je krijgt ook inzicht in patronen rond overuren, verzuim en verlof. Zo kun je bijvoorbeeld zien of een team extra medewerkers nodig heeft of dat de werkdruk structureel te hoog is. Met nauwkeurige gegevens kun je deze signalen eerder herkennen en beter onderbouwde personeelsbeslissingen nemen.