Was ist ein HRIS? Ein Leitfaden für wachsende Unternehmen

HRIS, HRMS, HCM oder Personalmanagementsystem: Für HR-Software gibt es so viele unterschiedliche Bezeichnungen, dass man schnell den Überblick verliert. Unternehmen, die ihre HR-Prozesse vereinheitlichen wollen, stoßen als allererstes meist auf den Begriff HRIS. Deshalb geht es in diesem Leitfaden um die Frage: Was ist ein HRIS?

Ein HRIS bündelt Personaldaten wie Verträge, Adressen, Bewertungen, Urlaubs- und Arbeitszeiten und ermöglicht die Automatisierung bestimmter Abläufe. Es stellt eine aktualisierte Datenbasis zu Verfügung, auf die alle anderen Prozesse zugreifen.

Im Folgenden erfahren Sie, was ein HRIS leistet und wann Sie über die Einführung eines HRIS nachdenken sollten. Außerdem geht es um die Abgrenzung zu HRMS und HCM und um die konkrete Einführung im Unternehmen. Im Anschluss können Sie das Ganze im Team vorstellen und gemeinsam überlegen, ob ein HRIS zum aktuellen Zeitpunkt für Ihr Unternehmen die richtige Wahl ist.

Das Wichtigste in Kürze

• Ein HRIS bündelt Personaldaten und automatisiert Routineaufgaben wie die Bearbeitung von Urlaubsanträgen oder die Pflege von Personalakten.

•  Sein Mehrwert liegt darin, dass alle relevanten Personaldaten aktuell gehalten werden und als verlässliche Grundlage für alle weiteren HR-Prozesse dienen.

• Typische Bausteine sind Personalstammdaten, Urlaubs- und Zeiterfassung, Dokumentenablage, HR-Analysen und Self-Service für Mitarbeitende.

• Ein HRIS kann die Umsetzung der DSGVO erleichtern, weil sich Zugriffe und Löschfristen einfacher steuern lassen.

• HRIS, HRMS und HCM überschneiden sich. Ein HRIS konzentriert sich meist auf die Daten- und Verwaltungsebene, HRMS und HCM umfassen breiter angelegte Funktionen.

• Bei der Einführung eines HRIS müssen auch Themen wie die Mitbestimmung des Betriebsrats, die Arbeitszeiterfassung, gesetzliche Aufbewahrungsfristen und der Datenschutz bei der Verarbeitung personenbezogener Daten berücksichtigt werden. 

Was ist ein HRIS?

Ein HRIS bündelt alle wichtigen Personaldaten an einem zentralen Ort und automatisiert die darauf aufbauenden HR-Prozesse. Es ist die zentrale, verlässliche Quelle für alle Mitarbeiterdaten. Dazu gehören Verträge, Adressen, Urlaubskonten und der aktuelle Headcount.

Entscheidend ist die Idee eines einzigen Datensatzes. Liegt dieselbe Angabe in fünf Dateien, verlieren Sie schnell den Überblick über den aktuellen Datenstand. Für jede Person im Unternehmen sollte es also genau einen aktuellen Datensatz geben, den HR und die Mitarbeitenden gemeinsam pflegen.

Ein HRIS wird gern mit einem Lohnbuchhaltungsprogramm oder einer reinen Datenbank gleichgesetzt. Tatsächlich hält es nicht nur die Daten vor, sondern unterstützt auch die damit verbundenen Prozesse und ermöglicht Mitarbeitenden, viele Anliegen selbst zu erledigen. Gerade diese automatisierten Abläufe sparen im HR-Alltag viel Zeit.

Was macht ein HRIS? Die 

wichtigsten Funktionen

Die meisten HRIS-Lösungen bieten ähnliche Grundfunktionen: Sie verwalten Personalstammdaten zentral, unterstützen die Urlaubs- und Abwesenheitsplanung, speichern wichtige Dokumente und ermöglichen HR-Auswertungen. Über Self-Service-Funktionen können Mitarbeitende bestimmte Daten selbst einsehen und aktualisieren. 

Darüber hinaus lassen sich viele wiederkehrende Aufgaben automatisieren. Das System kann beispielsweise den anteiligen Urlaubsanspruch bei einem unterjährigen Eintritt berechnen oder rechtzeitig daran erinnern, dass ein befristeter Arbeitsvertrag ausläuft.

Die wichtigsten Funktionen eines HRIS im Überblick:

Gerade in wachsenden Teams macht sich der Mitarbeiter-Self-Service im HR-Alltag schnell bemerkbar. Mitarbeitende können Urlaub beantragen, ihr Urlaubskonto einsehen oder ihre Adresse selbst aktualisieren. Dadurch muss sich die Personalabteilung seltener um solche Routineanfragen kümmern und gewinnt Zeit für andere Aufgaben.

Personalstammdaten und Self-Service

Im Mittelpunkt steht jeweils ein Profil pro Person. Mitarbeitende können ihre Angaben selbst aktualisieren, schließlich wissen sie am besten, was sich geändert hat. So bleiben die Daten aktuell, ohne dass HR allen Mitarbeitenden hinterherlaufen muss.

Wenn die Stammdaten immer aktuell sind, wird die Lohnbuchhaltung einfacher und Analysen werden verlässlicher. Und zwar auch dann, wenn die Gehaltsabrechnung über ein separates System läuft.

Urlaube, Arbeitszeit und Analysen

Urlaubskonten berechnet das System automatisch. Niemand muss den Resturlaub von Hand ermitteln oder den Anspruch in irgendeiner Excel-Liste nachprüfen. Auch Arbeitszeiten lassen sich im System erfassen und den jeweiligen Mitarbeitenden zuordnen.

Für Auswertungen zu Mitarbeiterzahl oder Fluktuation kann das Team auf dieselbe Datenbasis zurückgreifen, ohne vorher drei Versionen abzugleichen, und die Ergebnisse sind verlässlich.

Wie ein HRIS mit anderen Systemen zusammenarbeitet

Je größer ein Team wird, desto wichtiger ist es, dass das HRIS mit anderen Systemen zusammenarbeitet. Dazu gehört vor allem die Lohn- und Finanzbuchhaltung. Je nach Unternehmen kommen Recruiting-Software (ATS), Identity- und Access-Management, Benefit-Anbieter und weitere Tools hinzu.

Übernimmt eine Steuerkanzlei oder ein externes Lohnbüro die Lohnbuchhaltung, müssen die benötigten Personaldaten zuverlässig übergeben werden, z. B. per Export oder Schnittstelle. Wichtig ist, dass Daten nicht mehrfach manuell erfasst werden müssen.

Ändern sich etwa die Rolle, das Gehalt oder persönliche Angaben, können angebundene Systeme die neuen Daten direkt aus dem HRIS übernehmen. So müssen dieselben Daten nicht mehrfach manuell gepflegt werden.

Welche Vorteile ein HRIS bringt

Ein HRIS entlastet Ihr Team vor allem bei täglichen Routineaufgaben. Der manuelle Verwaltungsaufwand sinkt, Datenfehler werden seltener, und Kennzahlen wie Headcount oder Fluktuation lassen sich zuverlässiger auswerten. So bleibt mehr Zeit für Aufgaben, bei denen es auf Erfahrung und Urteilsvermögen ankommt.

Ohne ein zentrales System sind Personaldaten oft über verschiedene Dateien verteilt, und aus einer einfachen Frage wird schnell eine längere Suche.

Die Vorteile zeigen sich vor allem in drei Bereichen:

• Die vorhandenen Personaldaten werden verlässlicher, weil jede Änderung nur einmal erfasst wird, und es gibt seltener widersprüchliche Datenstände.

• HR und Geschäftsführung greifen bei Headcount, Fluktuation oder Fehlzeiten auf dieselbe Datengrundlage zurück.

• Klare Zugriffsrechte und ein Änderungsprotokoll machen den Umgang mit sensiblen Personaldaten einheitlicher.

Bei Analysen gibt es noch ein anderes Risiko: Kleinere Unternehmen treffen Entscheidungen zu Personalplanung und Wachstum manchmal auf Grundlage von Headcount- oder Fluktuationszahlen, die nicht zuverlässig sind.

Hinzu kommen die Personalkosten. Ohne ein geeignetes System steigt mit der Unternehmensgröße vor allem der manuelle Verwaltungsaufwand und damit der Personalbedarf in der Verwaltung.

Stellen Sie sich ein Unternehmen mit 40 Mitarbeitenden vor. Die Personalakten liegen auf einem geteilten Laufwerk, Urlaub wird per E-Mail beantragt. Jede Neueinstellung, jede Adressänderung und jeder Urlaubsantrag muss in zwei oder drei Dateien dokumentiert werden.

Die Fluktuationsauswertung zum Jahresende dauert Tage, weil niemand sicher weiß, welche Version die aktuellste ist. Mit einem zentralen Datensatz und Self-Service-Funktionen lassen sich viele dieser Aufgaben deutlich einfacher erledigen.

HRIS und Datenschutz: Personaldaten sicher verwalten

Ein HRIS kann dabei helfen, die Anforderungen der DSGVO im Arbeitsalltag umzusetzen. Personaldaten sind personenbezogene Daten. Werden sie über E-Mail-Postfächer und frei zugängliche Laufwerke verwaltet, entstehen rechtliche Risiken und Sicherheitsrisiken.

Ein gutes System kann diese Risiken auf dreifache Weise verringern:

• Rollenbasierte Zugriffsrechte sorgen dafür, dass eine Führungskraft auf relevante Vertragsinformationen zugreifen, aber nicht alle sensiblen Personaldaten einsehen kann.

• Ein Änderungsprotokoll zeigt, wer wann welche Daten geändert hat. So lassen sich Änderungen einfacher nachvollziehen, als wenn Ordnerverläufe rekonstruiert werden müssen.

• Das System kann dabei unterstützen, Daten zu löschen, sobald ihr Zweck entfällt. Welche Ausnahmen hier gelten, erläutert das Kurzpapier der Datenschutzkonferenz zum Recht auf Löschung.

Ein HRIS allein macht Ihr Unternehmen allerdings noch nicht DSGVO-konform. Dafür braucht es auch klare Richtlinien, eine rechtliche Grundlage für die Datenverarbeitung und verbindliche Abläufe im Unternehmen. Aber das System hilft dabei, Zugriffsrechte, Löschfristen und die Nachvollziehbarkeit von Änderungen einheitlich umzusetzen und besser zu kontrollieren.

HRIS, HRMS und HCM: Wo liegt der Unterschied?

Die drei Begriffe werden teils synonym verwendet, ein Blick auf die Seiten der Anbieter sorgt meist für noch mehr Verwirrung. Denn: Eine einheitliche Definition gibt es für keinen der Begriffe.

Als grobe Orientierung gilt: Ein HRIS konzentriert sich vor allem auf Personalstammdaten und die grundlegende HR-Verwaltung. Ein Human Resource Management System (HRMS) deckt meist weitere operative Personalprozesse und Funktionen des Talentmanagements ab. Human Capital Management (HCM) steht für einen umfassenderen Ansatz, der den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus einschließt.

Die Übergänge sind fließend. Wichtiger als die Bezeichnung ist deshalb, welche Funktionen Ihr Unternehmen aktuell benötigt.

Prüfen Sie auch, welche Funktionen ein System nicht bietet.  Der Begriff HRIS beschreibt die Art des Systems, sagt aber nichts über den genauen Funktionsumfang aus.

Funktionen wie Lohnbuchhaltung, Recruiting, Performance-Management, Weiterbildung, Vergütung oder Personalplanung können fest integriert sein, als eigenes Modul oder per Integration angeboten werden oder ganz fehlen.

Deshalb können sich zwei Produkte, die beide als HRIS bezeichnet werden, im Funktionsumfang deutlich unterscheiden. Entscheidend ist, welche Prozesse das System abdeckt und wie gut es sich in Ihre bestehende Softwarelandschaft einfügt.

Wann lohnt sich ein HRIS?

Es gibt keine feste Mitarbeiterzahl, ab der sich ein HRIS lohnt. Entscheidend ist die Komplexität im Unternehmen: Wo liegen die Personaldaten? Wie viele Aufgaben erledigt HR noch manuell? Und kommen Führungskräfte an die Informationen, die sie brauchen, ohne erst bei HR nachfragen zu müssen?

Die Anforderungen an ein HRIS steigen mit dem Wachstum des Unternehmens. Zuerst geht es darum, das Datenchaos zu beenden, danach um die Automatisierung von Routineaufgaben wie Urlaubsverwaltung und Onboarding. Später kommen Self-Service-Funktionen für Führungskräfte hinzu, damit nicht jede Anfrage über HR laufen muss.

Unsere HR-Verantwortlichen beobachten bei wachsenden Unternehmen einige typische Phasen. Die Mitarbeiterzahlen in der folgenden Tabelle dienen als grobe Orientierung und zeigen, wie sich die Prioritäten typischerweise verschieben:

Ein HRIS lohnt sich, sobald manuelle Arbeit zu doppeltem Aufwand, fehlerhaften Daten, Versäumnissen oder einer zu großen Abhängigkeit von HR führt.

Bei der Auswahl kommt es weniger auf eine möglichst lange Funktionsliste an als auf einige entscheidende Kriterien:

• Das System muss für alle Mitarbeitenden einfach zu bedienen sein.

• Es lässt sich an Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung anbinden, damit die Daten nicht doppelt erfasst werden müssen.

• Es wächst mit Ihrem Unternehmen mit.

HRIS im Unternehmen einführen: Darauf sollten Sie achten

Bei der Einführung eines HRIS im Unternehmen geht es nicht nur darum, vorhandene Daten ins neue System zu übertragen. Auch rechtliche Anforderungen müssen von Anfang an berücksichtigt werden, damit spätere Abstimmungen den Start nicht verzögern.

Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick darüber, wo Ihre Personaldaten heute liegen (z. B. in Excel-Listen, Ordnern oder Postfächern). Bereinigen Sie diese Daten vor der Migration: Entfernen Sie Dubletten und klären Sie, welche Angaben aktuell und verlässlich sind.

Gibt es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat, hat er nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht. Es betrifft die „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“. Dazu kann auch ein HRIS mit Zeiterfassung oder entsprechenden Auswertungsfunktionen gehören.

Binden Sie den Betriebsrat deshalb frühzeitig ein und planen Sie ausreichend Zeit für eine mögliche Betriebsvereinbarung ein.

Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber nach § 3 Absatz 2 Nummer 1 ArbSchG grundsätzlich verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit zu erfassen. Die Erfassung muss nicht zwingend elektronisch erfolgen; je nach Tätigkeit können Aufzeichnungen auf Papier genügen.

Ein weiterer wichtiger Punkt sind Löschfristen und gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Nach § 147 AO müssen bestimmte steuerlich relevante Unterlagen je nach Art sechs, acht oder zehn Jahre aufbewahrt werden. Ein Löschkonzept sollte deshalb festlegen, welche Daten wann gelöscht werden dürfen. Bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten, gehen diese vor.

Klären Sie außerdem frühzeitig, wie die Personaldaten aus dem HRIS in die Lohnbuchhaltung gelangen. Das gilt besonders, wenn eine Steuerkanzlei oder ein externes Lohnbüro die Abrechnung übernehmen. Legen Sie fest, ob die Daten per Export oder über eine Schnittstelle übergeben werden.

Bei einem Cloud-HRIS verarbeitet der Anbieter Personaldaten im Auftrag Ihres Unternehmens. Dafür brauchen Sie nach Artikel 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, der schriftlich oder elektronisch geschlossen werden kann. Einzelheiten erläutert das Kurzpapier Nummer 13 der Datenschutzkonferenz zur Auftragsverarbeitung.

Prüfen Sie außerdem, wo der Anbieter die Daten hostet. Vor dem Start sollten diese Punkte geklärt sein:

• Datenbestände erfasst und vor der Migration bereinigt

• Betriebsrat eingebunden und mögliche Betriebsvereinbarung eingeplant

• Arbeitszeiterfassung geregelt

• Löschkonzept mit gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgestimmt

• Datenübergabe an die Lohnbuchhaltungsstelle festgelegt

• Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen und Hosting-Standort geprüft

Wie Tellent HR Sie dabei unterstützt

Beim Einsatz von HR-Software ist der Datenschutz ein wichtiger Faktor. Tellent HR und das Modul HR Manage wurde mit Blick auf europäische Datenschutz- und Compliance-Anforderungen entwickelt.

Rollenbasierte Zugriffsrechte gehören deshalb zu den grundlegenden Funktionen. Änderungen an einer Personalakte werden in einem Änderungsprotokoll dokumentiert, ohne dass dafür ein zusätzliches Modul nötig ist. Marieke Drees, VP of People bei Tellent, nennt ein Beispiel aus der Praxis:

Auf der zentralen Datenbasis bauen viele der Abläufe auf, die HR im Alltag entlasten. Mitarbeitende können ihre Angaben selbst in der digitalen Personalakte pflegen, und Urlaubsanträge werden automatisiert bearbeitet. Die Zeiterfassung liefert zudem Auswertungen, mit denen Ihr Team direkt arbeiten kann.

Das On- und Offboarding bildet Tellent HR mit Journeys als strukturierte Abläufe ab. Für Pre-Onboarding, Onboarding und Offboarding gibt es vorgefertigte Journey-Typen. Weitere Journeys können Sie für Beförderungen, Standortwechsel oder andere wiederkehrende HR-Prozesse selbst anlegen.

So werden die einzelnen Phasen des Mitarbeiterlebenszyklus in klare, wiederholbare Aufgaben übersetzt, die niemand im Kopf behalten muss. Auf Wunsch werden beim Onboarding und Offboarding außerdem automatisch Umfragen gestartet, sodass Sie Feedback einholen können, ohne manuell nachfassen zu müssen.

Für Analysen bietet HR Manage vorgefertigte Dashboards, beispielsweise zu Headcount, Wachstum, Betriebszugehörigkeit und Fluktuation. Sie können auch eigene Dashboards erstellen und Kennzahlen wie die Fluktuationsrate neuer Mitarbeitender oder die Entwicklung der Mitarbeiterzahl auswerten.

Für die Datenübergabe an die Lohnbuchhaltung und andere Systeme bietet Tellent HR mehr als 200 Integrationen und eine flexible API. Damit lassen sich beispielsweise Lohnbuchhaltungslösungen, DocuSign und Recruiting-Software anbinden, sodass keine Daten mehr doppelt erfasst werden müssen. Sie können mit den grundlegenden HR-Funktionen starten und die Lösung bei Bedarf um HR Grow erweitern, einem Modul für Performance-Management und Mitarbeiterentwicklung.

Ihre nächsten Schritte

Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick darüber, wo Ihre Personaldaten heute liegen und an wie vielen Stellen dieselbe Änderung eingetragen werden muss. So erkennen Sie schnell, welche Aufgaben ein HRIS Ihrem Team abnehmen könnte.

Sehen Sie sich danach die Abläufe an, die auf diesen Daten aufbauen. Wo sind noch E-Mail-Erinnerungen, Excel-Listen, doppelte Eingaben oder das Gedächtnis einzelner HR-Mitarbeitender nötig? Genau dort bringt ein HRIS meist den größten Nutzen.

Beziehen Sie auch Führungskräfte in die Bestandsaufnahme ein. Sie wissen am besten, welche Informationen ihnen im Alltag fehlen.

Mit einer Übersicht der Datenquellen und manuellen Arbeitsschritte können Sie Anbieter gezielt fragen, wie ihr System diese Abläufe abbildet. Wie Tellent HR Ihre Abläufe unterstützen kann, erfahren Sie in einer persönlichen Demo.

Fazit

Ein HRIS bündelt verstreute Personaldaten an einem zentralen Ort und erleichtert die tägliche Personalarbeit. Welche Funktionen dabei wichtig sind, hängt von Größe und Wachstum des Unternehmens ab. Verlässliche Daten und die Automatisierung manueller Arbeit zahlen sich jedoch bereits ab der ersten Einstellung aus.

Sie müssen nicht warten, bis Ihr Unternehmen eine bestimmte Größe erreicht hat. Wenn Daten mehrfach gepflegt werden müssen, Routineanfragen viel Zeit kosten oder Sie sich auf Ihre Analysen nicht verlassen können, ist es Zeit, über eine zentrale Lösung nachzudenken.

Wie ein HRIS Ihre Abläufe bündeln und verbessern kann, zeigen wir Ihnen gern in einer Demo.