Excel oder HR-Software: Wann sich der Umstieg auf ein HRIS lohnt

In jungen Unternehmen beginnt die Personalverwaltung oft mit Excel. Das verursacht keine zusätzlichen Kosten und reicht bei 10 oder 15 Mitarbeitenden meist völlig aus. Doch mit jeder Neueinstellung wächst der Aufwand. Weitere Tabellen kommen hinzu, Formate müssen angepasst und Daten regelmäßig aktualisiert werden. Das kostet Zeit, die Ihnen an anderer Stelle fehlt.

Irgendwann liegen Personalstammdaten, Urlaubsanträge und Onboarding-Unterlagen in verschiedenen Dateien, und es wird immer schwieriger, den Überblick zu behalten. Selbst einfache Auskünfte kosten dann unnötig Zeit, und die eigenen Zahlen sind nicht mehr verlässlich.

Spätestens jetzt stellt sich die Frage: Excel oder HR-Software? Ein HRIS (Human Resources Information System, dt. Personalinformationssystem) bündelt alle wichtigen Personaldaten an einem zentralen Ort, sodass alle Beteiligten mit denselben Daten arbeiten. Für sehr kleine Teams kann eine gut gepflegte Excel-Liste natürlich trotzdem ausreichen (beispielsweise für die Urlaubsplanung).

In diesem Beitrag erfahren Sie, wann Excel an seine Grenzen stößt und wann sich der Wechsel zu einer HR-Software lohnt. Wir zeigen, worauf Sie in puncto Unternehmenswachstum, Datenschutz und Arbeitsrecht achten sollten und wie der Umstieg auf ein HRIS gelingt, ohne Ihre bestehenden Abläufe durcheinanderzubringen.

Das Wichtigste in Kürze

• Ein HRIS führt alle Personaldaten in einem vernetzten System zusammen. Bei separaten Excel-Dateien kommt es dagegen schnell zu widersprüchlichen Datenständen.

• Typische Warnsignale sind verstreute Daten, langes Suchen nach einfachen Informationen, vergessene Urlaubsanträge und Analysen, auf die Sie sich nicht verlassen können.

• Mit dem Wachstum steigen auch die Anforderungen in Etappen: Erst geht der Überblick über die Daten verloren, später wird die manuelle Verwaltung zur Belastung.

• Ab etwa 50 Mitarbeitenden wird es immer wichtiger, dass Führungskräfte selbst auf die relevanten Informationen ihres Teams zugreifen können.

• Datenschutz und anstehende Prüfungen geben häufig den Anstoß für einen Wechsel zum HRIS. Denn: Die DSGVO gilt auch für kleine Unternehmen.

• In Deutschland müssen Sie außerdem klären, ob der Betriebsrat mitbestimmen muss und wie die Arbeitszeiterfassung umgesetzt wird.

• Klären Sie Zuständigkeiten und Abläufe vor der Softwareeinführung. Ineffiziente Prozesse lassen sich zwar automatisieren, werden dadurch aber nicht besser.

Excel vs. HR-Software: Was ist der Unterschied? 

In Excel liegen Personaldaten in separaten Dateien, die Sie von Hand aktualisieren müssen.

Ein HRIS bündelt dagegen Personalstammdaten, Abwesenheiten, Dokumente und Analysen an einem zentralen Ort. Rollen und Berechtigungen sind im System hinterlegt, alle Änderungen werden jeweils im selben Datensatz gespeichert.

Dabei sind unübersichtliche Tabellen noch das kleinere Problem. Kritisch wird es, wenn Personaldaten über verschiedene Dateien verteilt sind und niemand den Überblick hat. Dann ist oft unklar, welche Version noch aktuell ist.

Abhilfe schafft eine verlässliche Datenquelle (Single Source of Truth).  Gemeint ist ein zentrales System, in dem alle Personaldaten gepflegt werden und auf das alle Berechtigten zugreifen können.

Joanna Augustyn, People Operations Specialist bei Tellent, bringt es auf den Punkt: „Personaldaten sind das Fundament.“ Ist dieses Fundament fehlerhaft, können sich diese Fehler bei der Lohnbuchhaltung, bei Benefits oder in Analysen fortsetzen. In einer zentralen Personalakte gibt es deshalb von jedem Datensatz nur eine gültige Version.

Die folgende Übersicht zeigt, wie sich Excel und HR-Software bei typischen Aufgaben der täglichen Personalarbeit unterscheiden.

Woran Sie merken, dass Excel im HR nicht mehr ausreicht

Die ersten Warnsignale kennen Sie wahrscheinlich aus dem Arbeitsalltag: Sie können aus dem Stegreif nicht sagen, wer nächste Woche abwesend ist, Urlaubsanträge bleiben tagelang im Postfach liegen, und bei der aktuellen Mitarbeiterzahl sind Sie sich nicht ganz sicher, ob Ihre Liste noch stimmt.

Auch die Datenqualität wird zum Problem. Eine falsche Formel oder ein veraltetes Tabellenblatt fallen oft erst spät auf. Solche Fehler lassen sich nur schwer nachvollziehen und können sich bis in die Lohnbuchhaltung oder HR-Analysen fortsetzen.

Mit dem Wachstum steigt auch der Aufwand für die Personalverwaltung. Dabei lassen sich drei typische Phasen unterscheiden. Die genannten Mitarbeiterzahlen verstehen sich als Richtwerte.

Datenchaos (ca. 0 bis 20 Mitarbeitende)

Gerade am Anfang landen Personaldaten oft dort, wo sie zuerst gebraucht werden: auf persönlichen Laufwerken, in E-Mail-Postfächern oder in Formularen, die irgendwann niemand mehr aktualisiert.

In dieser Phase geht es vor allem darum, alle Daten an einem zentralen Ort zusammenzuführen. Recruiting, Lohnbuchhaltung und Führungskräfte müssen auf die Informationen zugreifen können, die sie für ihre Arbeit benötigen. Für ein sehr kleines Team reicht dafür unter Umständen eine gut gepflegte Excel-Datei, sofern die Zuständigkeiten klar geklärt sind.

Hoher Verwaltungsaufwand (ca. 20 bis 50 Mitarbeitende)

Wenn Sie allein für die Personalarbeit zuständig sind, wird es ab etwa 20 Mitarbeitenden zunehmend schwierig, alle Routineaufgaben zu bewältigen. Onboarding, Urlaubsanträge und Fragen nach dem Urlaubsstand füllen dann einen Großteil des Arbeitstags. Automatisierte Abläufe und Self-Service-Funktionen entlasten Sie bei diesen Aufgaben spürbar.

Marieke Drees, VP of People bei Tellent, kennt das aus eigener Erfahrung:

Solche Unterbrechungen summieren sich im Laufe der Woche. Wenn Mitarbeitende ihren Resturlaub selbst einsehen können, bleibt HR mehr Zeit für Aufgaben wie Mitarbeitergespräche oder die Einarbeitung neuer Kolleg*innen.

Führungskräfte brauchen eigenen Zugriff (ca. 50 bis 100 Mitarbeitende)

Ab etwa 50 Mitarbeitenden brauchen Führungskräfte direkten Zugriff auf die Informationen ihres Teams. Solange jede Änderung über HR läuft, verzögern sich Abläufe, und die Teams entwickeln eigene Workarounds. Mit einem gemeinsamem Zugriff auf Urlaubs- und Abwesenheitsdaten behalten Führungskräfte den Überblick, ohne eigene Tabellen führen zu müssen.

Datenschutz und Betriebsprüfung:  Wenn Excel zum Risiko wird 

In der Praxis ist der Datenschutz häufig der entscheidende Grund, auf eine HR-Software umzusteigen. Bei Excel-Tabellen und gemeinsam genutzten Laufwerken lässt sich oft nur schwer nachvollziehen, wer welche Daten geändert hat. Ordnerfreigaben folgen meist dem Gießkannenp+rinzip, und alte Personaldaten bleiben meist länger gespeichert als nötig.

Die Einhaltung der DSGVO ist für Unternehmen in Deutschland unumgänglich, und wird von den Aufsichtsbehörden kontrolliert. Im Jahr 2025 verhängte die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) hohe Geldbußen gegen Vodafone. Allein 15 Mio. € entfielen auf Versäumnisse bei der Prüfung und Überwachung von Partneragenturen, die für Vodafone tätig waren. Dabei ging es um die Anforderungen an die Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO.

Der Fall betraf Kundendaten. Doch auch bei Dienstleistern, die Zugriff auf Personaldaten haben, sollten Unternehmen genau prüfen, wie diese mit den Daten umgehen.

Marieke beschreibt, was passiert, wenn HR die manuelle Verwaltung irgendwann nicht mehr bewältigen kann:

Ein HRIS senkt dieses Risiko. Über rollenbasierte Zugriffsrechte sieht jede Person nur die Felder, die sie für ihre Aufgabe braucht. Erinnerungen an Aufbewahrungsfristen und auslaufende Dokumente erleichtern die Verwaltung. Ein exportierbares Änderungsprotokoll macht außerdem nachvollziehbar, wann Daten geändert wurden und wer dafür verantwortlich war.

Das manuelle Nachhalten von Arbeitszeiten und gültigen Ausweisdokumenten bezeichnet Marieke als „einen Albtraum bei jeder Prüfung“. Hinzu kommt die Datensicherheit, denn einfache Ablage- und Tabellenwerkzeuge sind nach unserer Erfahrung nicht auf sensible Personaldaten ausgelegt. Wer sich allein darauf verlässt, riskiert Beanstandungen bei einem Datenschutz-Audit.

Für Marieke ist deshalb klar: Personaldaten brauchen mehr Sicherheit, „als Google bieten kann“. Prüfen Sie am besten noch heute, welche Ihrer Dateien personenbezogene Daten enthalten und wer darauf zugreifen kann.

Welchen Mehrwert eine HR-Software im Alltag bietet

Das stärkste Argument für HR-Software ist die Zeit, die Ihr Team dadurch gewinnt. Automatische Erinnerungen, digitale Urlaubsanträge, strukturierte Onboarding-Schritte und Self-Service für Routineanfragen reduzieren den Verwaltungsaufwand Woche für Woche. So können Sie zusätzliche HR-Stellen, die vor allem administrative Aufgaben übernehmen würden, oft länger hinauszögern.

Entscheidend ist aber, wofür Ihr Team die gewonnene Zeit nutzt. Marieke bringt es auf den Punkt:

Ein gutes Beispiel sind Analysen. Wenn Daten über verschiedene Dateien und Systeme verstreut sind, lässt sich kaum zuverlässig beurteilen, ob man wirklich „die richtigen Daten auswertet“, wie Marieke es formuliert. Dazu kommt der Aufwand, der nötig ist, um dieselben Tabellen jedes Quartal neu zu erstellen.

Ihr Fazit ist eindeutig: „Wenn ich jede Woche einen Tag damit verbringe, Berichte aus Excel-Dateien zu bauen, macht mir das keinen Spaß.“ Mit Auswertungen auf Basis aktueller HRIS-Daten entfällt diese wiederkehrende Arbeit. Noch dazu kann Ihr Team Fragen der Geschäftsführung schneller und fundierter beantworten.

Worauf Sie bei Ihrem ersten HRIS achten sollten

Bei der Auswahl Ihres ersten HRIS sollten Sie fünf Kriterien systematisch prüfen. Diese Punkte gehören auf Ihre Checkliste für die Anbieterauswahl:

• Einfache Bedienung für HR, Führungskräfte und Mitarbeitende

• Integrationen mit Lohn- und Finanzbuchhaltung

• Unterstützung bei der Umsetzung der DSGVO-Anforderungen

• Schätzung zum Einführungsaufwand und realistischer Zeitplan

• Kosten über die gesamte Vertragslaufzeit

Legen Sie vor den ersten Anbietergesprächen fest, welche Kriterien unverzichtbar sind und wo Sie flexibel sind. So treffen Sie Ihre Entscheidung auf Basis Ihres tatsächlichen Bedarfs.

Bei der Bedienbarkeit zieht Marieke einen Vergleich aus dem Recruiting:

Bevor Sie eine engere Auswahl treffen, sollten Sie diese vier Schritte durchlaufen:

• Bestehende Tools erfassen: Ihre Lohnbuchhaltung und Finanzsysteme entscheiden mit darüber, ob ein HRIS manuelle Arbeit tatsächlich reduziert oder nur an eine andere Stelle verlagert.

• Datenaustausch klären: Prüfen Sie, wie Daten an die Lohnbuchhaltung übergeben werden (z. B. DATEV).

• Wachstum einplanen: Wählen Sie ein System, das mit der Mitarbeiterzahl und Ihren Anforderungen mitwächst.

• Stakeholder einbeziehen: Sobald personenbezogene Daten betroffen sind, sollten neben der Geschäftsführung auch die IT und die Datenschutzbeauftragten beteiligt sein.

Insbesondere mit den Datenschutzpflichten sollten Sie sich befassen. Auch Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten müssen beispielsweise unter Umständen ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten führen. Die Datenschutzkonferenz (DSK) erläutert die Grenzen dieser Ausnahme im Kurzpapier Nummer 1 zum Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten.

Eine Ausnahme kommt unter anderem nicht infrage, wenn personenbezogene Daten nicht nur gelegentlich verarbeitet werden. Da Arbeitgeber regelmäßig Personaldaten verarbeiten, müssen sie in der Regel ein solches Verzeichnis nach Artikel 30 DSGVO führen. Fragen Sie deshalb jeden Anbieter konkret, wie das HRIS Sie bei dieser Pflicht unterstützt.

Betriebsrat und Arbeitszeiterfassung: Was Sie beachten sollten

Beim Wechsel von Excel zu HR-Software sollten Sie zwei Themen frühzeitig berücksichtigen: die Mitbestimmung des Betriebsrats und die Erfassung der Arbeitszeit. Beide können Einfluss darauf haben, wie Sie das neue System einführen.

Gibt es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat, kann die Einführung eines HRIS mitbestimmungspflichtig sein. Maßgeblich ist § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG: Er betrifft technische Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen.

Binden Sie den Betriebsrat deshalb frühzeitig ein. Machen Sie transparent, wer auf welche Daten zugreifen kann und welche Auswertungen vorgesehen sind. Das schafft Vertrauen und hilft, spätere Konflikte und Verzögerungen zu vermeiden.

Ein zweiter wichtiger Punkt ist die Arbeitszeiterfassung. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat dazu am 13. September 2022 einen Beschluss (1 ABR 22/21) gefasst. Danach sind Arbeitgeber nach § 3 Absatz 2 Nummer 1 ArbSchG grundsätzlich verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit zu erfassen.

Ein elektronisches System schreibt das BAG dafür nicht zwingend vor. Je nach Tätigkeit und Unternehmen können auch Aufzeichnungen in Papierform genügen. Mit wachsender Belegschaft wird es allerdings schwieriger, Arbeitszeiten manuell in Excel oder auf Papier zu dokumentieren.  Fehler werden schnell übersehen, und es ist mühsam, für eine Prüfung alle Aufzeichnungen nachvollziehbar zusammenzustellen.

Prüfen Sie daher bei jedem Anbieter, ob die Zeiterfassung alle Mitarbeitenden abdeckt und sich mit den Abwesenheiten verknüpfen lässt.

So gelingt der Wechsel von Excel zum HRIS

Bei der Migration kommt es vor allem darauf an, klare Verantwortlichkeiten festzulegen und die Übergabe zwischen Recruiting, Personalverwaltung, Lohnbuchhaltung, Finanzen, IT und Führungskräften zu regeln.

Die Daten selbst zu importieren, ist meist der einfachere Teil. Schwieriger sind die Abläufe zwischen den Teams. Klären Sie deshalb vor dem Kauf, wer welche Schritte übernimmt und wie die Informationen weitergegeben werden.

Joanna bringt es auf den Punkt: „Sie können einen guten Prozess automatisieren, aber genauso leicht einen schlechten.“ In der Praxis hat sich diese Reihenfolge bewährt:

1. Legen Sie fest, wer für welche Personaldaten zuständig ist und welche Quelle als verlässlich gilt.

2. Listen Sie alle Tabellen, Formulare und Dateien auf, die Sie für Ihre HR-Aufgaben nutzen.

3. Vereinbaren Sie, wie Recruiting, HR, Lohnbuchhaltung, IT und Führungskräfte zusammenarbeiten sollen.

4. Übertragen Sie die relevanten Datensätze in das neue System.

5. Richten Sie wiederholbare Prozesse ein, damit kein Arbeitsschritt vom Wissen einzelner Personen abhängt.

Planen Sie ausreichend Zeit für die Umstellung ein. Nicht jeder Prozess kommt vom ersten Tag an ohne Excel aus. Manche Teams werden vorerst weiterhin Daten exportieren müssen.

Marieke empfiehlt deshalb, bei der Anbieterwahl genau hinzusehen: Achten Sie darauf, dass „die Datenmigration einfach ist und der HRIS-Anbieter klar sagt, was Sie wann erwarten können“.

Wie Tellent HR den Abschied von Excel erleichtert

Tellent HR bündelt Personalstammdaten, Arbeitszeiten, Abwesenheiten und HR-Analysen in einem zentralen System. HR Manage ist dabei das Modul für die Kernaufgaben der Personalverwaltung. Die Plattform wurde in Europa entwickelt und wird auf DSGVO-konformer Infrastruktur gehostet.

Die zentrale Personalakte ist die verlässliche Datenquelle, auf die alle HR-Prozesse zugreifen. Ändern Sie die Angaben einer Person an dieser Stelle, werden die entsprechenden Daten im gesamten System aktualisiert.

Auch die Zeiterfassung sowie die HR-Berichte werden mit diesen Personaldaten gespeist.

Tellent HR lässt sich außerdem mit Tellent Recruitee, dem Bewerbermanagementsystem von Tellent, verbinden. Die Daten neuer Mitarbeitender fließen so direkt vom Recruiting ins Onboarding, und müssen nicht nach Vertragsunterschrift erneut erfasst werden. Gerade an dieser Stelle gehen in Excel-basierten Prozessen oft die ersten Informationen verloren.

Beim Onboarding hängt in Excel vieles an persönlichen Checklisten. Mit Journeys stoßen Sie die passenden Aufgaben für Mitarbeitende, HR, Führungskräfte und IT automatisch an. Joanna schätzt an der Funktion vor allem eines:

Auch beim Datenschutz hilft eine zentrale Lösung, den Überblick zu behalten. Über rollenbasierte Zugriffsrechte legen Sie fest, wer welche Personaldaten einsehen und bearbeiten darf. Erinnerungen an Aufbewahrungsfristen und exportierbare Änderungsprotokolle unterstützen Sie dabei, Daten nachvollziehbar zu verwalten und sich auf Datenschutz-Audits vorzubereiten.

Das Abwesenheitsmanagement ist ebenfalls in das System integriert. Führungskräfte können die Abwesenheiten ihres Teams einsehen, ohne separate Tabellen pflegen zu müssen.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für den Umstieg?

Den perfekten Zeitpunkt für den Wechsel von Excel zu HR-Software gibt es selten. Unserer Erfahrung nach bereut jedoch kaum ein Team diesen Schritt. Marieke zieht für sich eine klare Konsequenz:

Wenn mehrere Warnsignale auf Ihr Team zutreffen, nehmen Sie zunächst Ihre bestehenden Abläufe unter die Lupe. Erfassen Sie, wo Ihre Personaldaten gespeichert sind und wer sie pflegt.

Ein HRIS reduziert den manuellen Verwaltungsaufwand. Die Verantwortung für funktionierende Prozesse und gute Entscheidungen bleibt bei Ihnen.

Möchten Sie Excel-Tabellen durch ein System ersetzen, das mit Ihrem Unternehmen mitwächst? Auf der Produktseite von Tellent HR sehen Sie, wie Recruiting und HR-Verwaltung Hand in Hand laufen können.